Кваліфікаційні вимоги. Згідно з вимогами Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників секретардрукарка, секретар керівника і секретар-стенографістка повинні мати повну загальну середню освіту, професійно-технічну освіту без вимог до стажу роботи.
За відсутності професійно-технічної освіти:
• секретар-друкарка повинна мати професійну підготовку безпосередньо на виробництві та стаж роботи в діловодстві не менше 1 року;
• секретар керівника теж може одержати професію на виробництві, але додатково вимагається стаж роботи за професією секретар-друкарки не менше 1 року;
• секретар-стенографістка може отримати професію на спеціальних ку рсах за встановленою програмою, крім того вимагається стаж роботи у діловодстві не менше 1 року.
Секретар керівника повинен знати: постанови, розпорядження, накази; положення, інструкції та інші керівні матеріали з ведення діловодства; організацію і зміст роботи керівника; правила користування технічними засобами оброблення документів, усної та писемної документної інформації, комп’ютерами і друкарськими машина ми; технологічні процеси оброблення інформації; стандарти систем організаційно-розпорядчої документації; ділову мову і етику службових стосунків; правила внутрішнього трудового розпорядку.
Секретар-друкарка повинна знати: постанови, розпорядження, накази, положення, інструкції та інші керівні матеріали щодо ведення діловодства; керівний склад підприємства та його підрозділів; машинопис; правила орфографії та пунктуації; порядок розміщення матеріалу під час др укування різних документів; правила експлуатації друкарських машин, диктофонів, магнітофонів; правила користування приймально-передавальними пристроями; стандарти системи організаційно-розпорядчої документації; правила внутрішнього трудового розпорядку.
Секретар-стенографістка повинна знати: постанови, розпорядження, накази, положення, інструкції та інші керівні матеріали з ведення діловодства; керівний склад підприємства та його підрозділів; стенографію в обсязі, достатньому для запис у під диктовку, ведення короткого протоколу засідання, наради; машинопис; правила орфографії і пунктуації; порядок розміщення матеріалу під час друкування різних документів; правила друкування ділових листів з використанням типових форм; правила експлуатації друкарських машин, диктофонів, магнітофонів; правила користування приймальнопередавальними пристроями; стандарти системи організаційнорозпорядчої документації.
Професійно важливі ділові якості, яким має відповідати секретар керівника. Насамперед до ділових якостей належать професійні навички, що їх набувають у процесі навчання і практики.
Секретар повинен мати високий рівень самоорганізованості, адже від його дій суттєво залежить організаційне обслуговування керівника, підготовки нарад, прийомів, оформлення документів тощо.
Високо цінується відповідальність секретаря. Керівник має бу ти впевненим, що не треба ні нагадувати, що належить зробити і коли, ні контролювати якість зробленого. Дуже важливою діловою якістю секретаря є вміння зберігати службову таємницю, бути дипломатичним у розмовах по телефону і в особистих контактах, уникати обговорення будь-яких аспектів особистого життя керівника та інших працівників організації.
Секретар має виявляти розумну ініціативні сть у роботі в межах своєї компетентності, не чекати вказівок і нагадувань.
Важливе значення мають і такі якості, як пунктуальність, обов’язковість. Не допускаються запізнення на роботу, тривала відсутність на робочому місці, невчасне оформлення документів і под.
Відданість організації, надійність у роботі — найвища якість для ідеальних стосунків секретаря з керівник ом.
Особистісні якості досвідченого секретаря. Робота секретаря різноманітна, напружена, відповідальна, пов’язана з численними контактами з різними людьми, тому дуже важливими особистісними якостями людини на цій посаді вважаються: комунікабельність; охайність; ввічливість і доброзичливість; уміння адаптуватися до умов, які швидко змінюються; прагнення до самовдосконалення.
Постать секретаря — це обличчя організації, її візитна картка.
Секретар — перша людина, яку бачить відвідувач. Тому зовнішній вигляд, культура мови, поведінка секретаря, порядок у приймальні керівника є важливими складовими іміджу організації.
