Posibniki.com.ua Менеджмент Організація праці менеджера РОЛЬ СЕКРЕТАРЯ В ОРГАНІЗАЦІЇ ПРАЦІ МЕНЕДЖЕРА 15.1. Різновиди секретарських посад


< Попередня  Змiст  Наступна >

РОЛЬ СЕКРЕТАРЯ В ОРГАНІЗАЦІЇ ПРАЦІ МЕНЕДЖЕРА 15.1. Різновиди секретарських посад


Секретар — це перший і часто єдиний помічник керівника. Ця посада виникла у процесі поділу праці на тому етапі, коли керівники великих організацій відчули необхідність і доцільність для виконання технічних і допоміжних управлінських операцій вводити до штату посади спеціальних помічників.

Довгий час ці посади в різних країнах мали різні назви. У запорозько му козацтві це був писар. У ХVIII ст. у багатьох європейських країнах утверджується назва посади — секретар.

Слово «секретар» походить від латинського secretaries — учасник таємних нарад. У сучасній українській мові це слово вживається у багатьох значеннях:

• службовець, що відає листуванням, веде справи установи, організації або окремої особи;

• особа, що ве де протокол зборів, наради, засідання;

• виборний керівник партійної або іншої громадської організації чи її керівного органу;

• виборна службова особа у складі вищих та місцевих органів державної влади;

• особа, що керує поточною роботою наукової установи, редколегії тощо (наприклад, учений секретар, відповідальний секретар) [47, с. 516].

Стародавнє визначення посади секретаря як довіреної ос оби певною мірою зберігає свій сенс і донині. Будь-яка секретарська посада передбачає роботу з документами, зі службовою інформацією, яка може мати ознаки обмеженого доступу. Тому людина, що обіймає таку посаду, має бути зібраною, надійною, відданою організації, в якій вона працює.

На посади секретарів призначають (секретар керівника, перший секретар посольства); обирають (секретар сільради, профкому підприємства); обов’язки секретаря виконують як громадське доручення тривале (секретар ради ветеранів) або тимчасове (секретар загальних зборів трудового колективу).

Зміст роботи, її складність, відповідальність секретаря на різних посадах неоднакові, різні й вимоги до підготовки та практичного досвіду. В одно му випадку достатньо загальної середньої освіти і короткотермінових курсів, у другому — потрібна спеціальна вища освіта і стаж роботи, у третьому — вимагається наявність наукового ступеня.

В. Шейнов, наприклад, розглядає п’ять рівнів секретарських посад: від секретаря-друкарки до керівника секретаріату. Ці рівні різняться складом виконуваних функцій, ступенем самостійності працівника, кваліфікаційними вимогами та осві тою (табл. 15.1).

З табл. 15.1 випливає, що не варто молодим людям розглядати секретарську посаду як неперспективну і тупікову. За бажання можна досить швидко «дорости» до таких відповідальних посад, як асистент (помічник) керівника, офісменеджер або керівник секретаріату.

Довідник кваліфікаційних характеристик працівників (вип. І, розд. І) містить три основні секретарські посади, що ви користовуються в управлінні організаціями: секретар керівника, секретар-друкарка і секретар-стенографістка [16, с. 348—349; 350—

353].

У великих організаціях поряд з посадою секретаря може бути й посада помічника керівника. У деяких комерційних організаціях існують посади секретар-референт або офіс-менеджер.

Посада секретаря вводиться до штатного розкладу організації за рішенням її керівника. У великих організаціях мо же бути кілька секретарів: у першого керівника, його заступників, головних спеціалістів, начальників великих цехів, філіалів тощо.

Світова практика свідчить, що економити кошти за рахунок посади секретаря невигідно. Секретарські функції існують об’єктивно. Якщо у штаті немає секретаря як технічного службовця, то функції виконуватимуть інші люди з вищою освітою з більшою зарплатою, на гіршому якісному рівні.

Керівнико ві необхідно пам’ятати, що добре підготовлена й сумлінна секретарка зберігає до 30% його робочого часу. Якість і ефективність роботи апарату значною мірою залежить від уміння секретаря зі знанням справи виконувати свої обов’язки, звільнити

керівника від виконання технічних функцій та рутинних операцій.

Таблиця 15.1

РІВНІ СЕКРЕТАРСЬКИХ ПОСАД, ФУНКЦІЇ, СТУПІНЬ САМОСТІЙНОСТІ ТА

КВАЛІФІКАЦІЙНІ ВИМОГИ Й ОСВІТА [63, с. 12—13]

Рівень Посада Основні функції Ступінь самостійності Кваліфікаційні вимоги, освіта
1 Секретардрукарка Друкування документів під диктовку; ведення документації; відповіді на телефонні дзвінки; відправлення і отримання кореспонденції Діє за вказівкою керівника, практично не приймає самостійних рішень Діловодство, ПК, оргтехніка, машинопис (рос.). Навчальновиробничі комбінати, курси секретарів
2 Секретар Перегляд пошти, відбір необхідної кореспонденції, відповіді на стандартні запити, індивідуальний підхід до телефонних дзвінків, контроль виконання завдань Приймає окремі самостійні рішення у стандартних ситуаціях Діловодство, ПК, оргтехніка, машинопис (рос./лат.). Курси секретарів
3 Секретарреферент Самостійне складання листів, контроль виконання документів і завдань, складання графіка робочого дня керівництва, огляд і підготовка інформації для шефа, підготовка і забезпечення переговорів Приймає самостійні рішення у межах своєї компетенції Діловодство, ПК, оргтехніка, швидкісний машинопис (рос./лат.). Іноземна мова, комунікабельні сть. Спеціалізовані секретарські школи, навчальні центри, коледжі
4 Референт Оброблення і розподілення кореспонденції , реферування інформації, підготовка звітів і статей для шефа, участь у переговорах Виявляє серйозну ініціативу, пропонує рішення керівникові Діловодство, ПК, оргтехніка, швидкісний машинопис (рос./лат.), іноземна мова (вільно), комунікабельніст ь. Вища освіта, спеціалізовані секретарські школи, навчальні центри
5 Асистент керівника, офісменеджер, керівник секретаріату Забезпечення діяльності офісу, розв’язання адміністративни х питань, запровадження нових форм організації роботи, участь у розробленні стратегії фірми. Підбір, керівництво і навчання підлеглого персоналу Самостійно серйозні питання, бере участь в управлінні фірмою у межах делегованих шефом повноважень Діловодство, ПК, оргтехніка, швидкісний машинопис (рос./лат.), 2 іноземні мови (1 — ві льно), комунікабельніст ь. Вища освіта, спеціалізовані секретарські школи, навчальні центри. Підготовка за профілем фірми, стажування за кордоном

< Попередня  Змiст  Наступна >
Iншi роздiли:
15.3. Взаємодія секретаря і керівника
ОЦІНЮВАННЯ І СТИМУЛЮВАННЯ ПРАЦІ МЕНЕДЖЕРА 16.1. Значення оцінювання праці менеджера
16.2. Поточне і регулярне оцінювання праці менеджерів
16.3. Періодичне комплексне оцінювання праці менеджерів
16.4. Стимулювання праці менеджерів
Дисциплiни

Медичний довідник новиниКулінарний довідникАнглійська моваБанківська справаБухгалтерський облікЕкономікаМікроекономікаМакроекономікаЕтика та естетикаІнформатикаІсторіяМаркетингМенеджментПолітологіяПравоСтатистикаФілософіяФінанси

Бібліотека підручників та статтей Posibniki (2022)