Метою етапу реалізації проекту є виконання його плану. Тому основними процесами цього етапу є виконання робіт з досягнення цілей проекту, моніторинг та контроль за витрачанням людських і матеріальних ресурсів, вибір постачальників та управління замовленнями, забезпечення якості та управління змінами, приймання результатів.
Під час здійснення проекту розвитку основним завданням керівника проекту та проектної команди є забезпечення виконання встановлених проектних завдань,
Завдання керівника проектів розвитку при його реалізації організація виконання робіт за проектом, отримання й аналіз даних з просування проекту для визначення відхилень від базового плану. На етапі планування треба передбачати можливий рівень відхилень залежно від рівня інноваційності проекту й невизначеності середовища, в якому він реалізується. Так, у дослідницьких проектах прийнятні відхилення становлять понад 20 % від планової величини. Контроль виконання робіт дає можливість визначити необхідність прискорення реалізації окремих критичних робіт за проектом для скорочення відхилень за проектом загалом.
Реалізація проекту розвитку відбувається одночасно із поточною діяльністю компанії, що потребує системної інтеграції бізнес-процесів компанії з управлінськими рішеннями за проектом, активних комунікацій та ефективної взаємодії між усіма учасниками проекту, своєчасного ресурсного забезпечення виконання запланованого комплексу робіт. Більшість компаній у перебігу реалізації проектів розвитку відчувають необхідність подолання суперечностей між проектними базовими структурними принципами організації бізнесу та унікальними завданнями проектів розвитку, що за своєю природою наявні серед функціональних, потребують координації зусиль різних фахівців та підрозділів.
Моніторинг проекту передбачає регулярний процес збирання, вимірювання, реєстрації й поширення інформації, яка стосується всіх аспектів виконання проекту, а також оцінювання змін і підготовку для прийняття рішень. Метою моніторингу проекту є подання керівництву проекту та/або компанії оперативної інтегрованої інформації про реалізацію проекту, достатню для прийняття ключових рішень за проектом. Визначення комплексу параметрів, за якими аналізується стан проекту та показники виконання проекту мають задовольняти керівництво компанії за критеріями оперативності, повноти й достовірності. Ефективний моніторинг передбачає концентрацію зусиль на збиранні найважливіших даних про проект, на виконанні так званих проміжних оглядів розвитку проекту.
На підставі даних моніторингу здійснюють контроль за перебігом виконання проекту ? зіставлення реальної діяльності із плановими параметрами проекту, оцінювання якості й ефективності здійснення проекту. Системи контролю проекту розробляють і впроваджують з метою зменшення ризику появи невирішених цільових завдань проекту, затримки термінів і перевитрат бюджету. Контроль сфокусований на трьох параметрах проекту: виконання самих предметно-орієнтованих та управлінських робіт за проектом, витрат і часу реалізації. Дані й критерії контролю проекту наведено в таблиці 14.2.
Таблиця 14.2
ВИХІДНІ ДАНІ, НЕОБХІДНІ ДЛЯ КОНТРОЛЮ
ЗА ВИКОНАННЯМ ПРОЕКТУ
| Критерії контролю |
Вихідні дані |
| Терміни |
Планові терміни початку робіт Фактичні терміни початку робіт Планові терміни завершення робіт Фактичні терміни завершення робіт Обсяг виконаних робіт |
| Вартість |
Здійснені витрати Нездійснені витрати |
| Якість |
Відповідність якості виконання робіт нормативним критеріям |
| Організація робіт |
Дотримання внутрішніх регламентів |
| Предметна царина |
Зміни в обсягах робіт Технічні та інші проблеми |
Назагал система контролю проектів розвитку включає такі блоки:
• визначення елементів та об’єктів контролю (за чим необхідно стежити, що необхідно контролювати у проекті);
• формування переліку стандартів проекту, які будуть використовуватися при контролі (з чим порівнюють реальні показники проекту);
• встановлення допустимої межи відхилення фактичних параметрів від запланованих (якою є максимальна величина відхилення);
• частота й деталізація контрольних дій (як, коли та з якою глибиною має проводитися контроль);
• процедури визначення необхідності внесення змін в разі значних відхилень фактичних показників проекту від запланованих;
Контроль за реалізацією проектів розвитку • документація і методи контролю (яким чином здійснюється контроль, як реєструється інформація, хто зберігає й архівує дані);
• відповідальні особи (хто відповідає та виконує контрольні дії).
Завершення проекту передбачає підсумкове затвердження всіх результатів за проектом, завершення відносин з усіма учасниками, підготовка звіту та архіву.
Проект можна вважати завершеним у таких випадках: ? проект досягає встановлених цілей. Робота над продуктом завершилася з позитивним результатом. Замовник отримує те, що планувалося; ? робота над проектом завершена з отриманням негативного результату, який у межах цього проекту не може бути змінений. Прикладом таких проектів можуть бути негативні результати клінічних випробувань нових ліків; створення нового каналу супутникового зв’язку, не затребованого ринком унаслідок революційних технологічних змін; ? робота над проектом затримується через втрату інтересу чи зменшення фінансових можливостей замовника або передання ресурсів на інший проект. Проект відкладається на невизначений термін, а його подальша реалізація стає неможливою. Така зупинка проекту — радше не завершення, а згасання через відсутність ресурсів унаслідок скорочення бюджету.
Разом із тим іноді в бізнесовій практиці можна спостерігати ситуацію, коли визнані невдалими проекти не зупиняються, а тривають. Причинами такої ситуації можуть бути як небажання керівництва визнати свої помилки при затвердженні проекту, небезпека втрати бюджету на розвиток унаслідок неосвоєння бюджету розвитку, можливість негативного впливу на репутацію та кар’єру керівництва і членів команди проекту, тощо. Ознаками появи загрози неможливості реалізувати проект розвитку є значна кількість змін у проекті, коригування термінів та бюджету проекту.
Завершення проектів організаційного розвитку незрідка супроводжується появою нових підрозділів, департаментів, які вже на постійних засадах будуть реалізовувати визначені завдання. Так, проект упровадження системи управління проектами, як правило, завершується розроблення методології управління проектами та організаційними змінами на підприємстві ? появою Офісу (служби) управління проектами.
Особливості завершення проектів розвитку Одним із найважливіших аспектів завершального етапу проекту є документування та оформлення звіту. Основними призначеннями звіту проекту розвитку є аналіз виконання проекту, підбиття підсумків щодо запланованих результатів та ефективності засобів їх досягнення.
Оцінювання проекту мають здійснювати всі учасники проекту. До обговорення результатів проекту можна залучати всіх зацікавлених осіб, адже завдяки обміну думками, ідеями зявляється можливість зрозуміти, що саме в проекті можна було змінити для оптимізації терміну й бюджету, для поліпшення якості результатів.
Підсумкове оцінювання проектів розвитку полягає не тільки у визначенні рівня досягнення запланованих завдань, а й в узагальненні позитивних і негативних наслідків та їх причин. Оцінювання проекту розвитку слугує, по-перше, визначенню рівня ефективності реалізації проекту, по-друге ? збагаченню досвіду реалізації проекту задля врахування його в подальшій проектній діяльності. Тому фактично аудит проекту розвитку закликаний поповнити скарбницю корпоративних знань в плані управління змінами певного напряму, а також стати джерелом інформації для майбутніх членів команд проектів розвитку.
