5.1. Аналіз затрат робочого часу працівників апарату управління
Апарат управління, працівники управління, управлінський персонал — ці терміни мають синонімічне значення: сукупність працівників підприємства, які управляють виробництвом, здійснюють його інформаційне обслуговування, відповідають за економічний, технічний, організаційний та соціальний розвиток. Згідно з Державним класифікатором професій до цієї групи працівників належать керівники і менед жери, професіонали, фахівці та технічні службовці, тобто люди, які виконують переважно розумові операції (дії), нерідко творчого характеру.
У загальній кількості персоналу підприємства апарат управління може становити значну частину — 10…25 % і більше залежно від рівня механізації та автоматизації виробництва. Ця обставина вимагає відповідального ставлення до планування чисельності управлінськ ого персоналу та формування його особового складу.
Управлінський апарат, як мозковий центр, відповідає за поточний стан і розвиток підприємства. Але просте кількісне зростання чисельності працівників управління ще не гарантує успішної діяльності всього трудового колективу. Тому чисельність працівників управління необхідно так само жорстко нормувати, як і будьякі інші категорії персо налу.
Нормування управлінської праці ускладнюється тим, що апарат управління підприємством охоплює працівників, зайнятих виконанням неоднорідних функцій. Також наявні певні відмінності за змістом і складністю праці, умовами, в яких вона відбувається.
Однією із суттєвих характеристик рівня (якості) організації управлінської праці є ефективність використання робочого часу.
Для того щоб робочий час використовувався проду ктивно, його треба ретельно вивчати, вести спостереження за роботою працівників, аналізувати причини втрат і непродуктивних затрат.
Рис. 5.1. Класифікація затрат робочого часу управлінського персоналу [19, с. 38]
Такий аналіз дає корисну інформацію про зміст праці конкретних посадових осіб, раціональність поділу праці, ефективність професійно-кваліфікаційної структури працівників управління та ефективність витрат на управлінський персонал.
На рис. 5.1 подано розгорнуту класифікацію затрат робочого часу працівників апарату управління. З рисунка випливає, що загальний робочий час розподіляється на дві різновеликі частини: час роботи і час перерв. На йпродуктивнішою частиною робочого дня є час виконання посадових обов’язків.
За структурою час виконання посадових обов’язків може мати чотири складові:
• підготовчо-завершальний час;
• час основної роботи, або оперативний час;
• час обслуговування робочого місця;
• час непродуктивної роботи.
Підготовчо-завершальний час витрачають на отрима ння завдань від вищого керівництва, консультування, пошуки інформації, погодження та підписання підготовлених документів, здавання завершеної роботи.
Основний (оперативний) час використовують на виконання операцій та процесів, що становлять зміст посадових обов’язків працівника. Чим більшою є питома вага часу основної роботи, тим результативніше працює людина. Для працівників апарату управління час основно ї роботи охоплює його затрати на вико
нання організаційно-адміністративних, творчих, формальнологічних і технічних дій.
Організаційно-адміністративна праця
— це сфера компетенції керівників різних рівнів управління. Творча праця характерна і для керівників, і для професіоналів. Формально-логічні роботи виконують переважно фахівці, частково технічні службовці та професіонали. Технічна робота включає прості операції, пов’язані з прийманням, сортуванням, обліком, зберіганням та передава нням різноманітної інформації, виконанням операторських та секретарських функцій. Технічні операції виконують переважно технічні службовці.
Непродуктивна робота (виправлення неякісно виконаних завдань і доручень, необов’язкова участь у нарадах, пошук або очікування посадових осіб, виконання громадських обов’язків тощо) здебільшого є прямим наслідком різноманітних недоліків в організації праці управлінського персо налу.
Виконання робіт, не передбачених посадовими обов’язками, може бути наслідком порушень трудової дисципліни з боку працівника, рідше — з ініціативи керівництва, коли воно вимушене з різних причин залучати працівників у робочий час виконувати завдання, які не входять до їх обов’язків (прибирати приміщення після ремонту, тимчасово за міщати відсутнього працівника, чергувати тощо).
Час обслуговування робочого місця включає затрати часу на організаційне, технічне та інформаційне самообслуговування та самозабезпечення. Це в основному прибирання робочого місця, одержання та доставка витратних матеріалів, підготовка до роботи технічних засобів, бланків, інших носіїв інформації, підбір фахової літератури в бібліотеці, замовлення документів з архіву, упорядк ування документації, що зберігається на робочому місці.
Нерегламентовані перерви, у разі їх виникнення, — це неприховані затрати робочого часу. Такі перерви залежать від працівника, зумовлені порушеннями трудової дисципліни. Незалежні від працівника нерегламентовані перерви, як правило, є свідченням порушень в організації праці, рідше їх причиною можуть бути пе вні форс-мажорні обставини, наприклад, незалежне від підприємства раптове знеструмлення електромережі.
Наука і практика нормування праці управлінського персоналу розробили кілька методів дослідження змісту праці та затрат робочого часу. Найчастіше для цього використовуються різні варіанти фотографії робочого часу, моментні спостереження, усні та
У табл. 5.1 наведено якісні характеристики таких поширених методів вивчення змісту праці та структури затрат робочого часу працівниками управління, як самофотографія робочого часу, фотографія робочого часу та моментні спостереження.
У дод. 3 подано зразки карт самофотографії та фотографії робочого часу. У дод. 4 наведено зра зок карти для фіксації моментних спостережень за роботою майстрів.
Усне опитування здійснюється у формі бесіди або інтерв’ю. Для письмового опитування використовують спеціально підготовлену анкету.
В анкеті доцільно поставити запитання, відповіді на які давали б інформацію респондента про: особливості організації праці на робочому місці, якість планування роботи, види та стр уктуру виконуваних завдань, використовувані засоби праці, наявність перешкод у роботі, якість інформаційного забезпечення, режими праці та відпочинку, причини збоїв у роботі і втрат робочого часу тощо.
| Труднощі в икор истання і недо ліки |
Складн іс ть що д о г р упува н ня та оброблен н я д а них . Недо статня то чність ре зу ль татів не вияв ляє повністю втрат робо ч ог о часу з вини працівника |
Недостатня точність рез у ль тат і в — не вия вляє повністю втрат робо ч ог о часу з вини працівника |
Неоща д ливий . Вели ка тру д о місткість про вед е ння . С п рич инює н есприятливий вп ли в на прац і в н и к ів , по тре бу є високої кваліфікації до слід ника |
Потре б у є високої кваліфі кації д о слід ника |
| Переваги |
Ощадливий |
Нетру д омістки й . Ощадливий . Зруч ний для обро б лення д а них |
Більша точніст ь ніж за само ф отог р афії . Використову є ться для контролю д а них , здобу т их ін ш и м и ме тодами |
Точ н іс ть рез у льтатів . Ощадливий |
| Доцільніст ь заст осування |
На поч а т к у вив ч ення організ а ції праці . За одно часног о вивч ення змісту праці та стру кту ри за т р а т ро бочого часу . За нез нач них обсягів д о слід ження з елементами ан кетного опитування |
За у м ови поперед н ього вивч ення змі сту праці . За великих обсягів досліджен н я |
За у м ови поперед н ього вивч ення змі сту праці |
Застос ову є ться як вибірковий метод у разі масових с п остереж е нь . Доцільне поперед н є вивч ення органі зац і ї праці іншими методами . Застос ову є ться як метод пе р е вірки ре зу льтатів , здоб у т и х іншими ме т о да м и |
| Метод |
Самофотографія ро бо чого ча су ( бе з перелі ку елем е н т і в праці ) |
Самофотографія ро бо чого часу ( з пер е ліком елементів праці ) |
Фотографія робочого дн я |
Метод моме нт них спос т е р е ж е н ь |
письмові опитування, рідше — хронометраж і спеціальне кінознімання. Усне і письмове опитування доцільно проводити у поєднанні з іншими способами аналізу затрат робочого часу, що сприятиме досягненню точніших, об’єктивних результатів.
Кожен метод аналізу затрат робочого часу працівниками управління має певні переваги та недоліки. Тому потрібне ретельне обґрунтування вибору працівників, робота яких буде аналізуватись, та методів аналізу. За будь-яких методі в аналіз затрат робочого часу — процес складний і трудомісткий; він потребує високої кваліфікації дослідників, досконалого знання ними управлінських процедур і операцій.
Аналіз має завершуватись визначенням основних показників використання робочого часу працівниками управлінського апарату:
— екстенсивного використання робочого часу;
— втрат робочого часу, що залежать від працівника;
— вт рат робочого часу з причин, що не залежать від працівника;
— затрат часу на виконання невластивих працівникові робіт;
— показники структури зайнятості працівників.
Коефіцієнт екстенсивного використання робочого часу К е :
К е = 1 – П/Ф, де П — сумарний час усіх видів перерв у роботі, хв;
Ф — денний фонд робочого часу, хв.
Коефіцієнт втрат робочого часу, що залежать від працівника,
К вп :
К = В/Ф, де єнт втрат робочого часу, що не залежать від працівника, К вн :
В п — втрати часу з вини працівника, хв.
Коефіці внн де В н
К = В/Ф, ти робочого часу з причин, що не залежать від праців
— втра ника, хв. нррр де Н р — затрати біт (завдань), хв;
Коефіцієнт затрат часу на виконання невластивих робіт К нр :
К = Н/Ф, часу на виконання невластивих працівникові ро впп
Ф р — загальний час роботи, хв.
Коефіцієнт затрат часу нботу К тр : де ту, хв; ієнт затрат часу на організаційно-адміністративну роботу К оа : де , хв.
К тр = Т/О,
Т — затрати часу на творчу робо
О — час основної роботи, хв.
Коефіц
К оа = О а /О,
О а
—затрати часу на організаційно-адміністративну роботу а льно
Коефіцієнт затрат часу нформа-логічну роботу К фл : де
К фл = Ф л /О,
Ф л
—затрати часу на формально-логічну роботу, хв. а виконавсь
Коефіцієнт затрат часу нку (технічну) роботу К вр : де боти, ефективність поділу праці в апараті управління, дисципліну працівників, ріаці. пе редельності працівників; ивалий період; іпшення улювання праці; а творчу ро
К вр = В р /О,
В р
—затрати часу на виконавську роботу (технічні операції), хв.
Аналіз затрат і структури робочого часу корисний тим, що він дає дуже важливу інформацію про якість планування ро вень мотивації до продуктивної та якісної пр
