ЗАГАЛЬНА ХАРАКТЕРИСТИКА СИСТЕМИ R/3 ТА ЇЇ СКЛАДОВИХ ЕЛЕМЕНТІВ

9.1. Загальна характеристика системи R/3 та її складових елементів

9.2. Організація обліку та звітності в системі R/3

9.3. Управління матеріальними потоками в системі R/3

Резюме

Терміни і поняття

Запитання для перевірки знань

Завдання для індивідуальної роботи Вивчивши матеріал цього розділу, ви будете ЗНАТИ:

— загальну характеристику системи R/3 та її складові елементи;

— метод планування й управління виробництвом на базі програмного модуля-РР;

— роботу модулів управління якістю (QM), менеджмент персоналу (РА), управління часовими даними (РТ);

— роботу модуля розрахунку заробітної плати (PY);

— принципи організації обліку та звітності в системі R/3;

— управління матеріальними потоками в системі R/3, а також УМІТИ:

— працювати з модулями системи R/3;

— готувати контрольні приклади для економічних задач і реалізовувати їх у середовищі програмної системи R/3.

Сьогодні, за умов зростання обсягу інформаційних потоків, підприємствам усіх галузей економіки конче потрібно мати ефективну та надійну систему управління, в якій прийняття управлінських рішень здійснюватиметься з огляду на реальний стану справ у виробничій сфері, фінансах і людських ресурсах. Такі вимоги може задовольнити система управління корпоративними бізнеспроцесами R/3.

Система SAP R/3

— це інтегрований комплекс програмних засобів корпоративного управління, що поєднує стандартні організаційно-економічні функції та спеціалізовані за галузями господарські процеси. Нині це одна з найпотужніших і функціонально розвинених КІС, розроблення німецькою компанією SAP AG (Systems Applications Products), штаб-квартира якої розташовано в місті Вальдорф. SAP AG є безперечним світовим лідером з обсягу продажу прикладного програмного забезпечення архітектури клієнт-сервер, що утричі перевищує обсяг продажу аналогічного продукту відомої компанії Oracle, яка посідає друге місце.

Система R/3 реалізована на базі сучасної клієнт-серверної архітектури (трирівневої), що дає можливість організувати ефективне розподілене оброблення інформації та працювати на різних моделях обчислювальної техніки, має гнучкий інтерфейс користувача і понад 30 мовних варіантів, зокрема й український. SAP AG має чисельні філії у країнах Європи, Азійсько-Тихоокеанського регіону, Америки, Австраліїї.

Понад 15 000 компаній більш як 100 держав світу здійснюють свою діяльність, використовуючи продукт SAP,

— систему R/2 для великих ЕОМ (мейнфреймів) і систему R/3 для конфігурацій клієнт-сервер і відкритих систем. Клієнтами SAP є такі відомі фірми, як BMW, Mersedes-Benz AG, Adidas, General Elektric, Philips, IBM, Telecom AG та багато інших.

У 1992 року SAP активно працює на ринку СНД. 1998-го SAP СНД відкрила свої офіси в Україні (м. Київ), Казахстані (м. Алма-Ата), Санкт-Петербурзі. На початку 2000 року SAP R/3 стали успішно використовувати на таких підприємствах, як Туламашзавод, Свердловенерго, Сургутнафтагаз, Донецький металургійний комбінат, Чорнобильська АЕС та ін. Крім того, фірма SAP уклала угоди з такими відомими підприємствами, як Лукойл, Славнафта, Національний банк

До складу R/3 входять додатки у сфері обліку та звітності, контролінгу, організації виробництва, управління матеріальними потоками, а також у сфері забезпечення якості, техобслуговування і ремонту устаткування, збуту, управління персоналом і проектами. Система дає змогу інтегрувати всі господарські процеси в єдину систему планування, управління і контролю діяльності підприємства. Спеціалізований набір рішень надає понад 100 готових сценаріїв для різних галузей, які відображають близько 1000 різних виробничих, організаційних і технологічних процесів для сфери діяльності будь-якого підприємства. Важливою характеристикою R/3 є те, що вона може працювати за умов інфляції та підтримувати розрахунки в кількох валютах. R/3 побудована за модульним принципом. модулі можна використовувати як окремо, так і в комбінації з іншими.

За основними функціональними сферами система R/3 поділяють на три напрями:

• облік та звітність;

• логістика;

• управління персоналом.

Фінансовий облік та звітність. Система обліку та звітності R/3 є єдиною концепцією, що відображає всі аспекти фінансів, управління інвестиціями, контролінгу, фінансового менеджменту й контролінгу підприємства. Найважливіші її модулі такі: фінансова бухгалтерія, бухгалтерський облік основних засобів, контролінг, управління інвестиціями, фінансовий менеджмент, контролінг підприємства.

Фінансова бухгалтерія (ідентифікатор F1). У цьому модулі збираються всі дані для бухгалтерської та міжнародної звітності. Одночасно повне документальне оформлення господарських операцій і обширна інформація слугують вихідною базою для завдань планування і контролю потреби у відповідних ресурсах для всього підприємства. Крім того, в інтернаціональному середовищі різних компаній, мов, валют і планів рахунків додаток Фінансова бухгалтерія системи R/3 гарантує повний огляд фінансових даних. За допомогою спеціальних адаптаційних режимів забезпечуються цілковита локалізація в середовищі законодавчих вимог, відповідність правовому й методологічному фінансовому розпорядженням; ураховується розходження валютної та податкової систем.

Ядром фінансової бухгалтерії є головна книга (F1-GL), яка слугує основою для пошуку стратегічних рішень завдяки інтеграції потоків операцій усіх фінансово-економічних процесів підприємства. Вона підтримує гнучку структуру плану рахунків на рівнях корпорації, концерну й компаній, різні валюти й мови, інтегрований фінансовий календар, різнобічну систему фінансової звітності, що цілком відповідає національним і міжнародним вимогам.

Модуль F1 підтримує спеціальні функції — бухгалтерія дебіторів (F1-AR) і бухгалтерія кредиторів (F1-AР), завдяки чому можна здійснювати фінансовий огляд глобальних зв’язків із діловими партнерами. Допоміжні книги дебіторів і кредиторів інтегровані з головною книгою та з відповідними сферами збуту й управління матеріальними потоками, в яких перебувають вихідні дані для фінансових операцій. Додаток підтримує стандартизовані господарські операції

України, Міністерство енергетики України, Жидачівський целюлозопаперовий комбінат.

Бухгалтерський облік основних засобів (F1-FM) забезпечує управління основним капіталом підприємства. Центральним елементом додатка є плани оцінювання вартості, що відбивають специфіку конкретної країни і пристосовані до її законодавства. На підставі планів оцінювання підтримується весь процес руху основного засобу від придбання до вибуття; виконується моделювання амортизації та нарахування відсотків; здійснюються інтеграція з додатками управління проектами і розрахунок замовлень під час управління капіталом; інтеграція з додатком ТОРУ (технічне обслуговування і ремонт устаткування) під час управління устаткуванням; управління орендованими основними засобами й незавершеним капітальним будівництвом.

Крім того, цей модуль містить консолідацію (F1-LC)

— додаток, що забезпечує одержання консолідованої фінансової звітності в рамках корпорації (концерну), а також стратегічне балансове планування за різних методів оцінювання і додаток фінансового контролінгу (F1-FC).

Модуль СО-контролінг є цілісною системою погоджених інструментів планування, управління і контролю, що використовують єдиний порядок звітності для координації змісту і здійснення внутрішньовиробничих процесів. Додаток підтримує визначення витрат у різних аспектах: контролінг непрямих витрат, облік за видами витрат, облік витрат за місяцями їхнього виникнення, облік витрат за замовленнями, облік витрат за процесами, облік витрат за продуктами, а також у комбінації один з одним, що, своєю чергою, забезпечує всебічний аналіз, оперативне виявлення проблемних галузей та їх оптимізацію.

Управління інвестиціями (ІМ) — це додаток, що забезпечує цілковиту підтримку інвестиційних заходів і проектів — від планування до розрахунку, включно з розрахунком економічної ефективності й амортизаційним моделюванням. Завдяки складанню інвестиційної програми спрощується процес планування і складання бюджету для кількох компаній, збільшується ефективність контролю, знижуються ризики виникнення дефіцитів бюджету. Цілковита інтеграція з плануванням і контролем господарських процесів забезпечує гнучку процедуру розрахунку інвестиційних заходів. За допомогою функції автоматичного розмежування в основному капіталі виконується реєстрація, розрахунок і оброблення надходжень, вибуттів, переміщень, амортизації та збільшення балансової вартості матеріальних активів.

Модуль фінансового менеджменту (TR) забезпечує ефективне управління ліквідами, цінними паперами, платіжними операціями й ризиками.

Адміністрація ліквідів — компонент, призначений для планування й аналізу фінансових операцій, управління ліквідністю фінансових засобів, платежами й короткотерміновими грошовими вкладами, а також для управління банківськими рахунками, клірингу рахунків, прогнозу ліквідності та розрахунку доходу з капіталу.

Фінансовий менеджмент надає весь спектр функцій для управління фінансовими операціями та засобами. У сфері короткострокових ліквідів і управління ризиками лежать можливості застосування угод на грошовому чи валютному ринках. У галузі середньо-і довгострокових ліквідів ці можливості доповнюються функціями цінних паперів і позик. Дані, що поставляються в режимі он-

від уведення даних і складання аналітичної звіт-ності до здійснення платежів і виконання банківських трансакцій.

Управління ринковими ризиками є інтегрованим центральним засобом адміністрації та контролю на підставі інформації з компонентів Адміністрація ліквідів і Фінансовий менеджмент. Під час аналізу ризиків можливий розгляд валютних ризиків, процентних ризиків, відсоткових ризиків, а також чутливості кон’юнктури.

Контролінг підприємства (ЕС) — це модуль, що допомагає клієнтові оптимізувати вартість акцій підприємства й досягти поставлених завдань із розширення бізнесу та окреслених інвестиційних цілей. Так, інструментарій планування діяльності та складання бюджету підприємства вможливлює інвестиційне планування, складання і контроль бюджету, а також автоматичне отримання даних, що належать до інвестиційної підтримки, з оперативних додатків. Функція обліку за місцями виникнення прибутку забезпечує аналіз рентабельності внутрішніх сфер відповідальності, обраних за місцями виникнення прибутку, статей балансу та їх використання під час розрахунку фінансових показників. Цілковита інтеграція з іншими додатками системи R/3 забезпечує своєчасне надання контролінгової інформації як за окремими господарськими одиницями, так і за підприємством загалом.

Система логістики в R/3 надає підприємствам будь-якого розміру і профілю передові рішення, що дозволяють підвищити продуктивність, ефективність і якість господарських процесів і одночасно знизити витрати і час на збут продукції.

Логістика в системі R/3 визначена як загальне поняття для всіх процесів закупівлі, управління матеріальними потоками, виробництвом, складами, якістю, технічним обслуговуванням і ремонтом устаткування, управління сервісом і збутом.

Модуль управління матеріальними потоками (ММ) має у своєму розпорядженні інтегрований набір функцій для управління матеріальними потоками, оптимізує всі закупівельні процеси за допомогою керованих потоком операцій функцій оброблення, дозволяє здійснювати автоматичне оцінювання постачальників, точним веденням запасів і управлінням складами скорочує заготівельні та складські витрати й інтегрує контроль рахунків.

У частині закупівель надається комплексний ланцюг ефективних закупівельних операцій — від створення запиту й контролю над позицією до висновку довгострокових договорів. При цьому по кожній закупівельній операції система автоматично порівнює ціни, послуги і якість роботи придатних постачальників і одразу пропонує найвигіднішого з них, завдяки чому заощаджується час і витрати при здійсненні закупівель.

Планування потреби в матеріалах, регульоване витратою, створює пропоновані для заготівлі дані, що базуються на точках замовлення чи на прогнозах. Додаткові потреби передаються у сферу закупівель із заявок на постачання.

У частині управління складськими запасами підтримуються всі види надходжень і відпуску матеріалів, управління особливими запасами, наприклад партіями, негативними запасами, давальницькою сировиною. Система управління складами забезпечує оптимальну оборотність запасів за широкого спектра стра-

лайн, інформують про актуальну ситуацію на фінансових ринках, дозволяють оперативно реагувати на зміни ринкових умов.

Метод планування й управління виробництвом системи R/3 (РР) надає підприємствам універсальні рішення для сфер планування, управління і виконання виробничих процесів, які відповідають високим вимогам глобальної виробничої мережі, що розвивається. Рішення допоможуть цілком розкрити потенціал підприємства й здобути перевагу в конкурентній боротьбі.

Подібно до інших складових логістики планування й управління виробництвом цілком інтегроване в загальну систему R/3. Додаток базується на веденні основних даних, таких як робочі місця, специфікації, нормативи й технологічні карти, що є єдиними для всіх функцій і компонентів додатка і становлять підґрунтя для системи планування й управління виробництвом.

Чималий спектр виробничих методів уможливлює застосування виробничого планування для завдань різних галузей і видів виробництва: одиничного, дискретного, безупинного, серійного і проектно-орієнтованого.

До окремих рішень модуля належать:

• планування збуту й виробництва;

• інтеграція виробничого планування з плануванням логістичного ланцюга;

• планування потреби в матеріалах;

• низка конфігурованих процесів з оброблення замовлень;

• конфігуроване управління виробничими операціями, включно з дискретним, серійне виробництво і проектне виготовлення;

• календарне планування виробничих потужностей;

• електронна система Каnbаn;

• управління якістю;

• управління даними з продукту;

• управління незавершеним виробництвом;

• усеосяжний аналіз даних у відкритому інформаційному сховищі системи R/3.

Модуль планування в промисловості з безупинним циклом виробництва (PP-РІ). Жодна галузь не зазнає змін так, як промисловість з безупинним циклом виробництва. Надолужити невідповідність між плануванням, управлінням і виконанням виробничих процесів незалежно від характерів процесу і ринків збуту допоможе додаток планування в промисловості з безупинним циклом виробництва, який розроблено в тісній співпраці з провідними виробниками галузі.

Додаток цілком інтегрований у загальну систему R/3 і забезпечує своєчасне надходження даних про прогнозований обіг, про особливі потреби клієнтів, про виробничі вимоги, про доступність партій і ресурсів.

Система управління рецептурами дає змогу планувати всі виробничі допоміжні засоби, визначати процеси, привласнювати розпорядження і керівні процеси, забезпечує відповідність стандартам і нормативам. Планування стосується не лише сировини і проміжних матеріалів, а й побічних продуктів і відходів. Система управління має у своєму розпорядженні різноманітні функції для ефективного планування матеріалів і ресурсів і є серйозною основою для календарного планування, управління i моніторингу процесів.

Використання додатка планування в промисловості з безупинним циклом виробництва забезпечить підвищення ефективності виробництва, оптимізацію

тегій приймання на склад і видачі зі складу, включно з високополичним і блоковим складуванням, а також систему штрих-кодів, що значно скорочує складські витрати, знижує вплив чинників помилок і заощаджує час на оброблення.

Система проектів (РS). Рішення у сфері планування й управління проектами поєднує всі сторони робіт із проекту, координує і керує всіма етапами реалізації проектів у безпосередній інтеграції із системою закупівель і контролінгу, від виставляння пропозиції, проектування і затвердження проекту до управління ресурсами і здійснення розрахунків.

Під час планування проекту доступні зручні засоби для створення структурних планів проектів, сіткових графіків чи діаграм календарного планування, а також використання планів будь-якої форми складності та рівня деталізації.

Функціональність системи проектів дає змогу створювати заявки й резервувати необхідний матеріал, виходячи із запланованих для реалізації проекту фінансових засобів, робочої сили, потужності, матеріалів, допоміжних засобів і послуг, а також контролювати бюджет проекту і приступність необхідних ресурсів, що забезпечує вживання своєчасних заходів з усунення проблемних галузей.

Управління якістю (QM). Вироби високої якості потребують довгострокового зв’язку «клієнт-постачальник», заощаджують кошти й підвищують конкурентоспроможність. Використання додатка управління якістю допоможе підвищити якість продукції на всіх фазах існування виробу — від розроблення і проекту до планування і виробництва, збуту, техобслуговування і ремонту.

Додаток тісно інтегрований з іншими головними додатками системи. Включення функціональності управління якістю в єдину систему логістики дає низку переваг:

• система закупівель містить показники якості для оцінювання постачальників чи дані про якість для запитів і замовлень на постачання;

• за допомогою керівних даних, наданих системою забезпечення якості, встановлюється, які матеріали перевіряються і мають бути віднесені до запасу на контролі якості (під час контролю надходження матеріалу, виробничого чи приймального контролю);

• на основі визначених ознак якості матеріали можуть управлятися партіями і вибиратися для постачання;

• постачання матеріалу може виконуватися із сертифікатом, що підтверджує якість виробу;

• за допомогою функцій контролю витрат, інтегрованих у додаток, витрати на перевірку якості та коригувальних операцій стають прозорими для клієнта.

Техобслуговування, ремонт устаткування й управління сервісом (РМ/SM). Рівень технічної оснащеності підвищується; постійно зростає ступінь автоматизації, підсилюється комплексний характер виробництва. Експлуатаційна готовність виробничої техніки стала одним із вирішальних чинників успішної діяльності підприємства. Паралельно цьому змінюється законодавча база, що висуває нові вимоги до проведення заходів ТОРУ з урахуванням екологічної безпеки. Крім того, високі вимоги ринку до якості продуктів передбачають бездоганний стан виробничого оснащення.

Додаток ТОРУ системи R/3 підтримує всі види робіт, пов’язані з плануванням і обробленням заходів TOPУ й обслуговуванням. У додатку забезпечуються можливість формування заявок чи замовлень на обслуговування в разі поточних

завантаження виробничих потужностей і використання матеріалів, зменшення витрат і скорочення виробничих витрат.

Надходження замовлення в роботу охоплює планування виробничих потужностей під заходи, резервування матеріалів і підготовку необхідних виробничих документів.

Після виконання робіт із замовлення забезпечується розрахунок витрат, що охоплює також отримані послуги зі сторони.

Для сфери обслуговування є додаткові функції для управління встановленим устаткуванням, для сервісних повідомлень із процедурою ескалації, для ведення договорів на попереджувальне ТОРУ, фактурування і гарантію.

Модуль збуту (SD). На сучасному ринку, орієнтованому на клієнта, усі чекають швидкого задоволення своїх потреб за вигідними цінами і з відмінним сервісом. Модуль збуту системи R/3, що відповідає світовим стандартам і цілком інтегрована з іншими функціями системи, підтримує весь процес збуту від першого запиту клієнта до остаточного виставляння рахунка, забезпечує можливості з поліпшення якості обслуговування з одночасним зниженням витрат і максимальним рівнем відповідності сподіванням клієнтів.

Функціональність додатка збуту забезпечує такі можливості, як перевірка доступності запасу під час оброблення клієнтських запитів, ліміт кредитування клієнта, інтерактивна багатоступінчаста конфігурація виробів, налаштування система розрахунку цін, безупинне оброблення замовлень, контроль за термінами відвантаження і транспортування, гнучка функціональність під час комплектування й упакування, управління партіями, уточнені засоби фактурування й оброблення замовлення, функції сервісного і гарантійного обслуговування.

Управління персоналом — це потужний інтегрований прикладний компонент системи R/3, що забезпечує оптимальну підтримку всіх пов’язаних із персоналом завдань підприємства та його адміністративних відділів.

Переважна більшість комплексних корпоративних інформаційних систем (КІС) закордонної і вітчизняної розробки побудована за модульним принципом і є у своєму складі модуль управління персоналом, який реалізує автоматизоване управління кадрами (здебільшого управління кадрами об’єднане також з розрахунком зарплати). Можна назвати такі відомі у світі системи, що мають у своєму складі Human Resources (HR) модулі, як SAP R / 3, Baan, Oracle Appli-cations та ін.

Прийнято вважати, що відчутний ефект від упровадження HR-систем помітний, коли чисельність персоналу підприємства перевищує 1000 осіб. Західні розробники КІС стверджують, що впровадження HR-модулів забезпечить підприємству організаційні, економічні та соціальні ефекти (слід зазначити, що ці ефекти притаманні всім сучасним системам управління персоналом, у тому числі і найпередовішим вітчизняним HR-системам). Організаційні ефекти полягають у такому:

— скорочення часу прийняття рішень на всіх рівнях управління підприємством;

— підвищення якості кадрових рішень;

несправностей, календарне планування за попереджувального TOPУ. На етапі підготовки замовлення вимоги аналізуються відповідно до їх виду й терміновості, встановлюються терміни, складаються тимчасові плани, прогнозуються витрати, забезпечується бюджетна підтримка.

— оперативність підготовки звітності для органів державного управління відповідно до чинного законодавства та нормативних вимог.

Своєю чергою, вплив економічних ефектів від упровадження HR-модулів дозволяє:

— знизити витрати на управління персоналом;

— підвищити продуктивність праці персоналу;

— оптимально використовувати професійні якості конкретного співробітника підприємства.

Соціальний ефект від упровадження HR-модулів полягає у такому:

— персональний облік пенсійних накопичень співробітників підприємства;

— ведення повної індивідуальної трудової історії персоналу підприємства;

— підготовка керівного резерву та просування по службі найперспективніших співробітників підприємства.

Слід зазначити, що існують певні обмеження для поширення цих модулів на українських підприємствах, основними з яких є:

— функціональна надмірність (наприклад, дані HR-модуля включають такі незатребувані поки на українських підприємствах функції, як індивідуальне планування службового зростання працівника підприємства; відображення довгострокових тенденцій у потенціалі співробітника; облік зниження кваліфікації співробітника (залежно від тривалості його перерви в роботі за спеціальністю), що впливає на розмір його зарплати, планування заходів щодо підвищення кваліфікації персоналу із завчасним резервуванням приміщень тощо;

— недостатня швидкість адаптації до динамічно змінюваного українського законодавства (особливо податкового);

— у деяких випадках недостатня повнота локалізації інтерфейсів.

Розглянемо детальніше роботу модуля Управління персоналом (HP) системи R/3, який має такі програмні компоненти (модулі): менеджмент персоналу, управління тимчасовими даними, розрахунок заробітної плати й управління заходами.

Модуль менеджмент персоналу (РА) підтримує весь процес набору персоналу від уведення даних до обіймання вакантних штатних посад: відображення потреби в трудових ресурсах, пошук нових співробітників за оголошеннями, операції вибору та управління, включно з кореспонденцією кандидатів.

Компонент дає змогу швидко й ефективно вводити і обробляти дані про співробітників, вести історію, здійснювати повне документування даних.

З огляду на потреби підприємства у кваліфікованих трудових ресурсах, а також на здібності та потреби співробітників уможливлюється планування і проведення навчальних заходів, що спрямовані на підвищення кваліфікації персоналу і сприяють професійному зростанню співробітників.

Модуль управління тимчасовими даними (РТ) пропонує гнучке подання всіх процесів в управінні персоналом, пов’язаних з відображенням, уведенням і оцінюванням робочого часу співробітників. Крім того, введена інформація про присутність/відсутність може бути використана в інших додатках системи.

Укомплектування підрозділів персоналом відповідно до сфер відповідальності, присвоєння єдиних правил оброблення і спеціальних способів оцінювання тимчасових даних дають змогу швидко й ефективно управляти даними, а також скоротити часові витрати на введення інформації.

Підтримується відображення тимчасових графіків підприємства відповідно до реальних даних і календаря: змінний графік, звичайний робочий час і змінний графік, годинний і календарний нормативний робочий час, графіки перерв у роботі, заміщень, чергувань і відряджень, робота в рахунок майбутнього періоду та інші моделі робочого часу.

Модуль розрахунок заробітної плати (PY) підтримує всі форми й методи розрахунку заробітної плати з різними доповненнями (управління позичками й позиками, витрати на відрядження і т. ін.) і з урахуванням податкового законодавства. У будь-який час є можливість зробити розрахунок заробітної плати для якого-небудь співробітника, з метою перегляду чи контролю під час складання документів, що звільняє від трудомістких ручних розрахунків.

У модулі управління заходами (РЕ) реалізований широкий діапазон функцій, що забезпечують можливість простого й ефективного планування заходів та управління всіма видами заходів — від навчальних курсів до конгресів.

Функції гнучкої системи звітів і атестації забезпечують зворотний зв’язок для підтримки рішення про те, чи є пропоновані компанієюзаходи високоякісними й ефективними.

Додаток є складником системи управління персоналом і підґрунтям для розширення й відновлення кваліфікацій і знань співробітників. Інтеграція з додатком Менеджмент персоналу дає змогу безпосередньо перетворювати пропозиції з навчання в реєстрації для співробітників з недостатньою кваліфікацією чи для фахівців, що мають потребу в професійному зростанні.