2.1. Інформаційна база системи планування і контролю на підприємстві.
2.2. Еволюція методів оптимізації планів та механізмів їх забезпечення.
2.3. Інструментарій розроблення планових рішень в умовах невизначеності та ризику.
2.4. Організаційно-інформаційні механізми забезпечення системи планування і контролю. Після опанування матеріалів теми студенти повинні знати: інформаційні, організаційні та методичні механізми підтримки прийняття планово-контрольних рішень на підприємстві; постулати теорії прийняття управлінських рішень за принципом абсолютної та обмеженої раціональності (в умовах невизначеності та ризику діяльності); наукові підходи щодо розроблення, впровадження та контролю внутрішніх планів підприємства; еволюцію організаційно-інформаційних систем планування до і після Другої світової війни; переваги, недоліки та можливості застосування традиційних і новітніх аналітичних методів та моделей планування і контролю діяльності підприємства. Також студенти повинні вміти: розраховувати планові значення показників за умов нечітко представлених даних щодо прогнозних цін, обсягів продажу тощо; визначати необхідні методи й моделі оптимізації управлінських рішень; взаємоузгоджувати стратегічні, тактичні та організаційні завдання підприємства згідно з методикою оцінювання збалансованих показників.
2.1. ІНФОРМАЦІЙНА БАЗА СИСТЕМИ ПЛАНУВАННЯ І КОНТРОЛЮ НА ПІДПРИЄМСТВІ
Сучасне підприємство можна представити як деяку інформаційну систему, направлену на пошук, оброблення та зберігання інформаційних ресурсів. Рух інформаційних потоків тісно пов’язаний із реалізацією управлінських функцій. Так, на першому етапі планування здійснюється визначення проблем. На основі науково обґрунтованих принципів та методів, які становлять базу знань підприємства, здійснюється розроблення та прийняття планових рішень. Далі відбувається їх реалізація. За допомогою системи обліку проводиться збір та реєстрація інформації про фактичні процеси й результати діяльності підприємства. Така інформація надходить до аналітичного відділу, де здійснюється її оброблення. Інформація про отримані результати через систему зворотного зв’язку передається знову до планового відділу, який на її основі здійснює оцінювання фактично досягнутих результатів, коригує розроблені плани на наступний період. І згодом цикл планування, а отже, і документообігу, знову повторюється. Будьяка інформаційна система на підприємстві реалізується шляхом формування відповідних баз знань та баз даних, які дозволяють створити необхідний фундамент для практичного застосування науково обґрунтованих рішень у системі планування і контролю роботи певних підрозділів чи підприємства в цілому. Для складання та взаємоузгодження операційних і фінансових планів підприємства використовується аналітична (прогнозна), внутрішня й зовнішня, регламентована та нерегламентована інформація. Усі, без винятку, інформаційні ресурси підприємства можуть бути представлені на основі облікових та позаоблікових документів.
1. До позаоблікових документів відносяться:
• офіційні документи (законодавчі акти з питань громадського, трудового, кримінального й адміністративного права, які застосовуються у виробничій і фінансово-господарській діяльності підприємства, Укази Президента України, постанови й розпорядження Уряду з питань економічного та соціального розвитку;
• господарсько-правові документи (контракти із суб’єктами підприємницької діяльності, наприклад, договори на поставку сировини, товарів, реалізацію продукції тощо);
• технічна й технологічна документація (технічна документація з технології виробництва продукції, робіт і послуг, міждержавні та державні стандарти, технічні умови якості продукції, галузеві стандарти, проектно-технічна документація);
• дані про ринки (аналітичні звіти, прайс-листи виробників тощо).
2. До джерел інформації облікового характеру належать:
• сукупність даних економічного характеру про факти (операції), які дійсно відбулися у виробничій і фінансово-господарській діяльності, відображені в первинних документах, облікових регістрах бухгалтерського, статистичного й оперативного обліку, а також у звітності;
• організаційно-розпорядчі документи, які видає керівництво підприємства (накази, розпорядження, штатний розклад, службове листування з питань виробничої та фінансово-господарської діяльності);
• дані управлінського обліку і звітності (бізнес-плани, стратегічні та тактичні плани, операційні й фінансові бюджети).
До зовнішньої інформації належать різноманітні аналітичні та інформаційні звіти, дані про ціни на продукцію конкурентів, дані про ціни на матеріали, різноманітні прогнозні дані про зміни потреб споживачів та поведінку основних контрагентів. Підприємство не у змозі володіти повною інформацією. Зовнішня інформація може бути викривленою та неточною, а це, у свою чергу, неодмінно призводить до неточностей у плануванні. Така ймовірна неточність й недостовірність інформації неодмінно призводять до невизначеності й виникнення ризиків господарської діяльності. Тому досить часто підприємства змушені розробляти гнучку систему планів, яка дозволить у певний проміжок часу швидко порівняти фактично досягнуті результати із плановими.
Внутрішня інформація формується на основі даних управлінського та фінансового обліку, які відображають інформацію про господарські операції та зміни залишків різноманітних ресурсів, якими володіє підприємство на певному етапі, внутрішню нормативну базу підприємства.
Внутрішня інформація необхідна для здійснення контролю за виконанням управлінських рішень, котрі приймаються й регламентуються, як внутрішніми (положеннями, інструкціями), так і зовнішніми нормативними документами. Зокрема, важливими документами є положення про систему планування і контролю, фінансову структуру підприємства та розподіл відповідальності. Взаємодія між працівниками окремих підрозділів відбувається в межах затверджених посадових інструкцій.
Уся сукупність планових норм і нормативів складає внутрішню нормативну базу, яка є важливою складовою інформаційної системи управління. Внутрішня нормативна база підприємства —
це складна система, що охоплює десятки, а можливо, й сотні тисяч норм і нормативів. Тому досить непростим завданням є їх розрахунок, зберігання та оновлення. Оскільки норми й нормативи визначають ступінь використання ресурсів, ці показники ще на стадії планування покликані визначити ефективність виробництва, тому виникає завдання наукового обґрунтування їх величини. Складність розрахунку пов’язана з тим, що норми й нормативи використання ресурсів, як правило, є динамічною величиною і, у свою чергу, визначаються технологічним режимом роботи підприємства, можливістю оновлення технологічного обладнання, використанням нових видів матеріалів і вдосконалення технології виробництва продукції. Підвищення динамічності виробництва суттєво впливає на динамічність усієї внутрішньої нормативної бази підприємства, ускладнює її організацію.
Планування діяльності основних, допоміжних і обслуговуючих підрозділів базується на системі техніко-економічних норм і нормативів використання різноманітних ресурсів, а саме: матеріальних, технічних, трудових, грошових тощо. У практиці планування економічні категорії «норма» й «норматив» не є чітко розмежованими, але відмінності між ними досить умовні. У більшості випадків зміст цих понять визначають так:
• норма — це максимально допустима абсолютна величина затрат певного ресурсу (сировини, матеріалів, палива, енергії тощо) на виробництво одиниці продукції (виконання робіт, надання послуг);
• норматив характеризує ступінь використання різноманітних ресурсів.
Норми й нормативи класифікуються за різноманітними ознаками. До таких ознак, передусім, належать вид нормативного ресурсу, час дії норми, ступінь їх агрегування та передові методи їх розроблення. Норми затрат різноманітних ресурсів визначаються в натуральних показниках, які з легкістю можуть бути перетворені на вартісні. Для цього необхідно норми витрачання певних ресурсів помножити на ціну одиниці даного ресурсу. Можливі варіанти оцінки норм з урахуванням часу (трудові). В окремих випадках визначаються умовно-натуральні показники.
За терміном дії норми й нормативи можуть бути постійними та змінними. Постійні норми, як правило, залишаються незмінними впродовж тривалого періоду. До таких норм зазвичай відносять норми на непрямі податки та збори (податок на додану вартість, мито), ставки податку на прибуток, норми нарахувань і відрахувань із заробітної плати до фондів соціального страхуван-ня, норми амортизації за групами устаткування тощо. Стабільний характер цих норм пояснюється тим, що їх величини не залежать від підприємства та встановлюються державою. Це дає змогу розробляти і приймати більш точні прогнозні рішення.
До змінних належать ті норми й нормативи, які залежать від технології та організації виробництва і праці, рівня вдосконалення технології та інших показників роботи підприємства. Підприємства на свій розсуд можуть коригувати та змінювати їх значення відповідно до зміни обсягу виробництва продукції. До таких норм належать усі норми затрат ресурсів.
За видом ресурсу, що використовується, розрізняють такі норми й нормативи: матеріальні, технічні, трудові, інформаційні.
До матеріальних і енергетичних норм, перш за все, належать затрати на виготовлення продукції основних і допоміжних підрозділів, норми на обслуговування виробництва, утримання й ремонт обладнання, витрати палива та енергетичної енергії, а до показників, що характеризують нормативні режими використання матеріальних ресурсів, — розмір партії матеріалів, періодичність їх поставки, точка повторного замовлення, величина страхового, нормативного й максимального запасу у виробництві та на складі.
Використання трудових ресурсів характеризують такі норми: затрати робочого часу на виготовлення основної та допоміжної продукції, норми обслуговування, норми керованості, величина тарифної ставки тощо. До нормативів відносять: тривалість робочої зміни, регламентований час на обід і відпочинок, тривалість відпустки та інші.
Ефективність використання обладнання (машин і устаткування) визначається нормами часу на виготовлення продукції основними й допоміжними підрозділами, нормами обслуговування технологічного обладнання та нормативними режимами роботи технологічного устаткування, терміном корисного використання устаткування, ремонтними циклами, кількістю змін роботи підприємства, запасами інструменту, періодичністю його поставок.
Кожний виріб має свої особливості, тому для підприємств різних галузей застосовується власна система уніфікації та стандартизації продукції. Крім цього, важливе значення мають різноманітні нормативи, які характерні для одиничного, серійного чи масового виробництва, зокрема, тривалість виробничого циклу, тривалість циклу виробництва деталей і вузлів, періодичність виробництва та відвантаження продукції, величина партії, випередження по запуску й випуску.
За ступенем агрегування норми й нормативи поділяються на специфіковані та зведені. Специфіковані норми встановлюються з максимальною деталізацією нормованого ресурсу, наприклад, норма запасу матеріалу певного профілю, розміру, марки; норма затрат праці робітників певної професії та кваліфікації. Зведені норми обчислюються за групами однотипних процесів або за групами однорідних ресурсів, і вони широко застосовуються для складання зведених операційних і фінансових планів підприємства. Крім цього, агрегування може здійснюватися за певними об’єктами планування. Це — норми на окрему операцію, деталь, вузол чи комплект, готовий виріб. Такий поділ необхідний для здійснення планування на різних етапах розроблення операційних, тактичних і стратегічних планів. Інформаційні бази знань та даних створюються на рівні стратегічного, тактичного й оперативного прийняття рішень. До основних завдань стратегічного планування належать розроблення рішення щодо: створення нових напрямів діяльності чи відмови від наявних; розширення чи скорочення діяльності; виходу на нові ринки збуту продукції тощо. За функції аналізу та підтримки прийняття рішень вищим керівництвом відповідають аналітики та «менеджери знань». Управлінські (тактичні) рішення приймають менеджери середньої ланки, а лінійні менеджери та робітники забезпечують виконання рішень на оперативному рівні. Безумовно, що «менеджери знань» підприємства, фінансові й ринкові аналітики, спеціалісти з планування виробництва продукції, інженери вищої кваліфікації, юристи, системні адміністратори та інші спеціалісти середньої та вищої ланки відповідають не лише за створення, оброблення, обґрунтування та прийняття, моніторинг і контроль виконання рішень, але і здійснюють інтеграцію інформації в загальну систему управління підприємством (рис. 2.1).
Як уже зазначалося, процес прийняття управлінських рішень на стратегічному, тактичному й оперативному рівнях зумовлює формування трирівневої ієрархії управління.
Вищий рівень (вище керівництво) визначає цілі підприємства, політику взаємодії з контрагентами, розробляє довгострокові плани і стратегію їх виконання. До його компетенції входять аналіз кон’юнктури ринку, конкуренції між основними учасниками та пошук альтернативних стратегій розвитку підприємства на випадок виявлення загрозливих тенденцій для підприємства.
На середньому рівні основна увага приділяється складанню тактичних планів, їх ресурсному забезпеченню та контролю за їх виконанням, прийняттю директивних рішень і розробленню заходів, направлених на поліпшення діяльності підприємства.
Рис. 2.1. База знань та даних в системі планування та контролю операційної діяльності підприємства
На оперативному рівні здійснюється реалізація планів і складаються звіти про їх виконання. Керівництво переважно складається з працівників, що забезпечують управління цехами, дільницями, бригадами тощо. Основне завдання оперативного управління полягає в забезпеченні виконання виробничого процесу в часі. Cлід зазначити, що залежно від повноти та достовірності інформаційних баз знань і даних усі наявні підходи щодо процесу прийняття планових рішень умовно можна представити на прямій між двома відмінними полюсами: з одного боку — абсолютна раціональність, орієнтація переважно на математичні категорії (класичний або раціональний підхід), з іншого — абсолютна ірраціональність, акцент зроблено на соціальні чи психологічні особливості (рис. 2.2).
Що стосується окремих розділів оперативно-календарного планування, то вони в переважній більшості є більш науково обґрунтованими й розробленими на відміну від тактичного та стратегічного планування, оскільки легше піддаються формалізації. Тому розвиток наукових методів і моделей планування й контролю перебуває ще на стадії формування, передбачає використання
як традиційних, так і нових підходів до їх вирішення (еволюційного, структурного, системного, міждисциплінарного та інших).
Рис. 2.2. Класифікація підходів до прийняття управлінських рішень на підприємстві за умов різного доступу до інформації
Розглянемо детальніше особливості, переваги та недоліки наявних підходів щодо розроблення, обґрунтування і контролю виконання планових рішень. Основні постулати класичного (раціонального) підходу спрацьовують за умов, коли:
• ухвалення рішення є раціональним процесом, орієнтованим на досягнення заздалегідь поставленої мети;
• існує чітка інформація;
• існує стійка й несуперечлива система переваг, що робить вибір між альтернативами однозначним;
• усі доступні альтернативи відомі (тобто має місце ситуація визначеності або відомий повний спектр подій та їх імовірність);
• складність процедури ухвалення рішення не принципова: головне — досягнення найкращого результату.
Схему раціонального способу прийняття і контролю планових рішень у загальному вигляді можна представити так.
Для того щоб раціонально приймати рішення, суб’єкт управління повинен: чітко визначити мету, проранжувати завдання за ступенем їх важливості; знати всі можливі альтернативні варіанти рішення проблеми; знайти відносні переваги й вади кожної альтернативи; вибрати кращу альтернативу, що максимізує досягнення поставленої мети. Такий підхід є прийнятним на рівні поточного й оперативно-календарного планування. Інші науковці вважають, що за умов обмеженої та недостовірної інформації будь-які рішення не є абсолютними. На підприємстві — це рішення, що приймаються на рівні стратегічного планування.
Рис. 2.3. Раціональна модель прийняття управлінських рішень на підприємстві
Заслуговує на увагу підхід американського економіста Герберта Саймона, який визначив основні постулати і принципи обмеженої раціональності. На його думку, «абсолютної раціональності» не буває.
Основні постулати підходу обмеженої раціональності, запропоновані науковцем, можуть бути зведені до того, що:
— наявна в менеджера інформація про природу проблеми й можливі варіанти її вирішення є неадекватними. Одержати точну та повну інформацію неможливо (зазвичай через відсутність, обмеженість ресурсів або часу);
— наявна інформація сприймається неоднозначно. Людська пам’ять здатна утримувати лише обмежений обсяг інформації. Здатність розуму до правильного вибору оптимального варіанта дій є обмеженою;
— менеджер прагне до отримання не максимального, а задовільного результату. Йому можуть бути відомі не всі альтернативи: досить бути обізнаним хоча б про один прийнятний варіант.
Отже, в моделях поведінки підприємства дослідники часто приймають припущення про «раціональні очікування» основних учасників, які у змозі передбачити результати власних дій та дій своїх конкурентів. Інші дослідники, навпаки, вважають, що учасники ринку не можуть оцінити складну динаміку та приймати рішення в умовах невизначеності й недостовірності інформації.
Заслуговують на увагу принципи ефективного управління підприємством за Томом Пітерсом і Робертом Уотерманом, які ґрунтуються на тому, що зайва раціональність призводить до переоцінювання значущості окремих елементів підприємства, не враховує неекономічні цілі підприємства, тому керівник повинен:
виявляти гнучкість; експериментувати; діяти з високою швидкістю; використовувати слабко формалізовані системи.
У рамках цього підходу увага акцентується на координуючій, інтегруючій ролі. В рамках даного підходу використовуються переважно моделі прийняття рішень в умовах невизначеності; підвищується роль моніторингу середовища, попереднього контролю.
У практичній психології прийняття рішень людиною визначається як процес, що відбувається в індивідуальній свідомості керівника, а рішення — як концепції, що формуються в індивідуальній свідомості. Психологічний аспект прийняття рішення важливий для розроблення структури та правильного вибору релевантної інформації для прийняття управлінських рішень, а також для розроблення методів аналізу цієї інформації.
