ОРГАНІЗАЦІЯ ТА ВЕДЕННЯ КАДРОВОГО ДІЛОВОДСТВА СЛУЖБОЮ УПРАВЛІННЯ ПЕРСОНАЛОМ
7.1.Ілюстративно-методичний матеріал до виконання практичних завдань.
7.2.Практичні завдання, кейси.
7.3.Питання для обговорення, тестові питання.
Опрацювавши матеріал даного розділу, ви ЗНАТИМЕТЕ: призначення ведення кадрового діловодства в організації; класифікацію кадрової документації; вимоги до створення офіційної кадрової документації; завдання служби управління персоналом в організації та веденні кадрового діловодства; напрями автоматизації ведення кадрової документації, а також УМІТИМЕТЕ: розробляти номенклатуру справ з кадрового діловодства; визначати завдання й обов’язки фахівців служби управління персоналом у веденні та зберіганні кадрової документації; визначати можливості автоматизації ведення кадрової документації.
Терміни і поняття
Кадрове діловодство.
Класифікація кадрової документації.
Особисті документи працівника.
Організаційно-розпорядча документація.
Первинна облікова кадрова документація.
Автоматизація ведення кадрового діловодства.
7.1. Ілюстративно-методичний матеріал до виконання практичних завдань
Таблиця 7.1
КАТЕГОРІАЛЬНИЙ АПАРАТ ДО РОЗДІЛУ
ТерміниТрактування/визначення
| Кадрове діловодство |
Це — діяльність служби управління персоналом щодо оформлення та ведення комплексу документів, які регламентують трудові правовідносини між власником або уповноваженим ним органом, з одного боку, та найманими працівниками — з іншого. Кадрове діловодство передбачає ведення документації з питань оформлення прийняття, переведення, звільнення, надання відпусток, об’яву доган або заохочень; пенсійне забезпечення працівників; документування обліку, навчання, підвищення кваліфікації, стажування, оцінювання і соціальне страхування персоналу |
| Класифікація кадрової документації |
Визначений за відповідними ознаками перелік документів, який створюють, оформлюють, ведуть та зберігають фахівці відділу кадрів |
| Особисті документи працівника |
До групи особистих документівналежать паспорт, трудова книжка, військовий квиток, свідоцтво або атестат про середню освіту, диплом про професійну освіту та інші документи, які засвідчують юридичний статус особи, рівень її професійних знань і навичок, трудову діяльність. Особистими є також документи, які видаються працівникам за місцем роботи (наприклад, посвідчення, перепустка, посвідчення про відрядження, довідки, що підтверджують місце роботи, посаду, заробітну плату, рекомендаційні та атестаційні листи тощо) |
Закінчення табл. 7.1
| Терміни |
Трактування / визначення |
| Організаційнорозпорядча документація |
Закріплює трудові правовідносини працівника з організацією. До організаційних відносяться трудові контракти, положення, інструкції, правила внутрішнього трудового розпорядку; до розпорядчих — накази, постанови, рішення, вказівки, розпорядження адміністрації; до довідково-інформаційних — доповідні та пояснювальні записки, довідки, акти, протоколи, звіти |
|
|
Первинна облікова кадрова документація
Виконує функцію обліку працівників. Виходячи з технології реєстрації та накопичення інформації з персоналу, первинну облікову кадрову документацію поділяють на дві взаємозв’язані групи: вихідні (початкові) облікові документи (особовий листок, особова картка, особова справа) та похідні облікові документи, які мають інформаційно-контрольний характер (спеціалізовані картки персонального обліку спеціалістів, журнали реєстрації, книги обліку)
| Автоматизація ведення кадрового діловодства |
Механізація й автоматизація кадрового діловодства повинні здійснюватися на підставі впорядкування системи документування управлінської інформації, уніфікації та скорочення видів та кількості документів, що створюються, налагодження чіткого механізму документообміну між різними структурними підрозділами. Впроваджувати автоматизацію необхідно на всіх етапах ведення кадрового діловодства, починаючи з підготовки документів, їх копіювання, оперативного розмноження, експедиційної обробки, реєстрації, пошуку і закінчуючи забезпеченням швидкої доставки, контролем за виконанням та надійним зберіганням |
Таблиця 7.2
КЛАСИФІКАЦІЯ КАДРОВОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ
| Ознаки класифікації |
Документи, які належать до кадрової документації |
| 12 |
|
| За функціональним призначенням |
— Організаційні — це документи, які регламентують загальні питання організації роботи з персоналом: колективний договір, правила внутрішнього трудового розпорядку, положення про структурні підрозділи, посадові інструкції, |
|
|
|
|
положення про оплату праці працівників, положення про преміювання працівників, положення про оцінювання персоналу, положення про формування кадрового резерву на заміщення керівних посад та ін.
| За функціональним призначенням |
— Розпорядчі — це документи, які видає керівник організації щодо власного персоналу: накази про зарахування на посаду, накази про звільнення з посади, накази про переведення на іншу посаду, накази про надання відпустки, накази про об’яву заохочень, накази про об’яву доган тощо. — Довідково-інформаційні — це документи, які надають поточну інформацію про діяльність працівників: доповідні, пояснювальні та службові записки, подання, звіти, анкети, довідки, відгуки, плани робіт, індивідуальні плани, службові листи та телеграми. — Особисті — це документи, які належать безпосередньо працівникові і надаються для підтвердження даних про особу: паспорт, трудова книжка, військовий квиток, дипломи, сертифікати, свідоцтва про освіту, дипломи про наукові ступені та звання, посвідчення, перепустки та ін. — Особові — це документи, які створюються працівником особисто і заповнюються власноруч: заява про прийом на роботу, заява про звільнення з роботи, заява про надання відпустки, заява про надання матеріальної допомоги, автобіографія, особовий листок, біографічні довідки та справи для надання нагород, звань, відзнак тощо. — Облікові — це документи, які складаються при працевлаштуванні працівника і ведуться впродовж його діяльності у даній організації: особова справа, особова картка, особова картка спеціаліста, штатно-посадова книга, журнали обліку та реєстрації та ін. |
| За формою створення |
— Індивідуальні — це заяви про прийом на роботу, заяви про звільнення з роботи, заяви про надання відпустки, автобіографії. — Групові — зведені накази про прийом на роботу, надання відпустки, звільнення працівників. — Типові — трудові книжки, типові форми наказів з особового складу — форми № П-2, № П-5, № П-6, № П-8. — Трафаретизовані — особовий листок, особова картка, особова картка спеціаліста, контрольна картка. |
Закінчення табл. 7.2
| Ознаки класифікації |
Документи, які належать до кадрової документації |
| 12 |
|
| За рівнем доступу |
— Конфіденційні— це документи, доступ до яких мають лише фахівці відділу кадрів та керівники організації особові справи працівників, особові картки, трудові книжки, доповідні записки, пояснювальні записки, атестаційні листи. — Неконфіденційні — накази про прийом на роботу, накази про переведення на іншу роботу, накази про надання відпустки, накази про об’яву догани,накази про об’яву заохочення. |
| За терміном виконання |
— Безстрокові — це документи, які не містять конкретної дати виконання: доповідні та пояснювальні записки, довідки про місце роботи, списки працівників. — Термінові — це документи, які містять конкретну дію виконання: наказ про прийняття на роботу, наказ про звільнення з роботи, наказ про надання відпустки. |
| За шляхом надходження |
— Внутрішні — це документи, які створюються в організації і не виходять за її межі: особові справи, особові картки, накази з особового складу, журнали обліку, журнали реєстрації. — Зовнішні — це документи, які створюються в організації і виходять за її межі: подання (справи) про нагородження працівників державними нагородами, почесними званнями; присудження наукових звань та ступенів; форми державної статистичної звітності; форми звітності служб зайнятості; пенсійні справи |
|
|
|
|
|
|
|
|
працівників.
| За стадіями створення |
— Оригінали — оригінали трудових книжок, особових листків, автобіографій. — Копії — засвідчені копії дипломів про освіту, свідоцтв та сертифікатів про підвищення кваліфікації, свідоцтв про шлюб, свідоцтв про народження дитини й ін. |
| За терміном зберігання |
— Постійного зберігання особові справи керівників організації, накази з особового складу. — Тривалого зберігання особові справи працівників, особові картки працівників. — Тимчасового зберігання накази про відпустки, накази про об’яву догани, накази про матеріальне заохочення працівника, накази про відрядження, накази про направлення на стажування. |
| За способом фіксації інформації |
— Письмові — заяви про працевлаштування, заяви про звільнення, заяви про надання відпустки, заяви про надання матеріальної допомоги, пояснювальні записки, автобіографії. — Друковані — накази, розпорядження, посадові інструкції, трудові контракти, положення, договори. |
| За походженням |
— Офіційні — це документи, які створюються фахівцями відділу кадрів або керівництвом організації: накази, розпорядження, посадові інструкції, положення. — Особисті — це документи, які формуються безпосередньо працівниками: заяви, автобіографії, особовий листок, пояснювальні записки. |
Рис. 7.1. Вимоги до оформлення документів з особового складу 
Рис. 7.2. Напрями роботи служби управління персоналом (відділу кадрів) у веденні кадрового діловодства  
Рис. 7.3. Перелік справ та документів з кадрового діловодства
Рис. 7.4. Групи документів, які оформлюють та ведуть працівники служби персоналу 
Рис. 7.5. Етапи типової технологічної схеми підготовки та ведення кадрової документації 
Рис. 7.6. Аналітична інформація з особового складу, яку готують працівники служби персоналу 
Рис. 7.7. Обґрунтування необхідності та напрями автоматизації ведення кадрового діловодства
< Попередня Змiст Наступна >
Iншi роздiли:
ПІДГОТОВКА НАКАЗІВ З ОСОБОВОГО СКЛАДУ ТА УКЛАДАННЯ ТРУДОВИХ ДОГОВОРІВ
8.2. Практичні завдання, кейси
8.3. Питання для обговорення, тестові питання
ВЕДЕННЯ ТРУДОВИХ КНИЖОК ТА ОСОБОВИХ СПРАВ ПРАЦІВНИКІВ
9.2. Практичні завдання, кейси
|
