10.4. Організація інформаційного забезпечення менеджера

60На сучасному етапі розвитку інформаційних систем і технологій надійне інформаційне забезпечення менеджерів можливе за умови створення і використання ефективних систем підтримки прийняття рішень (СППР). Це нові інтерактивні комп’ютерні системи, призначені для підтримки різних видів діяльності та прийняття рішень стосовно слабо структурованих і нестру ктурованих проблем [46, с. 4].

У практичній діяльності використовують СППР двох основних типів: корпоративні та настільні. Корпоративні системи з’єднують з великими сховищами даних, що дозволяє користуватись ними багатьом менеджерам підприємства для вирішення різноманітних управлінських завдань.

Настільні системи малопотужні і розраховані на потреби одного окремого менеджера, знаходяться в ос новному на його персональному комп’ютері.

Кращим варіантом організації СППР є органічне поєднання настільних систем з корпоративними. Тоді з будь-якого робочого місця, оснащеного ПЕОМ і відповідними програмними засобами, користувач має доступ до низки «орієнтованих на прийняття рішень баз або вітрин даних, заздалегідь визначених моделей і діаграм, а також компонентів, що забез печують зв’язок з корпоративним сховищем даних» [46, с. 12].

Система підтримки прийняття рішень включає такі компоненти: інтерфейс користувача, систему керування базами даних (СКБД), систему керування базами моделей (СКБМ), систему керування повідомленнями (СКП). Користувачем СППР або особою, що приймає рішення (ОПР), є керівник або фахівець певного функціо нального підрозділу підприємства. На рис. 10.5 подано схему сучасної структури системи підтримки прийняття рішень [46, с. 130]. Інтерфейс користувача — це сукупність засобів, з допомогою яких користувач спілкується з СППР і використовує її: меню, піктограми, команди, формати графічного дисплея, інші презентації, що забезпечуються відповідними програмами. «До інструментальних засобів для побудо ви інтерфейсу користувача належать: симулятори інтерфейсу, СППР-генератори, інструментальні засоби запиту і звітів, пакет розроблення кінце

61

Рис. 10.5. Сучасна структура системи підтримки прийняття рішень

Важливою складовою СППР є підсистема даних, яка складається з двох частин: бази даних і системи керування базою даних (рис. 10.6). Для керівників середнього і нижчого рівнів управління дані надходять переважно з внутрішніх джерел і використовуються для прийняття оперативних рішень: поточне планування виробництва, завантаження устаткування, розташування робітників по робочих місцях, маневр ування матеріальносировинними ресурсами тощо.

Джерелами інформації внутрішнього характеру є процеси виробничо-господарської діяльності та дані, що їх відображають: виробнича потужність підприємства та ступінь її завантаження, запаси матеріальних ресурсів, професійно-кваліфікаційна структура персоналу, трудові норми, технологічні маршрути, номенклатура виробів.

Для менеджерів вищої ланки, які значну увагу при діляють питанням перспективного і стратегічного характеру, недостатньо даних лише з внутрішніх джерел. Їм потрібна інформація про реальний стан ринку товарів і послуг, ціни, тарифи та зарплати, зміни в оподаткуванні, політичну ситуацію в країні та за її межами тощо.

62

Рис. 10.6. Підсистема даних СППР [46, с. 200]

Одним із компонентів архітектури універсальної СППР є система керування моделями (рис. 10.7). Основними функціями цієї системи є: класифікація, організація і доступ до моделей. Як видно з рис. 10.7, система керування моделями в СППР включає: базу моделей, систему керування базою моделей і керування діалогом як основну частину користувацького інтерфейсу.

У процесі створення еф ективної системи підтримки прийняття рішень для керівників підприємства важливо якомога точніше визначити реальні інформаційні потреби кожного керівника.

Для цього необхідно виконати низку послідовних процедур:

• насамперед ретельно проаналізувати стан функціонального поділу праці в апараті управління підприємством;

• усунути елементи дублювання одних і тих самих функцій різними структурними підрозділами та викона вцями;

• залежно від трудомісткості управлінських процедур і операцій деякі функції доцільно об’єднати, інші, навпаки, поділити на частини, відповідно переглянути штат і структуру функціональних відділів, бюро, лабораторій;

• визначити, за які об’єкти відповідає кожен конкретний керівник (види виробничих ресурсів, інформаційні сукупності, вироб

63

• чітко встановити, які рішення повинен приймати (ухвалювати) кожен керівник, якщо це рішення оперативного характеру, то в який час вони мають бути здійснені;

• визначити, які документи або інша інформація, на яких носіях, у який час має надходити даному керівнику або відділу;

• визначити, яку інформацію керівник або його підлеглі мають спрямовувати іншим структурним підрозділам або окремим працівникам.

Рис. 10.7. Схема керування моделями в СППР [ 46, с. 213]

Після того як у всіх деталях визначено завдання керівника та його інформаційне забезпечення, дійшла черга створення автоматизованого робочого місця (АРМ) та підключення його до інформаційної мережі підприємства.

АРМ менеджера буде функціонувати ефективно, якщо, поперше, буде розроблено і дотримано регламент його інформаційного забезпечення, а по-друге, добре працюватиме вся с истема підтримки прийняття рішень на підприємстві. Інформаційна база, якою користуються керівники та фахівці функціональних підрозділів, включає дані, що групуються у відповідні масиви, серед яких виділяють масиви з нормативноплановими даними, з фактичними даними та спеціальні масиви.

Прикладом нормативно-планових даних можуть бути:

64— виробнича потужність підприємства і цехів;

— номенклатура технологічного устаткування;

— план випуску продукції;

— планова чисельність персоналу;

— норми затрат часу (виробітку);

— планова трудомісткість продукції;

— плановий фонд заробітної плати;

— план підготовки кадрів.

Масиви з фактичними даними характеризують рівень показників діяльності підприємства на конкретний момент часу. До таких да них належать, наприклад: дані табельного обліку; рівень виконання норм праці; показники нарахованої заробітної плати; виконання змінно-добових завдань на дільницях і в цехах; неявка працівників з причини тимчасової втрати працездатності; фактичні витрати коштів на підготовку кадрів і т. п.

Масиви спеціальних даних містять змінну інформацію так званого регламентного характеру, яка надходить мене джерам і використовується в управлінських процесах у готовому або частково змінному вигляді.

Структура масиву спеціальних даних складається з двох блоків:

Блок 1. КОМУ (надавати інформацію):

— код ПЕОМ;

— структурний підрозділ;

— посада;

— прізвище та ініціали працівника.

Блок 2. ПРО ЩО (про які об’єкти інформації потрібно інформу вати):

— вид діяльності та код об’єкта інформації;

— критерії втручання;

— вид носія;

— строки надання вихідної інформації (за графіком) [52, с. 137]. Інформаційне забезпечення діяльності менеджерів — проблема настільки актуальна, наскільки й складна. На практиці вона часто розв’язується не комплексно і непослідовно. Кошти витрачаються не завжди найкращим чином. Подек уди бракує кваліфікованих фахівців, що здатні організувати навіть за скромних ресурсів ефективні інформаційні системи й технології для потреб управління.

Констатуючи наявність зазначених та інших недоліків, варто підкреслити, що за інформаційними технологіями майбутнє, а тому їх необхідно вивчати, навчати кадри, використовувати всі можливості для вдосконалення інформаційного забезпечення мене

65джерів, оснащення їх сучасними програмно-технічними комплексами, раціоналізації інформаційних потоків. ?

Питання для самоконтролю

1. Наведіть визначення інформації в управлінні.

2. Яке значення має інформація для управління підприємством?

3. Дайте класифікацію основних видів інформації.

4. Наведіть визначення понять: інформаційний процес; інформаційний потік; інформаційна технологія.

5. Дайте визначення інформаційної системи.

6. Назвіть основні джерела формування інформації для управління.

7. Назвіть основні інформаційні потоки, джерелом яких є діяльність відділу організ ації праці та заробітної плати.

8. Як визначаються інформаційні потреби менеджерів?

9. Які вимоги ставляться до управлінської інформації?

10. Що являє собою система підтримки прийняття рішень?

11. З яких компонентів складається СППР?

12. Яке значення має база даних для інформаційного обслуговування менеджера?

13. З яких відомостей формується масив нормативнопланових даних?

14. З яких відомостей формуєт ься масив фактичних даних?

15. Сформулюйте основні умови якісного інформаційного забезпечення менеджерів.

66І найменша справа потребує глибокого обдумування.

11

Л

Д І

Тамільське прислів’я

З

О

Р