Для організації інформаційно го забезпечення діяльності керівників велике значення має визначення реальних потреб в інформації. Ці потреби значні й різноманітні. Багато залежить від складності виробництва, рівня управління, функціонального поділу праці серед працівників апарату управління, технічної озброєності управлінської праці тощо.
У спеціальній літературі описано кілька методів визначення інформаційних потреб керівників: документальні, ін струментальні, графічні, візуальні, соціологічні, експериментальні та ін. На нашу думку, відносно простим і достатньо надійним є процедурно-технологічний метод визначення інформаційних потреб користувача, розроблений Я. Г. Берсуцьким [2, с. 62—
64].
Основний критерій визначення інформаційних потреб користувача в інформаційній системі підприємства — досягнення мети його управлінської діяльності на певному етапі процесу виробництва.
Бу дь-який управлінський вплив має інформаційний характер, складається з визначеної послідовності розумових операцій та потребує певного інформаційного забезпечення. Різні управлінські процедури та операції потребують неоднакового інформа
54ційного супроводу. Завершальний цикл управління складається з кількох етапів, які мають відповідати етапам виробничого процесу.
Наприклад, у машинобудівному виробництві умовно можна виділити три основні етапи: підготовчий (комплектування матеріалів і заготовок, підготовка інструментів, налагоджування верстатів); основний (процес перетворення предметів праці на готовий продукт або напівфабрикат) і завершальний (випуск готової продукції та підбиття підсумків роботи тру дового колективу).
Кожний етап містить певну кількість об’єктів управління (у нашому випадку — виробничих ресурсів). На підготовчому етапі такими об’єктами є матеріали, заготовки, технологічне устаткування, робоча сила, технічна документація та інструмент. Для основного етапу характерними об’єктами управління будуть деталі та складальні одиниці (вузли). На завершально му етапі — готова продукція та незавершене виробництво як перехідний об’єкт управління між двома суміжними циклами виробництва або плановими періодами.
На рис. 10.4 показано процедуру визначення інформаційних потреб складального цеху машинобудівного підприємства [2, с.66—69].
Після того як визначено комплекси функціональних завдань для кожного об’єкта управління та інформаційні потреби для вик онання визначених завдань, можна приступати до складання відомостей інформаційних потреб для кожного працівника, залученого до управління даним структурним підрозділом.
Наприклад, для майстра зміни (див. рис. 10.4), який бере найактивнішу участь в управлінні виробничим процесом, інфор
58Закінчення рис. 10.4
Рис. 10.4. Процедура визначення інформаційних потреб керівників складального цеху: об’єкти управління — виробничі ресурси; комплекси завдань — характеристики виробничих ресурсів; інформаційні потреби — конкретна інформація про виробничі ресурси, яка має надходити споживачам; споживачі — начальник цеху ?; заступник начальника цеху з виробництва ?; заступник начальника цеху з підготовки виробництва ?; економіст цеху ?; майстер зміни.
Звичайно, у табл.10.2 названо не всі інформаційні потреби майстра, а лише ті, що випливають з безпосереднього управління виробничим процесом. Для майстра зміни актуальною інформацією буде також регламент обслуговування робочих місць, графік відпусток робітників, план перегляду норм праці, план навчання робітників, правила техніки безпеки на дільниці, графік ремонта устаткування тощ о. Інформація має велике практичне значення для управління, для кожного керівника, тому до неї висувають суворі вимоги.
Щоб успішно виконувати своє призначення, інформація має відповідати таким вимогам: адекватності об’єкту, який вона характеризує;
59 однозначності сприймання всіма споживачами; своєчасності; повноти; точності; стислості; зручності у користуванні; економічності.
Таблиця 10.2 ІНФОРМАЦІЙНІ ПОТРЕБИ ЗМІННОГО МАЙСТРА [2, с. 71]
На виконання цих вимог і повинна бути спрямована організаційна робота з інформаційного забезпечення менеджерів.
Важливою передумовою підвищення рівня інформаційного забезпечення управлінської праці є впорядкування документації, документообігу, всієї системи діловодства, а також механізація інформаційних процесів з використанням сучасних АРМ та інформаційних мереж.
