Головне призначення секретаря — звільнити керівника від багатьох технічних операцій та процедур, допомагати йому в усіх аспектах організації праці. Завдяки цьому керівник має можливість зосереджуватись переважно на управлінських аспектах діяльності: передбачати і прогнозувати, визначати стратегію розвитку, координувати діяльність структурних підрозділів, налагоджувати і розвивати ділові контакти із зовнішнім середовищем.
У секретаря керівника багато різ них посадових обов’язків.
Якщо розглядати цю посаду з позицій взаємодії секретаря і керівника, то варто підкреслити, що серцевиною секретарської роботи є організаційно-інформаційне забезпечення діяльності керівника [29, с. 6].
Організаційне забезпечення роботи керівника охоплює розв’язання таких важливих питань:
— допомога в організації ділових нарад, засідань і зустрічей (повідомлення учасників про час, місце пр оведення та порядок денний; забезпечення учасників роздавальними матеріалами, блокнотами, авторучками; реєстрація; ведення та оформлення протоколів);
— організація приймання відвідувачів (регулювання руху відвідувачів згідно з регламентом і планом роботи керівника; інформування працівників інших організацій про можливість зустрічі з керівником; ведення реєстрації осіб, що приходять на прийом до керівника з особистих питан ь; сприяння оперативному розгляду заяв, пропозицій та скарг);
— контроль своєчасності розгляду, виконання і подання структурними підрозділами документів; контроль оформлення документів, що подаються на підпис керівникові;
— контроль виконання наказів, розпоряджень і доручень керівника;
— обслуговування робочого місця керівника (забезпечення керівника канцелярським приладдям, папером, календарями, витратними матеріалами; регулювання мікроклімату в кабінеті керівника; допо мога керівникові у питаннях упорядкування документації, бібліотеки, розташування на робочому місці засобів праці; приготування напоїв);
— організаційна підготовка відряджень керівника;
— участь в аналізі та оцінюванні результатів роботи працівників, що виконували доручення керівника організації. Інформаційне забезпечення роботи керівника секретарем складається з таких процесів:
• друк і тиражування службових матеріалів, потрібних керівникові у роботі;
• ведення банку даних умовно постійної та довідкової інформації з використанням ПЕОМ;
• приймання кореспонденції, що надходить до керівника; відправлення документів з відповідними резолюціями керівника структурним підрозділам для виконання або користування;
• встановлення контактів керівника з іншими абонентами засобами зв’язку;
• викл ик співробітників на вимогу керівника;
• передавання інформації різним адресатам на різних носіях;
• організація діловодства в офісі керівника;
• збирання, оброблення і подання керівникові документованої інформації, потрібної для прийняття рішень;
• підготовка проектів листів та інших документів за дорученням керівника;
• підготовка огляду преси;
• ведення архіву керівника.
Щоб взаємодія секретаря з керівнико м була ефективною і сприяла моральному задоволенню секретаря результатами своєї діяльності, потрібні певні зусилля і з боку керівника.
Насамперед він має затвердити добре виписану посадову інструкцію секретаря, де мають бути чітко сформульовані не лише обов’язки та відповідальність, а й права. Коли відповідальності багато, а прав для якісного ви конання обов’язків недостатньо, то цим самим уже в посадовій інструкції закладається підґрунтя для подальших непорозумінь і навіть конфліктів.
Керівник повинен ознайомлювати секретаря зі своїми поточними і перспективними планами роботи, з планом діяльності організації в цілому.
У разі відбуття за межі організації керівник має інформувати секретаря, скільки часу він буде від сутній та як з ним встановити контакт за гострої потреби.
Керівник має оберігати свого секретаря від завантаження роботою, яка не відповідає посадовій інструкції, від необґрунтованих претензій з боку інших працівників, створювати секретареві сприятливі умови для праці, усіляко підтримувати його імідж.
На малих підприємствах коло обов’язків секретаря набагато ширше. Крім су то секретарських функцій, він іноді виконує
обов’язки інспектора з кадрів, касира, завідувача канцелярії, завгоспа тощо. ?
Питання для самоконтролю
1. Поясніть походження і сучасне значення слова «секретар».
2. Які секретарські посади та інші близькі до них вам відомі?
3. Якими документами регламентується діяльність секретарів?
4. Які кваліфікаційні вимоги встановлено для секретаря керівника? В якому документі їх закріплено?
5. Якими діловими якостями має володіти претендент на посаду секретаря?
6. Які особистісні якості хоче бачити кері вник у секретаря?
7. У чому полягає головне призначення секретаря керівника?
8. Розкрийте основні завдання секретаря щодо організаційного забезпечення роботи керівника.
9. Розкрийте основні завдання секретаря щодо інформаційного забезпечення роботи керівника.
10. Що керівник має зробити для секретаря, щоб їх взаємодія була ефективною?
Хто багато працює, той багато й має.
16
Л
Д І
Афганське прислів’я
З
О
Р
