Основним суб’єктом здійснення зв’язків із громадськістю в органах державної влади — це служби зі зв’язків із громадськістю і прес-центри.
Служби паблік рилейшнз повинні мати право висловлювати свою думку з будь-якого питання на будь-якому рівні, а керівник служби — користуватися цілковитою довірою свого керівництва. Його думку треба обов’язково враховувати під час розробки планів діяльності уряду, а отже, керівник PR служби мати доступ до будь-якої урядової інформації.
Побудова служби PR залежить від міри важливості окремих її аспектів. Як правило, у рамках цих служб існують чотири відділи: преси, телебачення і радіо, реклами і брифінгів. У багатьох міністрів є спеціальні приймальні для зустрічей з представниками громадськості, організація роботи в яких також входить до обов’язків персоналу PR служби.
Необхідно, щоб міністерства і відомства планували свою діяльність щодо зв’язків із громадськістю з урахуванням генеральної лінії уряду, взаємно пов’язували свої плани, щоб не було дублювання. Координація діяльності на цьому рівні влади входить до функцій одного з міністрів або віце-прем’єрів.
Більшість консультативних фірм, що працюють на міжнародному рівні, мають представників (які займають високе становище) у Міжнародній асоціації PR, що дає їм можливість одержувати надійну інформацію в цій галузі.
У роботі з закордонними консультативними фірмами представники служби PR органів державної виконавчої влади та місцевого самоврядування мають взяти до уваги те, що в наш час конкуренція досягла такої гостроти, коли вже недостатньо лише постачати товари на ринок вчасно. Велика роль в успішному здійсненні комерційної політики належить прямій споживчій рекламі товарів і послуг, ефект від якої прямо пропорційний ступеневі впливу на думку покупців у певному регіоні. Тому основною метою PR у сфері закордонної діяльності є захист і підвищення репутації експортних товарів та послуг як всієї країни, так і окремої компанії або галузі. Загальна рекламна підтримка українських товарів за кордоном є обов’язком уряду України та всіх органів державної виконавчої влади і місцевого самоврядування.
Особлива роль у діяльності служби PR уряду належить службі брифінгів, яка є координатором збирання і поширення інформації про діяльність міністерств, відомств та уряду в цілому.
Висвітлення діяльності уряду в галузі інформації покладено на прес-секретаря прем’єрміністра. Організаційні питання з PR уряду мають розглядатися на регулярних чи спеціальних засіданнях під керівництвом прес-секретаря, до обов’язків якого також входить координація діяльності з парламентським відділом у питаннях PR.
Зв’язки з пресою посідають значне місце в роботі урядової PR служби. Це джерело інформації для газет, популярних і спеціалізованих журналів, а також зарубіжних журналістів. Служби паблік рилейшнз організовують візити кореспондентів до міністерств і відомств, а також прес-конференції, на яких міністри і відповідальні працівники міністерств виступають з офіційними заявами і відповідають на запитання.
Основні функції відділу PR при органах державної виконавчої влади та місцевого самоврядування — це зв’язки із засобами масової інформації, зв’язки з місцевим населенням; взаємозв’язки з інформаційними центрами; створення і підтримка узагальненого іміджу органу державної влади або органу місцевого самоврядування; організація виставок, зборів і лекцій; робота на підвищення ролі й авторитету органу державного управління.
Отже, основні завдання служби PR у державних органах на міжнародному ринку мають бути такими: поліпшення взаєморозуміння між регіоном, який координує відповідний державний орган, і тими закордонними регіонами, з якими регіон контактує; створення суспільного обличчя державному органу, розробка заходів, скерованих на виявлення і ліквідацію неправдивих відомостей, чуток чи інших джерел непорозуміння; поширення сфери впливу державних організацій засобами відповідної реклами, виставками, відео- і кінопоказами; запровадження будь-яких дій, спрямованих на поліпшення контактів між громадянами чи організаціями.
Для виконання цих завдань слід створювати розгалужену систему, до якої будуть входити служби PR, створені при державних органах влади, відділи зовнішніх зв’язків, а також консультанти з PR, що працюють в єдиній міжнародній системі великих і малих консультативних фірм.
