Господарські операцій контролюють шляхом реєстрації їх у відповідних документах у момент виконання операцій. Отже, документація є способом первісної реєстрації господарських операцій.
Бухгалтерський документ — це письмове свідоцтво про реальне здійснення господарської діяльності або право на її виконання. За допомогою документів у бухгалтерському обліку відбувається суцільне і безперервне спостереження за всіма господарськими операціями, що здійснюється на підприємстві. Документація — це спосіб оформлення господарських операцій документами, вона є необхідним елементом методу бухгалтерського обліку. Документація служить для первинного спостереження за господарськими операціями і є обов’язковою умовою для відображення їх в обліку.
Порядок та вимоги щодо складання документів регламентуються Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку.
Документи в господарській роботі використовують не тільки для обґрунтування облікових записів у бухгалтерському обліку, а вони відіграють важливу роль в управлінні діяльністю підприємства. За допомогою документів контролюють прибуток, видаток і залишок коштів, товарноматеріальних цінностей, встановлюють своєчасність і правильність розрахунків з постачальниками, покупцями, робітниками і службовцями по заробітній платі, з фінансовим органами по платежах і внесках у бюджет, а також з іншими дебіторами і кредиторами. За допомогою документів контролюють господарські факти.
Попередній контроль здійснюють керівні працівники: підписуючи документ, вони беруть на себе відповідальність за законність операції, оформленої цим документом. Це допомагає дотримуватися вимог чинного законодавства. Подальший контроль здійснюють працівники бухгалтерської служби підприємства при прийманні і опрацюванні документів, а також працівники податкових, фінансових і ревізійних органів.
Бухгалтерські документи мають силу юридичного доказу і в разі потреби використовуються в суді під час розгляду претензій і спорів між організаціями і підприємствами.
Складання відповідного документа на кожну операцію, незалежно від її змісту та обсягу, є обов’язковою передумовою ведення бухгалтерського обліку. Тому бухгалтерський документ виступає як спосіб первинного спостереження за всією системою господарськофінансової діяльності.
Документація органічно пов’язана з рахунками бухгалтерського обліку. Підставою для записів на рахунках бухгалтерського обліку можуть бути тільки документи. Якість бухгалтерського обліку значною мірою залежить від якості документів.
Відомості про господарські операції, представлені в документі, називаються його реквізитами.
Реквізити документи — це найважливіші дані про певну господарську операцію, які задовольняють відповідним вимогам.
Основні реквізити, що вказані в Положенні про документи і записи, є обов’язковими для всіх документів бухгалтерського обліку. До них належать: — назва документа;
— зміст господарської операції та підстава для неї; — вимірники операції;
— підписи осіб, відповідальних за здійснення операції та правильне її оформлення.
Основні реквізити є обов’язковими для всіх документів. Без них він вважається неправильно оформленим і втрачає свою юридичну силу. Крім основних, обов’язкових, кожний документ має ще інші реквізити, зумовлені характером господарських операцій. Реквізити документа розміщуються з урахуванням вимог комп’ютерного оброблення облікової інформації.
Документи складають на бланках типових форм, затверджених Міністерством фінансів і Держкомстатом України, або на бланках спеціальних форм, затверджених міністерствами і відомствами України, а також виготовлених самостійно підприємством, які повинні мати обов’язкові реквізити типових або спеціальних форм.
Для контролю за здійснюваними господарськими операціями і своєчасного відображення їх в обліку на кожному підприємстві визначають порядок і строки подання документів до бухгалтерії, а також розробляють правила і послідовність розробки їх працівниками обліку.
Документообігом називається рух документів у процесі їхнього оперативного використання і опрацювання бухгалтерською службою підприємства з моменту складання або одержання від інших підприємств до передачі на зберігання в архів.
Правильно організований документообіг ліквідує зайві інстанції проходження документів і прискорює процес їх опрацювання.
Бухгалтерські документи від складання до передачі в архів здійснюють рух за схемою: — оформлення документів;
— підготовка звітів матеріальновідповідальних та посадових осіб і передача їх до бухгалтерії;
— приймання звітів;
— перевірка звітів за формою і за суттю; — арифметична перевірка;
— підготовка документів для записів в обліку;
— відображення інформації документів в облікових регістрах.
Наукова організація бухгалтерського обліку вимагає складання плану документообігу, в якому визначаються порядок оформлення документів, надходження їх до бухгалтерії, опрацювання, використання для записів в облікові регістри та передачі до архіву. По кожному виду документів розробляють графік документообігу, в якому передбачається послідовність проходження документів, робота, що виконується кожною ланкою, вказуються конкретні виконавці, відповідальні за дотримання встановленого порядку і строків оформлення та опрацювання документів.
На кожному підприємстві документообіг і графік документообігу розробляється головним бухгалтером і затверджується керівником. Вимоги головного бухгалтера щодо порядку складання і подання до бухгалтерії або на обчислювальну установку та опрацювання документів є обов’язковим для всіх підрозділів і служб підприємства.
Документи, на підставі яких здійснено запис в облікових регістрах, називаються використаними. Їх передають до архіву, який поділяється на поточний і архівний. У поточному архіві зберігаються документи тільки поточного року, а в постійному — всі документи попередніх років. У постійному архіві, крім бухгалтерських документів, зберігаються облікові регістри, оборотні відомості, баланси, звіти, а також документи попередніх років інших відділів підприємства. Виправдовувальні документи зберігаються окремо від регістрів синтетичного й аналітичного обліку.
Документи поточного місяця, що стосується певного облікового регістру, формуються для зберігання в окремій папці. На обкладинці зазначають: назву і номер папки, рік і місяць, шифр синтетичного рахунка, номери документів з №____ по №___ включно та кількість документів. Касові ордери, авансові звіти, виписки банку з документами, що додаються до них, а також інші документи, на підставі яких здійснене витрачання коштів, мають бути підібрані в порядку послідовності їх номерів і переплетені.
Документи, що сформовані за місяць, передаються до поточного архіву і зберігаються протягом року, після чого передаються до постійного архіву. У постійному архіві має бути забезпечене абсолютне зберігання документів і розроблено методи простого і зручного користування необхідними документами у разі потреби будьякої довідки. Для постійного архіву на підприємстві відводиться окреме приміщення і призначається особа, що відповідає за збереження архівних документів. На зберігання приймаються тільки належно оформлені документи, які реєструються в спеціальній архівній книзі за показниками:
— прийняття на зберігання; — номер папок (справ);
— назва справи; — рік і місяць;
— зміст з №__ до №__; — кількість листів;
— примітка.
Принцип зберігання документів, що прийняті до постійного архіву, здійснюється по роках і місяцях. У межах року і місяця, залежно від змісту документа, зберігання їх організується:
· у хронологічному порядку (всі документи в папках підібрані в порядку їх реєстрації в облікових регістрах);
· у предметному порядку (документи підбираються в папки за видами матеріальних цінностей або характером операцій);
· у кореспондентському порядку (документи групуються в папки по організаціях і особах, з якими підприємство мало господарські зв’язки і відповідно ці організації є кореспондентами підприємства).
Окремі папки документів відкриваються для розрахунків з постачальниками, покупцями, підзвітними особами та іншими.
Відповідальність за збереження бухгалтерських документів в архіві покладена на головного бухгалтера. Справи з бухгалтерського архіву видаються тільки за його письмовим дозволом.
Строки зберігання документів у постійному архіві визначаються і затверджуються наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України.
