Головним завданням бухгалтерського обліку, його основним призначенням і цінністю є забезпечення користувачів достовірною та своєчасною інформацією. Саме ці два критерії є особливо важливими, якщо мова йде про управлінську інформацію. Досягнути виконання таких завдань можна шляхом автоматизації обліку.
Питання автоматизації обліку та розвиток комп’ютерної форми обліку розглядали Ф. Ф. Бутинець, В. П. Завгородній, С. В. Івахненков та ін.
Але не в повній мірі висвітлювались питання щодо функціональних завдань, які стоять перед обліковими працівниками, зайнятими обліком витрат. У даній статті ми пропонуємо зупинитись на переліку функціональних завдань, які вирішуються при автоматизованому обліку витрат на продукцію побічного лісокористування, та уточнюються функції облікових працівників.
Сучасна автоматизована система обліку будується на основі найновіших засобів обчислювальної техніки і повинна забезпечувати : повне і своєчасне задоволення інформаційних потреб користувачів; виконання контрольних задач з метою отримання необхідної інформації про наявні відхилення; отримання комп’ютерних управлінських рішень; здійснення аналізу і прогнозування фінансово-господарської діяльності підприємства [1, с. 5].
Як і будь-яка інформаційна система інформаційна система обліку (ІСО) включає дві підсистеми : функціональну та забезпечуючу.
Функціональна представляє собою перелік функціональних задач, вирішення яких повинне бути забезпечене при автоматизації обліку, і є, по-суті, моделлю предметної області автоматизації. Її основне призначення полягає в автоматизованому розв’язанні облікових задач і наданні необхідної інформації зовнішнім і внутрішнім користувачам. Правильне окреслення предметної області автоматизації, правильне визначення переліку функціональних задач дає можливість визначити набір вимог, які висуваються до системи. Тому суттєвим моментом при вивченні предметної області автоматизації є аналіз вимог — правильне розуміння, які саме результати необхідні керівництву і користувачам. При цьому варто відмітити, що функціональна модель обліку витрат продукції побічного лісовикористання включатиме спостереження і реєстрацію фактів господарської діяльності з формуванням на їх основі первинних документів; обробку даних, яка передбачатиме накопичення, систематизацію та узагальнення інформації; визначення обсягів заготовленої побічної лісопродукції та її калькулювання; визначення результатів виробництва; надання інформації внутрішнім користувачам; прийняття управлінських рішень, їх доведення до низових ланок і контроль за виконанням цих рішень. Інформаційні потоки, що циркулюватимуть в даній моделі, включатимуть первинну, вторинну та результатну інформацію. Зафіксована в первинних документах інформація буде первинною до її обробки. Після систематизації та узагальнення вона перейде в розряд вторинної. Інформація, підготовлена для надання внутрішнім користувачам, а також прийняті на її основі управлінські рішення, варто відносити до результатної інформації.
Облік витрат продукції побічного лісокористування є складовою ІСО, тому для неї характерними будуть : управління даними, складні структури даних, великий об’єм вхідних даних, інтенсивне введення/виведення інформації.
Основне призначення функціональної підсистеми — автоматизоване розв’язання задач бух обліку для формування інформації, необхідної для прийняття управлінських рішень.
Аналіз публікацій [2] дає можливість виділити наступні функції бух обліку при веденні його вручну: спостереження за фактами господарської діяльності, які реально існують і відображаються у процесі мислення людиною; фіксування фактів господарської діяльності; обробка даних; порівняння передбачуваних параметрів з фактичними в розрізі окремих об’єктів; задоволення інформаційних потреб користувачів; забезпечення зворотного зв’язку в системі управління.
Дані функції можна деталізувати, зупинившись на конкретних задачах, виділених за функціональною ознакою.
Основними функціональними задачами обліку витрат на продукцію побічного лісокористування при цьому є: спостереження і фіксація фактів господарської діяльності, пов’язаних зі споживанням ресурсів виробництва; обробка зафіксованих даних; визначення обсягів продукції; калькулювання продукції; виявлення результатів виробництва; надання інформації внутрішнім споживачам; забезпечення зворотного зв’язку в системі управління.
При автоматизації обліку витрат бухгалтеру необхідно спостерігати за фактами господарської діяльності та реєструвати їх, групувати, систематизувати та виконувати інші дії по обробці даних, визначати обсяги продукції та її собівартість, надавати інформацію за запитами з інших автоматизованих робочих місць бухгалтера (АРМБ) різних рівнів управління тощо. Тобто автоматизація бухгалтерського обліку не змінює переліку функціональних задач, які вирішує облік. Суттєво змінюється лише спосіб вирішення цих задач. При автоматизації обліку витрат на побічне лісокористування функціональні задачі обліку витрат залишатимуться такими ж, як і при веденні обліку вручну. Але необхідно відмітити, що функції облікових працівників при цьому суттєво зміняться, зміниться розподіл часу, що затрачається на виконання цих функцій. Перелік операцій, які виконує обліковий працівник, може бути наступним:
— внесення нормативно-довідкової та іншої інформації умовнопостійного характеру в єдину (та локальні) бази даних;
— актуалізація та ведення нормативно-довідкової інформації;
— внесення інформації про господарські операції в електронний документ — реєстр господарських операцій з одночасним формуванням первинного електронного документа;
— контроль правильності інформації;
— формування запитів при обробці вхідної інформації;
— формування запитів на отримання регістрів обліку, регламентованих, спеціалізованих та стандартних звітів;
— інформаційний взаємозв’язок з суміжними АРМБ та інформаційною системою підприємства;
— виконання контролюючих функцій;
— виконання аналітичних функцій.
Це, в свою чергу, вимагає доповнення переліку вмінь, навичок та функцій облікових працівників у посадових інструкціях бухгалтера. При автоматизованому веденні обліку, поряд з традиційними вимогами до рівня фахової підготовки бухгалтера, на нашу думку, необхідно включити вміння формувати запити на отримання проміжних та остаточних результатів обробки економічної інформації.
Порівняння виконуваних функцій при ручному та автоматизованому веденні обліку подано в табл. 1.
Таблиця 1
СКЛАД КОМПЛЕКСІВ ЗАДАЧ У ФУНКЦІОНАЛЬНІЙ ПІДСИСТЕМІ ІНФОРМАЦІЙНОЇ СИСТЕМИ ОБЛІКУ (обліку витрат на продукцію побічного лісокористування)
| Задача |
Зміст робіт (виконувані функції) при ручному веденні обліку |
Зміст робіт (виконувані функції) при автоматизованому веденні обліку |
| Спостереження і фіксація фактів господарської діяльності, пов’язаних зі споживанням ресурсів виробництва |
Формування первинних документів при здійсненні господарських операцій в процесі діяльності держлісгоспу шляхом фіксації даних на паперових носіях інформації, при потребі — в кількох примірниках з ручним заповненням обов’язкових реквізитів підвищення ймовірності помилок при заповненні первинних документів на підставі інших, можливість арифметичних підрахунків |
Автоматизоване формування первинних документів при здійсненні господарських операцій в процесі діяльності держлісгоспу з автоматичним заповненням ряду обов’яз-кових реквізитів — автоматичне заповнення показників у взаємопов’язаних документах — можливість помилок при арифметичних підрахунках практично = 0 |
| Обробка зафіксованих даних |
Систематизація та узагальнення інформації, відображеної в первинних документах (рознесення по реєстрах обліку (з можливістю виникнення помилок), арифметична обробка) |
Автоматичне формування по запиту облікового працівника, яке практично виключає можливість арифметичних помилок, автоматичне виконання розрахунків |
| Визначення обсягів продукції |
Визначення обсягів заготовленої побічної лісопродукції |
Формування інформації автоматично по запиту користувача |
| Калькулювання продукції |
Визначення витрат на випуск всього обсягу продукції та одиниці продукції |
Формування інформації автоматично по запиту користувача |
Закінчення табл. 1
| Задача |
Зміст робіт (виконувані функції) при ручному веденні обліку |
Зміст робіт (виконувані функції) при автоматизованому веденні обліку |
| Виявлення результатів виробництва |
Порівняння фактичних даних з нормативними, виявлення відхилень та їх причин, моделювання поведінки витрат |
Порівняння фактичних даних з нормативними, виявлення відхилень та їх причин, моделювання поведінки витрат з використанням функціональних можливостей програмних продуктів |
| Надання інформації внутрішнім споживачам |
Надання інформації управлінцям держлісгоспу про склад і величину витрат, обсяги продукції, її собівартість тощо для прийняття управлінських рішень із запізненням (при вищому ступені точності), з відхиленнями, що можуть бути суттєвими (при оперативному інформуванні) |
Надання достовірної інформації управлінцям держлісгоспу про склад і величину витрат, обсяги продукції, її собівартість тощо для прийняття управлінських рішень у будь-якому розрізі, з будь-яким ступенем деталізації, за будь-який проміжок часу за запитом |
| Забезпечення зворотнього зв’язку в системі управління |
Доведення управлінських рішень до низових ланок та контроль за їх виконанням |
Доведення управлінських рішень до низових ланок та контроль за їх виконанням |
Важливим моментом треба вважати зміну розподілу часу між окремими виконуваними функціями. Якщо при веденні обліку вручну питома вага витрат часу на фіксацію і арифметичну обробку даних найбільша, то при автоматизованому веденні бухгалтерського обліку витрати часу на виконання рутинних операцій мінімальні, тоді як час на здійснення аналітичних функцій (розрахунків, процедур) зростає, створюючи можливості для моделювання явищ і процесів для з’ясування зміни результуючих показників при зміні факторів. Тобто розширюється творчий елемент у роботі працівників, посилюватиметься підхід до бухгалтерського обліку як кібернетичної системи, оскільки автоматизація дає можливість врахувати значно більшу кількість факторів, які впливають на результуючий показник та досліджувати зв’язки та відношення між підсистемами в системі обліку та елементами в підсистемах, дозволить подавати інформацію динамічно. Автоматизація обліку витрат на виробництво побічної лісопродукції дасть можливість зменшити ентропію системи управління, оскільки «чим вищий інформаційний рівень підприємства, як виробничої системи, тим нижчий рівень ентропії, що призводить до економнішого витрачання ресурсів» [3, с. 7].
Автоматизація обліку передбачає визначення переліку функціональних задач, що підлягають автоматизації, та уточнення функцій облікових працівників. Запропонований перелік завдань і функцій покликаний спростити роботу працівників обліку при окресленні предметної області автоматизації. Подальшої розробки поряд з визначенням завдань і функцій працівників обліку потребуватимуть питання організації мереж АРМБ в системі управління підприємством.
ЛІТЕРАТУРА
1. Завгородний В. П. Автоматизация бухгалтерського учета, контроля, анализа и аудита. — К.: А.С.К., 1998. — 768 с.
2. Пушкар М. С. Тенденції та закономірності розвитку бухгалтерського обліку в Україні (теоретико-методологічні аспекти) Монографія. — Тернопіль: Еконо-мічна думка, 1999. — 422 с.
3. Чумаченко М. Г., Пушкар М. С. Розвиток системи обліку на принципах інформатики і кібернетики //Удосконалення системи обліку, аналізу та аудиту як складової інформатизації суспільства. Збірник матеріалів міжнародної міжвузівської науково-практичної конференції. Тернопіль — Мукачево. 2004. — С. 5—11. Лідія Слюсарчук, канд. екон. наук, проф., Національний авіаційний університет
