Зміни у складі активів та їхніх джерелах, спричинювані господарськими операціями, відображають у певних документах. Водночас, за допомогою системи документації, рахунків подвійного запису не можна врахувати процеси, які не піддаються повсякденній обліковій реєстрації, наприклад, природні втрати, що виникають при зберіганні, транспортуванні і відпуску товарноматеріальних цінностей.
Інвентаризація як складова методу бухгалтерського обліку є інструментом контролю за збереженням та рухом засобів підприємства.
Кількість інвентаризацій, що проводяться на підприємстві, регламентується Інструкцією по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарноматеріальних цінностей, грошових коштів, документів і розрахунків, затвердженою Міністерством фінансів України. Дана інструкція містить перелік об’єктів обліку, які інвентаризуються не менше одного разу на місяць, квартал, півріччя, рік чи раз у два — три роки. Наприклад, сировину та інші матеріальні цінності інвентаризують не менше одного разу на рік; розрахунки з дебіторами та кредиторами — не менше двох разів на рік; розрахунки з фінансовими органами — не менше одного разу на квартал; гроші і документи суворої звітності — не менше одного разу на місяць. Крім того, інвентаризація цінностей проводиться в усіх випадках змін матеріально відповідальних осіб.
Розрізняють часткову і повну інвентаризацію. Часткова інвентаризація передбачає перевірку окремих груп або видів цінностей. Наприклад, перевірку здійснюють тільки основних матеріалів або готівку в касі тощо. Повна інвентаризація охоплює всі засоби суб’єкта господарювання та джерела їхнього утворення.
Інвентаризації класифікують також на планові і позапланові. Планові інвентаризації передбачаються планом їхнього проведення, який складається на початку року і затверджується керівництвом підприємства. Позапланові інвентаризації (раптові) наперед не плануються, а проводяться в міру потреби, за розпорядженням керівництва.
За обсягом перевірки цінностей розрізняють суцільні і вибіркові інвентаризації. Суцільна інвентаризація — це перевірка фактичної наявності всіх без винятку цінностей, що перебувають у відповідному місці зберігання (складі, дільниці тощо). Вибіркова інвентаризація охоплює тільки окремі цінності.
Перед складанням річного звіту проводиться повна інвентаризація всіх без винятку матеріальних цінностей, коштів і розрахунків підприємства, яка дає найширші відомості для уточнення і доповнення облікових даних.
Інвентаризаційна робота на підприємствах здійснюється постійно діючою інвентаризаційною комісією, склад якої затверджує керівник підприємства. До складу комісії входять: голова (заступник керівника підприємства), члени комісії (головний бухгалтер, та інші працівники апарату, представник громадської організації). Ця комісія відповідає за своєчасну і якісну інвентаризацію в місцях збереження товарноматеріальних цінностей. В міру потреби можуть створюватися робочі інвентаризаційні комісії. Вони під керівництвом центральної інвентаризаційної комісії у присутності матеріально відповідальної особи зобов’язані виявити і підрахувати фактичну наявність усіх цінностей, записати їх до інвентаризаційного опису встановленої форми.
Робоча інвентаризаційна комісія перед початком роботи одержує від матеріально відповідальної особи розписку у тому, що усі документи на оприбуткування і витрачання цінностей здано до бухгалтерії в повному обсязі і ніяких неоприбуткованих чи несписаних цінностей у нього немає.
На зіпсовані чи непридатні матеріальні цінності, що виявлені при інвентаризації, складають акт, в якому зазначають ступінь непридатності, а також причини і осіб, з вини яких допущено псування цінностей.
Складені інвентаризаційні описи підписують голова і члени робочої інвентаризаційної комісії, а також матеріально відповідальна особа, яка до підпису повинна зазначити, що матеріальні цінності, наведені в цій відомості, прийняті на відповідальне збереження і жодних претензій до комісії у неї немає.
Цінності, що не належать підприємству, а тимчасово зберігаються в ньому, також фіксуються в інвентаризаційній відомості, а в примітці зазначаєтьсяь, що вони не належать підприємству.
Складені й підписані інвентаризаційні описи здаються для перевірки до бухгалтерії, потім їх розглядає і затверджує центральна інвентаризаційна комісія, а після цього їх повертають до бухгалтерії.
Бухгалтерія, на підставі затверджених інвентаризаційних описів і даних аналітичного обліку, складає порівняльну відомість встановленої форми і визначає розбіжності між показниками бухгалтерського обліку і даними інвентаризаційних описів.
Інвентаризаційна комісія під час перевірки розрахунків з дебіторами і кредиторами зобов’язує працівників бухгалтерії обмінятися зі своїми контрагентами контокорентними виписками. Кожна організація надсилає виписки своїм дебіторам, а останні зобов’язані протягом 10 днів підтвердити залишок або надіслати свої заперечення по відповідних сумах конкретної виписки. Інвентаризаційна комісія разом з бухгалтерією перевіряє кожне заперечення, добиваючись погодженості в розрахунках. Якщо по деяких боргах сторони не прийшли до згоди, то кожна з них залишає в балансі ту суму боргу, яка значиться у бухгалтерських записах. Зацікавлена сторона зобов’язана негайно передати непогоджену заборгованість на вирішення державного або відомчого арбітражу або суду. Рішення цих органів є законом для дебіторів і кредиторів.
Результати інвентаризації розрахунків відображаються в акті відповідної форми. До акта додаються списки, в яких зазначено назву і адресу дебіторів та кредиторів, об’єкт, строк та суму заборгованості — окремо по спірних боргах, непогоджених розрахунках і несвоєчасно сплачених платежах.
Порівняльні відомості товарноматеріальних цінностей та акти інвентаризації розрахунків центральна інвентаризаційна комісія розглядає на своєму спеціальному засіданні. Щодо кожного випадку непогодженості розрахунків, недостачі або лишку цінностей комісія аналізує причини їх виникнення, а потім затверджує документи інвентаризації цінностей і розрахунків.
Висновки, пропозиції та прийняті рішення за цими документами відображаються у протоколі засідання центральної інвентаризаційної комісії, який затверджує керівник підприємства. Всі матеріали інвентаризації передаються до бухгалтерії, яка на підставі одержаних документів зобов’язана протягом 10 днів відобразити результати інвентаризації на рахунках бухгалтерського обліку.
Надлишки матеріальних цінностей або грошових коштів, що виявлені при інвентаризації, оприбутковують і зараховують на доходи підприємства записом:
Дебет рахунка 20 «Виробничі запаси»; Дебет рахунка 28 «Товари»;
Дебет рахунка 30 «Каса», тощо;
Кредит рахунка 71 «Інший операційний дохід».
Виявлена при інвентаризації нестача матеріальних цінностей незалежно від причини виникнення відображається проведеннями:
Дебетсубрахунка 947 «Нестачіівтративідпсуванняцінностей»; Кредит рахунка 20 «Виробничі запаси».
Вартість нестачі товарноматеріальних цінностей, що підлягає відшкодуванню винними особами, відображається в системі рахунків проведеннями:
Дебет рахунка 375 «Розрахунки за відшкодування завданих збитків»; Кредит субрахунка 716 «Відшкодування раніше списаних активів».
Розмір збитку, завданого господарству внаслідок нестач і псування матеріальних цінностей, що підлягає відшкодуванню матеріально відповідальними особами, визначається відповідно до Порядку визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 22 січня 1996 р. № 116. У цьому документі зазначено, що розмір збитку визначається за балансовою вартістю цінностей з урахуванням індексів інфляції, які щомісячно визначаються Держкомстатом України, відповідно до розміру податку на додану вартість та акцизного збору.
В обліку сума відшкодованого збитку відображається проведенням: Дебет рахунка 30 «Каса»;
Кредит субрахунка 375 «Розрахунки за відшкодування завданих збитків».
