В статті розглянуто основні проблеми та перспективи документального забезпечення депозитних операцій банків, а також особливості формування документообігу в банківській сфері.
Ключові слова: документообіг, депозитні операції, графік документообігу, банк.
Для нормальної організації бухгалтерського обліку в банку велике значення відіграє правильно запроваджений документообіг. Під документообігом розуміють організовану систему створення, перевірки та обробки первинних документів в бухгалтерському обліку від моменту їх створення до передачі в архів [2, c. 88]. Майже таке визначення дає і професор В. В. Сопко [4, с. 74]. Банківські фахівці визначають, що документообіг у банках-комплекс норм і правил, що визначають проходження документів за підрозділами банку, порядок їх обробки і оформлення при здійснені банківських операцій [1, c. 50]. Однак питання до-
кументообігу за депозитними операціями в спеціальній і нормативній літературі не описані, що суттєво позначається на ефективності роботи операційно-бухгалтерського апарату банку. Мета статті — на прикладі Ощадного банку України описати документообіг за депозитними операціями, яким він повинен бути з точки зору автора.
Розробка механізму управління документообігом є необхідною складовою організації бухгалтерського обліку, що забезпечує:
• стабільність роботи бухгалтерської служби;
• чіткість руху та оперативність обробки документів;
• своєчасність прийняття управлінських рішень.
Своєчасне оформлення первинних документів, передача їх у встановленому порядку і строки для відображення в бухгалтерському обліку повинні здійснюватися відповідно до затвердженого в банку графіку документообігу.
Ряд фахівців з організації бухгалтерського обліку А. М. Кузьмінський, В. В. Сопко [3, с. 48—54], Ф. Ф. Бутинцем, О. В. Олійник, М. М. Шигун, С. М. Шулепова [2, с. 73—87], О. Е. Кузьмінська і В. Б. Кириленко [1, с. 53—54]. звертають увагу на необхідність розробки графіка документообігу, у якому вказується конкретний час, (інтервал) для розрахунково-касового обслуговування клієнтів і час проходження документів по всіх ділянках їхньої обробки.
Графік документообігу затверджується керівником банку. Графік регламентує строки складання, надання та обробки первинних документів; визначає перелік документів, час їх просування та обробки, посадових осіб, відповідальних за складання документів, порядок передачі документів по інстанціях для обробки, строк надходження документів до бухгалтерії від касирів, операційних працівників., термін обробки і проходження документів всередині облікового відділу і завершення всіх робіт за звітний період до складання бухгалтерського балансу та звітності.
Основні принципи побудови графіків документообігу визначені у роботах таких авторів, як Ф.Ф.Бутинець, О.В. Олійник, М. М. Шигун, С. М. Шулепова [2, c. 88—89], а також О. Е. Кузьмінської, В. Б. Кириленко[1, с. 53—54].
• Документ слід складати в момент виконання господарської операції; і після оформлення він проходить лише ті інстанції, де здійснюється контроль за даною господарською операцією або за достовірністю показників документа. З графіка має бути виключений час проходження документа по інстанціях,де його тільки формально візують без перевірки зафіксованої операції. Наявність таких інстанцій у графіку призводить до зайвих витрат часу на проходження документа і затримки його прийняття до обліку.
• Час проходження документа від місця складання до бухгалтерії повинен бути мінімальним, а надходження документів до бухгалтерії — рівномірним, тому що лише за цих умов бухгалтерія зможе оперативно здійснювати свої контрольні функції.
• У графіку повинен бути чітко зазначений час складання документі, його проходження через кожну інстанцію; строки передачі документа від одного виконавця до іншого мають бути узгоджені. Визначаючи терміт виконання окремих операцій (оформлення, обробки документа тощо), слід враховувати трудомісткість кожної з них.
• Графік оформлюється або як схема, або як перелік робіт з формувань перевірки та обробки документів, які заповнюються кожним структурний підрозділом, а також конкретними виконавцями, із зазначенням.взаємозв’язку і строків виконання робіт. (Приклад графіку документообігу, рис. 1).
Для відкриття депозитного рахунка банк формує юридичну справа клієнта, до якого входять:
1) заява фізичної особи на відкриття рахунка;
2) договір;
3) копії перших чотирьох сторінок паспорта;
4) доручення на відкриття рахунка, якщо він відкривається вносієм.
При одержанні документів на відкриття депозитних рахунків установи банку зобів’язані здійснити перевірку наданих документів на відповідність їх чинному законодавству.
Договір може бути укладений письмово в двох екземплярах, по одному для депонента й установи банку. Обидва екземпляри договору повинні бути ідентичні і виключати виправлення, помарки, підчищення в тексті договору. Текст договору друкується з двох сторін одного листа. Якщо текст депозитного договору не розміщується на одному листі, то кожна сторінка договору повинна бути підписана двома сторонами. При відкритті депозитного рахунка територіально відділеною безбалансовою філією банку, другий екземпляр договору в складі щоденного звіту, передається разом з іншими первинними документами банку.
Рис. 1. Графік документообігу по відкриттю депозитного рахунку
Кожному договору присвоюється реєстраційний номер, після його реєстрації в книзі реєстрації договорів. Усі депозитні рахунки, що відкриваються клієнтом банку реєструються в книзі відкритих рахунків, що ведеться в розрізі балансових рахунків четвертого порядку. Банк організовує ведення реєстрації відкритих рахунків по таким даним:
• номер балансового рахунка;
• номер особового рахунка;
• код контрагента;
• найменування контрагента;
• дата відкриття рахунка;
• дата закриття рахунка;
• підстава об відкриття або закритті рахунка.
У випадку закриття депозитного рахунка в книзі реєструється дата його закриття. Номера закритих рахунків не можуть бути привласнені новим клієнтам банку. Книга повинна бути пронумерована, прошнурована, засвідчена підписами керівника і головного бухгалтера установи банку, скріплене відображенням печатки банку і зберігатися в призначеної відповідальної особи.
Книга відкритих рахунків може вестися в електронному виді, але в такому випадку вона роздруковується і зберігається в архіві з обов’язковим роздрукуванням за станом на перше число звітного місяця змін, що відбулися протягом минулого місяця.
Внутрішніми положеннями банк установлює порядок збереження особових рахунків по депозитних операціях клієнтів банку, а саме збереження в окремих картотеках, що замикаються й опечатуються.
Банк організовує збереження первинних документів (заяви клієнтів і договори) на відкриття депозитних рахунків із усіма необхідними документами по відкриттю депозитних рахунків в окремій справі по кожнім клієнті. Вилучення документів з цих справ не допускається. У справу по юридичних особах уміщаються переписка про зміну права підписи і документи, що визначають повноваження на розпорядження рахунком, заяви-зобов’язання про відкриття позичкових рахунків, інформаційні зведення, а також копії розпорядження про відкриття рахунків. Цій справі привласнюється такий самий номер, як і поточному рахункові юридичної особи.
Банк розробляє порядок і форму ведення касового журналу (операційного щоденника), що складається на підставі документів окремо по прибутковим і видатковим операціям із каси. При відображенні операцій по депозитних внесках у касовому
журналі може бути передбачений перелік наступних даних: номер рахунка, по якому проведена операція, прізвище й ініціали вкладника, прийняте або видана сума по рахунку вкладника відповідно в графі «Готівка-прибуток» або «Готівка-видаток», а також сума коштів по операціях зарахування і списання за депозитним внеском, що відображається в касовому журналі (операційному щоденникові) по графі «Меморіальні обороти». Операційні щоденники (які складаються в автоматизованому режимі) друкуються до закриття каси і використовуються для звірення касових оборотів.
Відповідальність за своєчасне складання первинних документів по депозитних операціях і вірогідність інформації, що утримується в них, а також за їхню передачу в обумовлений термін для подальшого обліку банк покладає на відповідальних осіб, що склали і підписали ці документи.
Внутрішнім розпорядженням головного бухгалтера банку покладається відповідальність на уповноваженого працівника за збереження документів (справ) по оформленню рахунків, що можуть зберігатися в шафах і замикатися. Діючі зразки підписів клієнтів зберігаються в картотеках, що замикаються, під відповідальністю операційних працівників.
Описаний автором документообіг повністю базується на нормативній базі Національного банку України і внутрішніх положеннях Ощадного банку. В зв’язку з чим, він може бути застосований і в інших комерційних банках з урахуванням їх структури, спеціалізації, побудови бухгалтерського апарату.
ЛІТЕРАТУРА
1. Кузьмінська О. Е., Кириленко В. Б. Організація оліку в банках: Навч.-метод. посіб. для самост. вивч. дисц. — К.: КНЕУ, 2002. — 282 с.
2. Організація бухгалтерського обліку. Навчальний посібник для студентів вузів спеціальності 7.050106 «Облік і аудит» / Ф. Ф. Бутинець, О. В. Олійник, М. М. Шигун, С. М. Шулепова; 2-е вид., доп. і перероб. — Житомир: ЖІТІ, 2001. — 576 с.
3. Организация бухгалтерского учета и анализа хозяйственной деятельности / А. Н. Кузьминский, В. В. Сопко. — К.: Вища шк. головное изд-во, 1986.
— 256 с.
4. Сопко В. Бухгалтерський облік: Навч. посібник. — 3-те вид., перероб. і доп. — К.: КНЕУ, 2000.
— 578 с. Стаття надійшла до редакції 10.02.2006 р.УДК 657.62 Л. М. Кіндрацька, д-р екон. наук, професор Київський національний економічний університет імені Вадима Гетьмана
