Передавання повноважень від вищих рівнів управління до нижчих виправдане лише тоді, коли воно сприяє підвищенню якості управління, тобто зростанню ефективності функціонування структурних ланок і всієї організації в цілому.
Для цього вкрай важливим є встановлення чіткого порядку контролю за діяльністю підлеглих керівникові структурних ланок і виконавців.
Контроль може зд ійснюватися в різних формах і різними суб’єктами:
• безпосередньо керівником, який ухвалив рішення або довів до підлеглих планові завдання;
• уповноваженими на це працівниками;
• спеціальною контрольною службою.
74Для вирішення певних складних ситуацій створюється тимчасова цільова контрольна комісія з числа висококваліфікованих фахівців, яким доручають вивчити фактичний стан конкретної справи, з’ясувати причини відхилень від плану, встановити, з чиєї конкретно вини це сталося та інші важливі деталі.
Контроль — це аналітично-оцінна функція управління, спрямована на безумовне до сягнення запланованих параметрів діяльності організації, структурних підрозділів, кожного працівника.
Залежно від регулярності проведення контроль може бути щоденним, періодичним, разовим. За ознакою етапності розрізняють попередній або запобіжний контроль, поточний та підсумковий або завершальний (рис. 11.3).
Рис. 11.3. Основні види контролю якості роботи персоналу
Запобіжний контроль призначено для того, щоб запобігти помилкам, порушенням управлінського та виробничого процесів, сприяти виконанню запланованих показників діяльності. Запобіжний контроль має розпочинатися якомога раніше, краще — на підготовчому етапі, коли для конкретного процесу (проекту, програми заходів) розробляють документацію, підбирають кадри, завозять сировину, матеріали тощо. Різновидом запобіжного можна вважати вхідний контроль.
Пот очний контроль здійснюють безпосередньо у процесі виробництва, реалізації управлінських рішень, виконання програм, проектів і т. ін. Цей вид контролю дає можливість оперативно виявляти порушення виробничого ритму, появу перших ознак браку продукції, помилки в документації, неадекватну кваліфікацію працівників. Інформація, знята у процесі поточного контро
75лю, може сигналізувати про необхідність негайного втручання, щоб не допустити значних втрат часу і матеріальних цінностей.
Підсумковий контроль відбувається після завершення процесу. Його призначення — дати оцінку отриманим результатам, порівняти їх з тим, що планувалось досягти (або зі стандартами якості).
Підсумковий контроль на відміну від запобіжного і поточного не впливає на резу льтат, але дає важливу інформацію про якість, дотримання часових параметрів, ступінь використання ресурсів тощо. Маючи таку інформацію, менеджери можуть аналізувати причини виявлених недоліків і вдосконалювати усі аспекти підготовки до наступних циклів виробництва.
Залежно від конкретних обставин і потреб запобіжний, поточний і підсумковий види контролю можуть відбуватися в активній чи пасивній фо рмі, з різною періодичністю, суцільно або вибірково.
Дієвою формою контролю у вигляді зворотного зв’язку є звітність виконавця або структурної ланки про стан доручених справ чи завдань.
Звітність має бути впорядкованою: регламентуються строки подання звітів, форма (письмова, усна, на електронних носіях), склад інформації, посадова особа, що посвідчує точність звітної інформації. Інформа ція у звітах має бути гранично стислою, але достатньою для об’єктивного оцінювання стану керованого об’єкта чи виконання ним встановлених згори завдань.
Добре організований контроль за роботою підлеглих дозволяє утримувати їх в стані постійної мобілізаційної готовності, трудового напруження, зібраності.
Однак ефективність роботи під контролем або наглядом далеко не завжди сягає бажаного рівня. Якщо мот ивація працювати свідомо і продуктивно є недостатньою, то досвідчені працівники можуть майстерно імітувати високу інтенсивність праці, хоча кінцевий підсумок такої «напруженої» роботи буде мізерним.
В інтересах усієї організації набагато вигідніше створити дієві стимули хорошої роботи без оглядання на начальство, розвинути у підлегл их почуття господаря, відповідальності за кінцеві підсумки колективної праці.
Кожен працівник має бачити залежність між власними трудовими зусиллями і своєю заробітною платою, і не лише з зарплатою, а й зі своїм статусом в організації.
Стимулювання самозайнятості в роботі та відповідальності виконавців здійснюється в різноманітних формах, вироблених сучасним менеджментом.
76Усю багатоманітність форм стимулювання можна звести до двох великих груп: грошові стимули; негрошові стимули.
До першої групи належать: заробітна плата в усіх її різновидах (тарифні ставки, посадові оклади, надбавки, доплати, премії); винагорода за вислугу років; заохочувальні виплати з прибутку; продаж працівникам акцій фірми на пільгових умовах; надання пільгових кредитів на будівництво або придбання житла; повна або часткова оплата обідів, проїзду на роботу; піл ьгові форми медичного та пенсійного страхування тощо.
До другої групи входять не менш соціально значущі і дуже привабливі для працівників стимули:
— надання можливостей для навчання, підвищення кваліфікації та професійно-посадового просування;
— гуманізація праці, підвищення змістовності трудових процесів, надання цікавої роботи з елементами творчості;
— розширення самостійності працівників у га лузі підготовки та ухвалення рішень;
— залучення працівників до участі в управлінні організацією;
— залучення сім’ї працівника до кола інтересів фірми;
— стимулювання вільним часом (гнучкі режими роботи, відпустка у зручний час, відпустка частинами, додаткова відпустка і т. п.).
Деякі іноземні фірми мають величезний вибір негрошового заохочення працівників. Право вибо ру іноді надається самим працівникам.
