Віднесення управлінського моніторингу саме до загальних функцій системи управління зумовлено тим, що загальні функції
— це найбільш значні, синтезувальні функції управління, вони являють собою типові і стабільні дії. Результати порівняння характерних рис функцій управління й управлінського моніторингу наведено у табл. 3.3.
Таблиця 3.3
ПОРІВНЯННЯ РИС ФУНКЦІЙ УПРАВЛІННЯ
ТА УПРАВЛІНСЬКОГО МОНІТОРИНГУ
Риси функцій управлінняРиси управлінського моніторингу
| Являють собою типові повторювані дії |
В основі сутності моніторингу лежить повторюваність відстежуваних показників |
| Виявляються на всіх стадіях |
Охоплює всі рівні і підсистеми об’єкта, всі |
|
|
|
|
|
|
|
|
управлінської діяльності
стадії його розвитку та управлінської діяльності
| Мета реалізації — удосконалення управління |
Потрібен для вдосконалення управлінської діяльності |
| Являють собою цикл управління |
Є єднальним елементом процесу управління |
| Необхідні для реалізації конкретних функцій управління |
Сприяє ефективному виконанню конкретних функцій |
| Проводиться аналіз, результати якого є базою для розвитку тієї чи іншої функції управління |
Аналіз функцій моніторингу лежить в основі розвитку інших загальних функцій управління |
Із цієї схеми видно, яку важливу роль відіграє інформація при здійсненні моніторингу в процесі управління об’єктом. Для прийняття оптимальних управлінських рішень керівник має добре знатися у достоїнствах і недоліках системи управління, володіти різноманітними даними, щоб визначати, де і яку інформацію він зможе отримати. Організацію цього процесу слід розпочинати з дослідження системи управління.
Проведене порівняння дає змогу оцінити наявність спільних рис між ними на підставі найважливіших, істотних ознак, необхідних для виконання поставленого завдання. У результаті зіставлення виокремлених шести рис, що характеризують загальні функції управління, із рисами моніторингу можна дійти висновку, що наявність аналогічних рис дає підстави говорити про їхню схожість і можливість взаємодії.
Таким чином, моніторинг відповідає рисам саме загальних функцій управління, адже містить риси, характерні для загальних функцій управління. Проведений аналіз рис загальних функцій і наявність цих рис в реалізації управлінського моніторингу дозволяє зробити висновок про віднесення його до основних загальних функцій управління і широке використання можливостей його застосування в управлінні.
Основними можливостями управлінського моніторингу є такі: він дає змогу встановити трансформацію стану об’єкта управління за певний інтервал часу і з погляду на це визначити динаміку і спрямованість його розвитку; при його проведенні виявляються причинно-наслідкові зв’язки об’єкта або між спостережуваними явищами, а також протиріччя, що виникають у перебігу їх розвитку; він допомагає забезпечити інформацією керівництво об’єкта для постановки управлінських завдань і прийняття запобіжних та адекватних рішень; отримана у перебігу його проведення інформація дає змогу організувати прогнозування розвитку об’єктів, явищ, процесів; його проведення вможливлює діагностику поточного стану об’єкта і виявлення причин імовірних відхилень; у перебігу його проведення здійснюється систематичний контроль за розвитком процесів та відповідності їх бажаним для керівної системи тенденціям розвитку; він сприяє демократизації управління, що виявляється в залученні до прийняття рішень персоналу, розвитку самоврядування, поєднанню централізації і децентралізації при виконанні управлінських функцій; створена система моніторингу забезпечує зворотний зв’язок між керівною і керованою підсистемами об’єкта.
Однією з найважливіших проблем управління є визначення ефективності управлінського впливу на керований об’єкт й ефективності функціонування об’єкта загалом. Для багатьох аспектів управлінської діяльності можливості визначення такої ефективно-
Управлінський моніторинг виступає єднальною ланкою не тільки у сукупності загальних функцій управління, а й у системі управління, позаяк об’єднує керівну і керовану підсистеми, що показано на рис. 3.5.
Моніторинг зовнішнього середовища
Керівна система
Керована система
Моніторинг внутрішнього середовища
Рис. 3.5. Єднальна роль управлінського моніторингу
У будь-якому контурі управління така циркуляція інформації є необхідною умовою ефективного управління. Якість прямого (спадна інформація) і зворотного (висхідна інформація) зв’язку стають основою якісної системи моніторингу й результативності його застосування в управлінні. За оптимальної організації моніторингового забезпечення досягається максимальна ефективність управління, завдяки чому забезпечується ефективне функціонування всієї системи управління об’єктом.
З точки зору процесного підходу до виконання управлінських функцій моніторинг можна віднести до загальної функції управління.
Схарактеризуємо моніторинг соціально-економічної системи з точки зору рис загальних функцій управління. Він включає чіткий набір конкретних дій. До цих дій належать необхідність виокремлення цілей проведення моніторингу для всіх підсистем
сті є вельми проблематичними. Вирішити цю проблему може моніторинг, завдяки якому можна не тільки відстежити результати, а й показати, наскільки ефективно ця діяльність здійснювалася.
Своєю чергою, моніторинг сприяє плануванню, оскільки в основі планових показників лежать моніторингові дані про динаміку або навіть трансформації в об’єкті. При організації робіт моніторинг виступає як основа розподілу робіт, він дає змогу виявити слабкі або навпаки перспективні напрями, щоб посилити вплив на них. У процесі мотивації моніторингові дані дозволяють аргументовано доводити необхідність прийнятих рішень, спонукати персонал організації до вирішення тих чи інших проблем. Моніторинг може частково виступати як функція контролю, адже регулярне збирання даних дає можливість тримати під контролем найважливіші дані об’єкта. Регулярність збирання таких даних знижує психологічне напруження, зазвичай пов’язане з контролем.
Наступною характерною рисою моніторингу як функції управління є однорідність робіт, тобто в процесі виконання функцій моніторингу збирається й обробляється конкретний набір даних. Як і будь-яка загальна функція моніторинг має мету, яку доводять до відому персоналу і яка стає важливим чинником, на підставі якого формують моніторингові дані й організовують моніторингову діяльність. При цьому моніторинг являє собою комплекс окремих задач, які доводиться вирішувати. Ці задачі, переплітаючись із задачами інших функцій, мають певну специфіку.
Моніторинг — це стандартизоване коло дій, які можна застосувати для вирішення будь-яких управлінських проблем. Для цього створюється певний алгоритм реалізації функції управлінського моніторингу, за яким і будується вся його система.
Системно організований моніторинг слугує підставою для застосування методу екстраполяції при проведенні прогнозних досліджень. Тому можна стверджувати, що управлінський моніторинг зумовлює передбачуваність результатів при реалізації його як функції управління та розвитку об’єкта, а також загальних функцій управління.
об’єкта та його найважливіших елементів. Важливою складовою системи управлінської дії щодо управлінського моніторингу є планування термінів збирання моніторингових даних. Організація проведення моніторингу передбачає розподіл обов’язків з проведення моніторингу та визначення методів збирання інформації. При створенні моніторингу та його проведенні необхідно мотивувати всіх залучених учасників для отримання якісної, своєчасної та достовірної інформації в процесі збирання моніторингових даних. Потрібен регулярний контроль за проведенням моніторингу, своєчасним отриманням даних та обробленням їх.
Повторюваність уже закладена в самій сутності моніторингу, тому ця характерна риса загальних функцій управління також відповідає йому.
Обов’язкова послідовність і розроблений механізм виконання характерні для будь-якої загальної функції і мають місце лише за наукового підходу до управління, що також потрібно для проведення моніторингу.
Для виконання загальних функцій необхідна певна структура, в межах якої завершується її організаційне оформлення.
Реалізацією загальних функцій займаються окремі підрозділи об’єкта (плановий відділ, відділ технічного контролю, спеціальний підрозділ у службі управління персоналом з питань мотивації тощо). Тому для таких об’єктів доцільним є створення спеціального відділу моніторингу, головними завданнями якого мають бути формування системи управлінського моніторингу та розроблення його моделі. Цей відділ має реалізовувати сформований моніторинг на основі даної моделі і відслідковувати її виконання й ефективність.
Віднесення моніторингу до загальних функцій управління пояснюється такими обставинами: моніторинг є процесом, необхідним для всіх рівнів управління, в усіх підрозділах об’єкта й у всіх ланках господарювання; моніторинг спирається на єдині методологічні підстави, тому можна виробити загальні підходи до його проведення й організації, а також використовувати його результати для порівняння та прогнозування діяльності, робити аналітичні узагальнення; моніторинг необхідний для реалізації інших функцій управління, бо без нього неможливо управляти; моніторинг дає об’єкту змогу адаптуватися до мінливих умов; подібно до інші функції управління він створюється і виконується керівною підсистемою для реалізації управлінського впливу на керовану підсистему.
Таким чином, моніторинг, як і планування, організація, мотивація, контроль являє собою спеціальну функцію, необхідну для будь-якого об’єкта управління.
Віднесення моніторингу до загальних функцій управління не знижує значимості решти їх, зокрема, координації або комунікації, обліку або зворотного зв’язку. Виокремлення цих функцій є деталізацією основних загальних функцій управління, вони виступають як технологія реалізації управлінської діяльності та сприяють пов’язуванню управлінських процесів. Моніторинг може взяти на себе багато аспектів реалізації цих управлінських дій.
Традиційно послідовність виконання загальних функцій управління розглядають так: планування, організація, мотивація, контроль, результати яких стають підґрунтям для нового планування. Єднальну роль в цьому ланцюжку управлінських функцій виконує моніторинг, що схематично зображено на рис. 3.6.
ПЛАНУВАННЯОРГАНІЗАЦІЯ
МОНІТОРИНГ
КОНТРОЛЬМОТИВАЦІЯ
Рис. 3.6. Моніторинг у системі загальних функцій управління
У запропонованій схемі стрілки вказують, що процес виконання функцій походить від однієї загальної функції (планування) до завершальної функції циклу (контролю) послідовно, після виконання чергової функції. При цьому управлінський моніторинг визначає ті умови, в яких будуть реалізовані інші управлінські функції. Однак оскільки кожна з функцій управління являє собою окремий вид діяльності, на рисунку стрілками позначено послідовність і взаємопов’язаність виконання управлінських дій.
Моніторинг тут відіграє роль координаційної функції, об’єднує всі інші в єдину систему і надає управлінню необхідну інформацію про всі підсистеми в їх динаміці. Він сприяє реалізації всіх основних функцій управління, відтак, потрібен для реалізації кожної з основних загальних функцій управління. Моніторинг — це найважливіший інструмент перевірки й оцінювання ефективності окремих ланок управлінського процесу.
Виходячи з процесного підходу початок управлінської діяльності пов’язаний з реалізацією функції планування. Найважливішою умовою ефективного планування є наявність повної, точної, оперативної інформації про об’єкт управління. Особливо важливе значення інформаційна база має для стратегічного планування, яке включає аналіз та прогнозування розвитку соціальноекономічних процесів і проблем, вибір пріоритетних цілей і завдань, а також формування механізмів їх досягнення. Джерелом такої інформації виступає моніторинг.
Роль моніторингу при стратегічному плануванні має й інше значення — це досягнення узгодженості управлінських рішень різних рівнів системи управління. Тому планування неможливе без системи управлінського моніторингу, що включає систему показників внутрішнього і зовнішнього середовища. Для реалізації процесу формування планів необхідна сучасна інформаційна база, що забезпечує потреби прогнозування перспектив розвитку та контролю виконання планів. Саме ці функції перебирає на себе моніторинг, який виступає основою і прогнозування, і контролю результатів.
Для сформованого управлінського моніторингу необхідна висока оперативність інформаційних потоків. Системотвірним чинником у даному разі виступає управління, яке задає мету для створення моніторингу об’єкта загалом.
Моніторинг для реалізації функції планування створює необхідну інформаційну базу, аби проводити детальний аналіз розвитку об’єкта, порівнювати плановані показники з попередніми і виявляти проблеми, що потребують стратегічних і тактичних рішень. Для забезпечення ефективності планування керівництву об’єкта необхідна інформація про динаміку зовнішнього середовища, яку також надає моніторинг. Моніторингові дані в цьому разі сприяють обґрунтуванню прийнятих планів і визначених термінів.
Створена на засадах єдності показників усіх рівнів у процесі планування система управлінського моніторингу відіграватиме координаційну роль, щоби погоджувати всі рівні планування.
Застосування системи моніторингових показників (індикаторів) створює умови для того, щоби планування (від стратегічного до оперативного) було взаємозалежним, наочнішим, що забезпечить проведення досить глибокого аналізу ситуації і вчасне коригування за необхідності наявних планів.
При виконанні функції організації здійснюється процес створення (вдосконалення) організаційної структури об’єкта, яка об’єднує всі ресурси організації для реалізації поставлених цілей і створює умови для досягнення цілей. За динамізму зовнішнього середовища і його швидкої трансформації організаційні структури доводиться перебудовувати, проектувати нові. Саме моніторинг виступає важливим чинником визначення ситуації, необхідної для такої перебудови. Управлінський моніторинг допомагає виявити ефективність реалізації тих чи інших взаємозв’язків і показати можливі шляхи організаційного розвитку.
З точки зору структурної будови об’єкта моніторинг також виступає як основа для побудови організаційної структури, оскільки вирізнені групи показників (індикаторів), що відстежуються
Управлінський моніторинг забезпечує підстави для контролю, тобто результати моніторингу відстежуються як порівняно зі стандартами, так і з попередніми показниками. Тому моніторинг здатен частково виконувати функцію контролю і здійснювати зворотний зв’язок між реальними і плановими показниками, що свідчить про тісний взаємозв’язок між моніторингом і контролем.
Процес реалізації розглянутих взаємозв’язаних управлінських функцій на основі моніторингу унаочнює на рис. 3.7.
Рис. 3.7. Процес реалізації управлінських функцій на основі моніторингу
в процесі його проведення, стають базовими підставами формування структурних підрозділів об’єкта. Із посиленням ролі людського чинника зростає значення реалізації функції мотивації. Включення до системи моніторингу показників, пов’язаних з інтересами персоналу, систематичне вивчення його потреб дозволить будувати найефективнішим чином мотивацію, визначати найважливіші потреби працівників.
Моніторинг виступає такою єднальною ланкою, яка активно впливає на виконання всіх основних загальних функцій управління. У процесі управління моніторинг як його загальна функція об’єднує і координує виконання всіх інших управлінських функцій. Тому можна говорити, що відпадає необхідність у функції координації.
Будь-яка функція управління має реалізовуватися максимально результативно. Ця вимога залишається актуальною і для моніторингу. Щоб результати управлінського моніторингу зберігали високу результативність, потрібен певний період його проведення, тобто тривалість спостереження. Тривалість моніторингу має співвідноситися з регулярністю збирання моніторингових даних. При цьому чим більшою є кількість відстежуваних параметрів, тим вища результативність. Результативність управлінського моніторингу залежить від двох складових: тривалості його проведення і кількості показників. Співвідношення цих параметрів і можливості моніторингу за сформованих умов відображено на рис. 3.8.
Рис. 3.8. Результативність використання моніторингу в управлінні
Завдяки цій матриці можна визначати необхідні дії щодо вдосконалення управлінського моніторингу та розробляти стратегію дій з використання його показників для реалізації загальних функцій управління об’єктом.
За незначного обсягу моніторингових показників, але за тривалого їх збирання необхідно налагодити регулярність збирання даних і формувати систему їх контролю для отримання максимально достовірної й оперативної інформації. За низької та середньої тривалості збирання даних управлінського моніторингу застосування їх для прогнозування не дасть високих позитивних результатів. Тому максимальну результативність від застосування результатів системи управлінського моніторингу можна отримати тільки через певний проміжок часу. За основними показниками це може бути рік, а для формування стратегії розвитку і прогнозування бажано, щоб цей часовий відрізок був тривалішим.
Успіх використання управлінського моніторингу досягає максимального результату за відносно тривалого періоду збирання моніторингових даних і за максимальної кількості показників, що охоплюють всі підсистеми об’єкта та його основні елементи.
Отже, управлінський моніторинг є складовою загальних функцій управління. Включення його до системи управлінських функцій зумовлене ускладненням процесів управління, необхідністю прийняття рішень у складних динамічних умовах зовнішнього середовища існування об’єкта і трансформації його основних компонентів.
