4.4. Створення інтегрованих прикладних інформаційних систем управління підприємством

Рис. 4.5. Шість складників сучасної організації робочого місця менеджера з маркетингу

Якість роботи економічного механізму маркетингу пов’язана з наявністю повної та достовірної інформації про ринок, споживачів, попит на товари, очікування споживачів, ринкові ціни продажу, дії конкурентів тощо. Як уже зрозуміло, необхідно також мати значні обсяги інформації про показники діяльності самого підприємства та його окремих підрозділів за певний період часу, який може дорівнювати як добі, так і десяткам років. Усі ці дані входять до складу так званих інформаційних ресурсів, що діють в інформаційній системі підприємства. Значні обсяги інформації, нагальна потреба проведення оперативних розрахунків, пошуку та надання відповідної інформації для прийняття рішень, обрахунки ефективності цих рішень зумовлюють необхідність інтегрованих прикладних інформаційних систем управління підприємством у цілому й окремими його підрозділами.

На думку фахівців, управління інформативними ресурсами на рівні підприємства означає:

• оцінювання інформаційних потреб на кожному рівні та в межах кожної функції управління;

• вивчення й аналіз обігу інформації в економічному механізмі маркетингу, який за сучасних умов стає механізмом управління підприємством у цілому;

• подолання проблеми несумісності типів даних;

• створення системи управління даними, управління методами та моделями.

Масовість, типовість і повторюваність розв’язання задач економічного механізму маркетингу та процедур оброблення даних, які притаманні управлінню цим механізмом, пов’язані з виконанням значної кількості обчислювальних операцій поточної інформації, прогнозуванням та оптимізацією показників діяльності підприємства, розглядом значної кількості варіантів і вибором найдоцільніших. Фахівці визначають можливість формалізації переважної кількості задач економічного механізму маркетингу за умов використання сучасних економіко-математичних та економетричних методів і моделей та розв’язання слабоструктурованих задач. Усе це забезпечує високу ефективність застосування сучасної обчислювальної техніки, створення інтегрованих прикладних програм для розв’язання задач економічного механізму маркетин-

гу. Найпоширенішим варіантом системного застосування та використання сучасних апаратних, програмних, інформаційних та технологічних засобів для оброблення інформації у складних економічних об’єктах є сучасна організація інформаційних систем.

Розроблення та створення таких систем — тривалий і трудомісткий процес. Фахівці визнають існування двох способів упровадження інформаційних систем:

1) адаптація комп’ютерних інформаційних технологій і комунікацій до наявної структури управління та розподілу обов’язків між окремими функціями. При цьому відбуваються автоматизація та модернізація методів виконання функцій управління, певне вдосконалення розподілу інформаційних потоків та уникнення їхнього дублювання;

2) розроблення нової структури управління, за якої ефективність функціонування інформаційної системи є найбільшою. При цьому вдосконалюється та поліпшується взаємозв’язок між інформаційними й організаційними структурами, зменшуються потоки інформації. Цей спосіб передбачає максимальний розвиток машинних комунікацій, формування нових організаційних взаємозв’язків, удосконалення форм і методів управління.

В інформаційних системах першого покоління (у зарубіжній літературі вони мають назву «Системи опрацювання даних», а у вітчизняній — «Автоматизовані системи управління») відбувається позадачний підхід, тобто для кожної задачі окремо готувалися дані та створювалась економічна модель. До речі, такий підхід існує в Україні й нині. Йому притаманні інформаційна й математична надмірність у процесі програмування та трудомісткість виконання. Типовими прикладними системами опрацювання даних є системи управління запасами, виписування рахунків, нарахування зарплати тощо.

Ці системи були вузькоприкладними й орієнтованими на автоматизацію окремих робіт з паперами завдяки комп’ютеризації великих масивів і потоків даних на операційному рівні. Інформаційні системи другого покоління, які також ще діють на підприємствах, відомі під назвою «управлінські (адміністративні) інформаційні системи» (у нас їх ще називають «АСУконцепція баз даних»). Основною функцією таких систем є забезпечення керівництва інформацією. Фахівці типову управлінську інформаційну систему характеризують як структурований потік інформації, інтеграцію задач опрацювання даних, генерування запитів і звітів. Основним позитивними результатом цих розробок було створення єдиної централізовано керованої бази да-них, яка обслуговує за допомогою спеціального програмного продукту СУБД усі прикладні програми підприємства. Інформаційними системами третього покоління є системи підтримки рішень, які ще не знайшли в нашій країні значного поширення. Вони мають не тільки загальне інформаційне, а й загальне математичне забезпечення — бази моделей. Тобто в системі підтримки рішень фахівці реалізували ідею розподілу обчислень подібно до того, як розподіл даних став вирішальним фактором у звичайних інформаційних системах. Важливим результатом цього етапу стало розроблення керованої бази моделей.

В економічно розвинутих країнах широко застосовуються системи підтримки прийняття рішень. На рівні стратегічного управління використовують системи для довгострокового, середньострокового, короткострокового, а також фінансового планування, зокрема систему для розподілу капіталовкладень. Орієнтовані на операційне управління системи підтримки прийняття рішень застосовують у галузях маркетингу (прогнозування й аналіз продажу товарів підприємства, дослідження ринку та цін), науково-дослідних і конструкторських робіт, в управлінні кадрами. Інформаційно вони пов’язані з виробництвом, придбанням та обліком товарно-матеріальних запасів, фізичним розподілом і бухгалтерським обліком. Найвідомішими з типових систем підтримки прийняття рішень є такі: «Сімплан» — для корпоративного планування; «Прожектор» — для фінансового планування; «ДЖІ-план» — для загального планування; «Експрес» — для маркетингу, фінансів; «Marketing Expert» — для стратегічного планування маркетингу; IFPS — для інтерактивного фінансового планування; Dgrid — для підтримки прийняття багатокритеріальних рішень.

Фахівці поділяють сучасні інтегровані інформаційні системи управління підприємствами на (табл. 4.3): локальні; малі інтегровані; середні інтегровані; великі інтегровані. Існують два великі класи сучасних інтегрованих інформаційних систем управління підприємством — фінансово-управлінські та виробничі системи.

Фінансово-управлінські системи охоплюють підкласи локальних і частково малих інтегрованих систем для ведення обліку за одним або кількома напрямами (бухгалтерія, продаж товарів, облік кадрів тощо). Системами цієї групи може користуватися будь-яке підприємство, але найбільшу ефективність вони мають для малих і близьких до них середніх підприємств.

Таблиця 4.3

УПРОВАДЖЕННЯ, СПІВВІДНОШЕННЯ ВИТРАТ І ВАРТІСНІ ОЦІНКИ

Фінансово-управлінські системи значно гнучкіші в адаптації до потреб конкретного підприємства. Вони можуть мати форму «конструктора», за допомогою якого можна практично цілком «перекроїти» вхідну систему, навіть самостійно встановити зв’язок між таблицями баз даних або окремими модулями. Всі вони спроможні працювати у звичайних мережах передавання інформації та спираються на технологію виділеного сервера бази даних, що характеризується високою завантаженістю мережевих каналів. Тільки окремі системи було розроблено для промислових баз даних з використанням простіших засобів розроблення.

Виробничі системи — це підкласи середніх і великих інтегрованих систем, які призначені для управління та планування виробничого процесу. Облікові функції є також інтегрованими, тому що бухгалтерія отримує інформацію з усіх модулів. Вони складніші у впровадженні, потребують більшого терміну впровадження та кваліфікованіших кадрів, бо система задовольняє потреби всього підприємства.

Для малих підприємств, торгових фірм і компаній, що надають послуги, найпридатнішими за співвідношенням ціна/якість є фінансово-управлінські системи, тому що основні завдання, які вони розв’язують, — це бухгалтерський облік, управління скла-

дами товарів, кадрами. Ці системи можуть використовувати малі виробничі підприємства з нескладним характером виробництва.

Для малих і середніх виробничих підприємств з невеликою кількістю юридичних осіб і взаємозв’язків найефективнішими, на думку фахівців, є середні інтегровані системи або прості конфігурації інтегрованих систем. Для таких підприємств основним критерієм є власне виробництво та управління ним, а облікові завдання залишаються важливими для аналізу та планування їхньої діяльності.

Для великих холдингових структур, фінансово-промислових груп, що управляють компаніями та для яких головне значення мають управління складними маркетинговими процесами, фінансовими потоками, трансферними цінами, консолідація загальної інформації за типовими програмами, доцільно використовувати великі інтегровані системи. Ці системи розроблено так, що вони можуть задовольнити весь комплекс вимог великого холдингу. У світовій практиці для автоматизації гігантських підприємств використовують великі, середні та навіть дрібні інтегровані системи в комплексі.

Слід пам’ятати, що будь-яка система — це тільки механізм (інструмент) для підвищення ефективності управління, прийняття правильних стратегічних і тактичних рішень (особливо оперативних) на підставі достовірної, повної та своєчасної інформації, яку може отримувати керівництво підприємства і топ-менеджмент за допомогою цієї системи.

Розглянемо коротко базову концепцію та основні функціональні компоненти інтегрованої інформаційної системи «Галактика», яка входить до складу малих інтегрованих систем управління підприємством, та визначимо її основні недоліки.

Розв’язання всього комплексу задач інформаційної системи «Галактика» забезпечується такими чотирма функціональними контурами:

1) адміністративного управління;

2) оперативного управління;

3) управління виробництвом;

4) бухгалтерського обліку.

У системі використовують модульний принцип розбудови, тобто допускається застосування як окремих програмних модулів, так і довільних їхніх комбінацій, що залежить від виробничоекономічної необхідності.

Концептуальні положення системи «Галактика» такі: метою будь-якого підприємства є отримання прибутку від результатів своєї діяльності; усі взаємодії між юридичними суб’єктами (підприємствами, організаціями) зводяться до укладання та реалізації угоди. При цьому одна зі сторін є продавцем, а інша — покупцем. Предметом угоди може бути: товарно-матеріальна цінність, робота, послуга або їхня комбінація; під час виконання будь-якої господарської операції формується документ, що підтверджує її здійснення (операційний документ). Сукупність операційних документів становить документообіг підприємства; операційні документи належать до одного з двох класів. Перший клас документів — це документи-підстави, що регламентують операції між юридичними особами (договори, рахунки, рахунки-фактури, контракти, вимоги, гарантійні листки тощо). Супровідні документи — це другий клас документів. Вони належать до операційних документів, що відображають суть операції та пов’язані з документами-підставами; робота користувачів контуру оперативного управління полягає в реєстрації документів, що входять, або формуванні вихідних документів-підстав і супровідних документів, які підтверджують виконання господарських операцій. За чітко налагодженої системи функціональної експлуатації системи кожен виконавець здійснює обумовлені для нього інструкцією дії, отримуючи інформацію в обсязі, необхідному та достатньому для здійснення своїх посадових обов’язків; адміністрація підприємства отримує можливість оперативно одержувати інформацію про поточну діяльність підприємства; оперативно управляти фінансами; контролювати процес виконання договірних відносин, взаємні зобов’язання; контролювати й управляти матеріальними, трудовими та технічними ресурсами; формувати та контролювати бізнес-план, а також планування й облік виконання внутрішнього бюджету.

До контуру адміністративного управління належать управління маркетингом, поряд з фінансовим і господарським плануванням, та управління проектами, фінансовим аналізом, обліком, кадрами, документообігом.

Серед основних можливостей модуля «Управління маркетингом» автори програми виокремлюють такі: ведення розширеної інформації про товари, типові послуги; реєстрацію й опрацювання контрактів з потенційними постачальниками; управління каналами продажу; аналіз ринку рекламних послуг, планування рекламних кампаній, розміщення реклами, аналіз ефективності рекламних кампаній; збирання й опрацювання незалежних відгуків; ведення досьє на фірми-конкуренти та товари-аналоги; аналіз ринку пропозицій, управління ціновою політикою; контроль життєвого циклу товарів, аналіз сегментів ринку; реєстрацію серійного продажу, облік рекламацій, гарантій; маркетинговий аналіз за каналами продажу (розподілу), товарами, групами товарів (послугами), напрямами реалізації.

Як можна бачити з переліку задач, які розв’язує інформаційна система «Галактика», у ньому немає стратегічних напрямів роботи підприємства на ринку, а маркетинг є однією з функцій підприємства. Сучасна орієнтованість діяльності підприємств на ринок і конкретного споживача, тобто функціонування за схемою «споживач — регіон (сегмент) — товар — служба маркетингу — функціонально-операційні служби — виробництво» потребує сучасних підходів до створення інтегрованих інформаційних систем підтримки маркетингових стратегічних напрямів діяльності підприємства. Це мають бути системи підтримки рішень економічного механізму маркетингу, інтегровані щодо циклу «контракт — виконання — оплата» за умов створення центрів відповідальності та місць витрат. Інформаційна система підтримки рішень в економічному механізмі маркетингу (рис. 4.6) має поєднувати сучасні програмні засоби, бази даних, бази моделей (математичних, статистичних, імітаційних, комбінованих) зі знаннями й досвідом спеціалістів, які ставлять такі питання: «що буде, якщо…», «що треба зробити, щоб…». Фахівці вважають, що до задач, які розв’язуються з використанням інтегрованої інформаційної системи, можна віднести такі: підготовка стратегічного та тактичного планів діяльності підприємства на ринку, аудит маркетингу, вибір цілей і стратегій маркетингової діяльності підприємства. Тобто розглядаються кілька стратегій маркетингових дій та дається оцінка ймовірностей певних наслідків їх використання.

В інформаційній системі економічного механізму маркетингу потрібно передбачити можливість застосування експертних систем. Фахівці визнають експертними системами такі обчислювальні системи, які використовують знання фахівця. Ці інформаційні підсистеми можна застосовувати для розв’язання задач з прогнозування розвитку ринку, дослідження попиту на товари, оцінювання незадоволеного попиту тощо.

Рис. 4.6. Інтегрована інформаційна система економічного механізму маркетингу

Особливо поширені системи з пошуку інформації, коли великі (і не дуже) підприємства розробляють або використовують спеціальні інформаційно-пошукові системи, що забезпечують пошук документів, відомостей або здійснюють пошук даних за факторами (ознаками), зазначеними користувачем. Найперспективніші можливості відкриваються тоді, коли користувач входить у мережу й починає взаємодіяти з іншими комп’ютерними системами. Наприклад, можна запрограмувати пошук інформації за заданими критеріями, витягування потрібної інформації з Інтернету та занесення її в пам’ять комп’ютера в потрібний момент і в необхідному форматі. При цьому відбувається пошук електронного магазину чи електронного підприємства, де такий товар продається найдешевше. Так можна забезпечити вхідною інформацією системи персональних комп’ютерів з використанням усіх можливостей Інтернету.

РОЗДІЛ