Контур логістики призначений для забезпечення безперервності логістичного ланцюга управління — від закупівлі матеріальних цінностей і до випуску та реалізації продукції і відходів виробництва. Він забезпечує деталізацію і виконання планів постачання, збуту, управління матеріальними потоками всередині підприємства і в процесі взаємодії з постачальниками й отримувачами продукції, товарів і послуг, а також взаєморозрахунків з постачальниками й отримувачами.
Схему інформаційних потоків контура наведено на рис. 8.41.
Рис. 8.41. Схема інформаційних потоків контуру логістики
Базовий варіант поставки контуру логістики передбачає вісім модулів: управління договорами, управління постачанням, управління збутом, складського обліку, розрахунків із постачальниками й покупцями, управління консигнаційним товаром, управління роздрібною торгівлею, цільовий облік запасів, функціональні можливості яких розглянемо далі.
Модуль Управління договорами. У цьому модулі реалізується автоматизація бізнес-процедур, пов’язаних з укладанням, виконанням і обліком договорів і контрактів. Договори й контракти є важливими юридичними документами, що регулюють взаємовідносини між суб’єктами господарювання і впливають на їхню діяльність. Модуль управління договорами допомагає менеджерам усіх служб підприємства скоординувати свої дії й отримати доступ до оперативної інформації про стан будь-якого договору. Він може використовуватися для автоматизації договірної діяльності в багатьох галузях промисловості, транспорту, торгівлі, й реалізує такі основні завдання:
— укладання договорів, пов’язаних передусім з постачанням і збутом; облік розрахунків за договорами, зокрема векселями й цінними паперами;
— формування календарних планів руху товарів, послуг і платежів; розрахунок штрафних платежів за порушення умов і термінів відвантаження товарів і оплати;
— формування наряд-замовлень на відвантаження товарів на внутрішній і зовнішній ринки;
— організація транспортування і формування платіжних документів. При цьому виконується розрахунок потреби в одиницях транспортних засобів, формуються рахунки на попередню оплату за товари (послуги) із транспортування. Можливе відвантаження товарів залізничним і автомобільним транспортом з формуванням супровідних документів. При цьому визначаються пріоритети відвантажень, формуються розпорядження на відвантаження, рознарядки, накладні на відпуск товарів;
— формування звітності та проведення кінцевих розрахунків. На цьому етапі на підставі товаросупровідних документів здійснюється облік виконання наряд-замовлень, формуються платіжні документи для оплати послуг за транспортування, контролюється дебіторська та кредиторська заборгованість, аналізується стан взаєморозрахунків. Для цього використовують акти звіряння взаєморозрахунків, у яких фіксують обсяги відвантажених товарів і витрати на транспортування у вартісному вимірнику, суми платежів, суми наданих послуг, наявність заборгованості.
На рис. 8.42 унаочнено зв’язок документів, які циркулюють у модулі управління договорами в разі автоматизації бізнес-процесів.
Договір укладають на значний термін, у якому окрім реквізитів сторін і загальних умов рамочно (у загальних рисах) визначають умови відвантаження й оплати, а також узагальнену специфікацію.
Рис. 8.42. Зв’язок документів у модулі управління договорами
Приклади відображення списку договорів і засобу для їх редагування в системі «Галактика» наведено відповідно на рис. 8.43 і 8.44.
Рис. 8.43. Список сформованих договорів у системі «Галактика»
Рис. 8.44. Вікно для редагування договорів у системі «Галактика»
На підставі визначених у договорі умов можуть формуватися угоди на конкретний період, що уточнюють взаємовідносини сторін, а також календарний план поставок. На базі календарного плану поставок або безпосередньо договору (угоди) формуються наряди-замовлення філіям чи вантажовідправникам.
Наряди-замовлення за кожною філією (вантажовідправником) об’єднують у розпорядження на відвантаження і формують відповідні накладні. На підставі накладних формуються складські ордери й рахунки на оплату, за якими здійснюють оплату й рознесення платежів.
Унаслідок оброблення названих документів у модулі формуються такі звітні документи:
— підсумковий і товарно-фінансовий звіти про виконання договорів, які містять інформацію про обсяги взаємних поставок (відвантажень) і розміри платежів за конкретний період і дають змогу порівнювати заплановані обсяги з фактичними;
— звіти про виконання договорів, наряд-замовлень і розпоряджень на відвантаження (постачання) матеріальних цінностей у специфікованій номенклатурі, що дозволяє отримати інформацію про обсяги надходжень чи відвантажень матеріалів за певний період;
— звіти в хронологічному порядку на відвантажені й оплачені товари, які містять інформацію про проведені (зареєстровані) накладні та платіжні документи за договором. Документи у звітах розміщують у хронологічному порядку;
— реєстри договорів, наряд-замовлень і розпоряджень на відвантаження.
Звіти складають в інтерактивному режимі. Це означає, що перед виведенням на друк користувач може «розкрити» дані звіту, тобто переглянути його і в разі потреби відкоригувати первинні документи, на базі яких ці дані було отримано.
Гнучка система налаштування дає змогу отримати вичерпні звіти в різних аспектах, за будь-який період і з неоднаковими рівнями деталізації. Кожен користувач системи може створити свій набір налаштувань звітів, які зберігаються в базі даних і доступні в будь-який момент.
Модуль Управління постачанням. У цьому модулі здійснюють ведення картотеки пропозицій потенційних постачальників, відстежування тих заявок на придбання МЦ, які надходять від інших підрозділів, складання плану закупівлі відповідно до укладання договорів і довгострокових контрактів, вибір конкретного постачальника й оформлення замовлення на поставку, реєстрацію документів, на підставі яких здійснюється закупівля (рахунки, договори, контракти, гарантійні листи), оформлення доручень на отримання МЦ і розподіл їх по складах, отримання різних звітів за контрольованими показниками (партіями, групами тощо).
Схему інформаційних потоків у модулі управління постачанням наведено на рис. 8.45. З неї видно, що вся інформація з постачання акумулюється в БД цього модуля, де внаслідок її аналізу формуються замовлення, на підставі яких можна вводити в ЕОМ документи-підстави (ДП) на закупівлю.
План закупівель можна ввести безпосередньо в модулі управління постачанням і контролювати його виконання порівнянням з фактичними поставками.
Документи-основи на закупівлю можна формувати автоматично на підставі прогнозу дефіцитів. Крім того, заявки, що надходять на закупівлю, можна вводити як ДП, що перебувають у стані «оформлюваний», і мірою необхідності переводити їх у стан «виконуваний».
Безпосередньо в модулі управління постачанням реалізовано операції для роботи з конкретними документами на придбання МЦ і документами-основами, накладними, дорученнями тощо. Основні позитивні особливості розв’язання задач з управління постачанням у цьому модулі такі:
— використання в документах на закупівлю як товарних, так і нематеріальних позицій (послуг);
— облік партій купівельних товарів, відстежування термінів зберігання, термінів дії ліцензій і сертифікатів;
— підтримка різних грошових одиниць і міжнародних закупівель;
— облік митних зборів, транспортних та інших витрат під час визначення облікової ціни матеріалів, що постачаються;
— облік повернення МЦ за рекламацією;
— автоматизований розподіл МЦ за складами;
— автоматичне формування прибуткових складських ордерів за групою накладних;
— автоматизоване формування платіжних документів, доручень на отримання МЦ і документів-основ за супровідними документами;
— відображення в модулі бухгалтерського обліку всіх операцій із закупівлі матеріальних цінностей і послуг за допомогою механізму типових господарських операцій. Завершальним етапом роботи модуля управління постанням є складання звітів.
Рис. 8.45. Загальна схема інформаційних потоків у модулі управління постачанням
Модуль управління збутом. Більшість функцій з формування первинних документів і виконання економічних завдань цього модуля реалізовані аналогічно модулю управління постачанням (рис. 8.45). Новими елементами порівняно з управлінням постачанням є такі: формування відпускних цін і резервування товарів, що відпускаються за документами-основами. Ці відмінності стосуються формування первинних документів на відпуск товарно-матеріальних цінностей. Фрагмент схеми інформаційних потоків у модулі управління збутом показано на рис. 8.46.
Рис. 8.46. Фрагмент схеми інформаційних потоків у модулі Управління збутом
Модуль управління договорами дає можливість формувати документи і проводити розрахунки для оперативного контролю й управління відвантаженням товарів на всіх етапах виконання робіт.
Відпускні ціни формуються за допомогою прайс-листів. Система «Галактика» дозволяє створювати й підтримувати довільну кількість різних прайслистів. Наприклад, можна мати окремі прайс-листи для велико гуртової та дрібнооптової торгівлі, для окремих груп товарів і послуг тощо. Є можливість формувати прайс-листи як ручним способом, так і автоматично, розраховуючи ту ціну реалізації, що передбачається, додаванням до обліко-
Модуль управління збутом надає користувачеві такі можливості:
— ведення обліку типу оподаткування під час оформлення документа;
— формування документів у національній чи в будь-якій із зареєстрованих у системі валют із наданням можливості коригування курсу валют безпосередньо в процесі формування документа;
— автоматичне або ручне резервування МЦ по підприємству, складу, групі зберігання в процесі виписування документа і гнучке управління резервом;
— гнучка зміна цін оперативним коригуванням прайс-листів;
— динамічний контроль наявності товарів на складі під час виписування рахунка, а також можливість оформлення рахунків для товарів, яких немає в наявності (варіант попередньої оплати);
— автоматичне формування накладних на підставі виписаного документаоснови, управління вибором складу, з якого мають відвантажуватися товари, контроль повторних спроб оформити накладну на відпуск за вже виконаним документом-підставою;
— ведення рахунків-фактур для обліку ПДВ;
— зв’язок з електронними вагами й автоматичне перенесення результатів зважування в накладні на відвантаження;
— облік повернення МЦ за рекламацією;
— можливість виконувати автоматичне списання товару на складі під час оформлення накладної на його відпуск;
— автоматичне формування видаткових складських ордерів за групою накладних;
— відображення в модулі бухгалтерського обліку всіх операцій з реалізації матеріальних цінностей і послуг за допомогою механізму типових господарських операцій.
На основі інформації, зафіксованої в БД модуля управління збутом, складають стандартні звіти для функції збуту. Це звіти про нереалізовані товари й послуги за номенклатурою, групами, партіями, зовнішньою класифікацією, отримувачами тощо; аналітичні звіти з реалізації; звіти про оплату відвантаженої продукції, про виконання груп ДП; звіти про заборгованість контрагентів з тари, що повертається, реєстри документів-основ і супроводжувальних документів; звіти про невідповідності в документах на продаж.
З огляду на те, що операції з консигнаційними товарами мають певні особливості, функції обліку прийняття і передання товарів на реалізацію з регламентним відстроченням платежу винесено в окремий модуль — консигнація. Цей модуль дозволяє виконувати такі операції: оформляти документи-підстави на прийом чи відпустку товару на консигнацію; включати у специфікацію сформованих документів набори товарів; формувати накладні на прийом і повернення консигнаційного товару; формувати акти реалізації товару, відпущеного на консигнацію; формувати доручення для одержання консигнаційного товару; одержувати відомості прийому (відпуску) консигнаційного товару в розрізі контрагентів і товарів; одержувати звіти з реалізації та залишку консигнаційного товару (у гривнях і валюті); одержувати звіти по документах-підставах, що виконуються, на прийом чи відпуск консигнаційного товару.
вої або заводської ціни описаних користувачем торгових націнок (знижок) і податків. У разі надання послуг, вартість яких не є фіксованою, а залежить від відповідного набору параметрів і розраховується за заданими тарифами, використовується механізм розрахункових послуг.
Модуль Складського обліку. Функції, що реалізуються в модулі складського обліку, подано на рис. 8.47. Цей модуль тісно пов’язаний із завданнями управління постачанням і збутом, а також з обліком МЦ у виробництві. Ордери на надходження і видачу МЦ формуються на підставі супровідних документів (наприклад, товарнотранспортні накладні та ін.) на прийняття та видачу МЦ в усіх модулях, де створюються такі документи.
Рис. 8.47. Схема реалізації модуля складського обліку
Основні функціональні можливості модуля складського обліку такі:
— ведення прибуткових і видаткових складських ордерів, розподіл МЦ за матеріально відповідальними особами, партіями, комірками зберігання;
— облік МЦ у кількох валютах;
— облік операцій внутрішнього переміщення МЦ — між складами, складами і структурними підрозділами; передання МЦ зі складу в основні засоби, нематеріальні активи, підрозділи роздрібної торгівлі; передання МЦ зі складу основних матеріалів у малоцінні та швидкозношувані предмети і навпаки; формування накладних на внутрішнє переміщення;
— динамічний перерахунок складських залишків;
— ведення складських операцій: переоцінки, пересортування, створення і розформування комплектів МЦ;
— облік партій МЦ, контроль термінів зберігання матеріалів, термінів дії ліцензій і сертифікатів;
— ведення облікових цін, підтримка методик списання за середньовиваженими цінами;
— формування інвентаризаційних відомостей фактичної наявності МЦ, порівняльної відомості за підсумками інвентаризації, відомості за позиціями, що мають розбіжності, активу нестач і надлишків;
— формування відомостей наявності та руху МЦ на будь-яку дату за складом, контрагентом, матеріально відповідальною особою, партією МЦ, інфраструктурою складу;
— формування оборотних відомостей за складами, МЦ, партіями, а також накопичувальних відомостей з надходження і вибування МЦ;
— контроль неліквідів наднормативних залишків і дефіцитних позицій, контроль відповідності накладних і складських ордерів.
Приклади поточних залишків матеріальних цінностей і наявності товарів на підприємстві наведено відповідно на рис. 8.48 і 8.49.
Рис. 8.48. Поточні залишки матеріальних цінностей у системі «Галактика»
Рис. 8.48. Відомість наявності товарів на підприємстві в системі «Галактика»
Модуль розрахунків із постачальниками й покупцями. Призначення цього модуля полягає в здійсненні контолю за порядком розрахунків з постачальниками й покупцями за виконуваними документами-підставами (ДП).
До основних функцій модуля належать:
— контроль взаєморозрахунків за допомогою встановлення і перегляду зв’язків між ДП і платіжними документами, пакетний розподіл платежів, створення актів взаємозаліків і договорів на поступки щодо боргу;
— розрахунок штрафних санкцій;
— облік ПДВ на базі рахунків-фактур;
— уведення в базу даних планів закупівлі та реалізації товарів;
— облік заборгованості, контроль взаєморозрахунків за допомогою звітів.
Основною звітністю модуля є:
— реєстр виконуваних документів-основ з урахування сформованих на їх базі товарних і фінансових супроводжувальних документів;
— оборотні відомості та відомості заборгованості за виконуваними ДП з розподілом заборгованостей за певними періодами;
— прогнози податкових платежів;
— відомості контролю взаєморозрахунків з контрагентами, розрахунок сальдо і складання платіжного балансу за контрагентом;
— відомості дебіторської та кредиторської заборгованості за МЦ і послуги.
Модуль Управління роздрібною торгівлею зорієнтований на широке коло підприємств оптово-роздрібної торгівлі і забезпечує облік товарів при їх реалізації через роздрібну торговельну мережу. За допомогою цього модуля можна створити на підприємстві ефективну автоматизовану систему обліку торгових операцій.
У модулі реалізована можливість ведення кількісного та вартісного обліку в підрозділах роздрібної торгівлі. Усі дані про матеріальні цінності зберігаються в електронних картках обліку товарів у відпускних цінах. При формуванні цін виконується контроль регламентованих законодавством граничних відсотків надбавки для всіх ланок обігу. Залежно від налаштувань, відпускні ціни формують на підставі зазначених відсотків оптової й роздрібної надбавок чи беруть з прайс-листа.
Модуль Управління роздрібною торгівлею дозволяє враховувати операції повернення товару від покупця і повернення товару постачальникові. Повнота обліку забезпечується можливістю формування документів на внутрішнє переміщення і списання товарів, а також проведення операцій інвентаризації і переоцінки. Реалізовано облік товарних втрат.
Передбачено облік оплати наявними коштами, за безготівковим розрахунком, а також за кредитними картками. Модуль надає можливість обміну даними із системами обліку реалізації товарів через касові апарати (ІPC POS, XCel-LX, PWP-S 100RF, OMRON RS 2810 та ін.). Наприкінці зміни дані про отриманий виторг передаються в модуль Каса і формуються прибуткові касові ордери. За результатами роботи за зміну на підставі даних про прибуткові і видаткові операції формується «Товарний звіт» — вартісний звіт по товарах у розрізі матеріально-відповідальних осіб.
Модуль Цільовий облік запасів уможливлює автоматизований облік матеріально-технічних ресурсів і послуг за об’єктами цільового призначення.
