Аналіз функцій управлінського обліку та обліку витрат здійснений К. Друрі (5), дозволив йому прийти до висновку, що облік витрат пов’язаний з калькуляцією собівартості товарноматеріальних запасів і здійснюється з метою задоволення потреб звітності для зовнішніх користувачів та обчислення прибутку для внутрішніх цілей. Водночас, управлінський облік призначений для надання відповідної інформації, необхідної менеджерам для прийняття рішень, планування, здійснення контролю й оцінювання показників діяльності. Звідси К. Друрі робить висновок: «Із аналізу спеціальної літератури ясно, що різниця між обліком витрат і управлінським обліком досить розпливчата, … тобто обидва терміни часто застосовуються як синоніми» (5, с. 40).

Такої ж позиції дотримується і А. Апчерч, який підкреслює, що для управлінського обліку ведення рахунків (під якими він розуміє ведення обліку фінансових показників, зокрема витрат) уявляється настільки важливим, що нерідко його самого називають особливим терміном — обліком витрат, який за офіційною термінологією СІМА^∗ , визначається як ... складання бюджетів (кошторисів), розрахунок нормативних і фактичних витрат по окремих операціях, процесах, видах діяльності або продукції. На практиці терміни «облік витрат», а також «вартісний і управлінський облік» є взаємозамінними (1, с. 54).

Більш коректними є твердження, за якими облік витрат — це складова частина загального управлінського обліку, головну функцію якого становить забезпечення даних для контрольних рішень (11).

Під обліком витрат, який часто називають калькуляцією витрат, розуміють процес, в якому витрати виробництва аналізуються і подаються у вигляді, придатному для прийняття рішень або контролю. Основною метою калькуляції витрат є вимірювання й облік витрат на виробництво і порівняння цих витрат із за здалегідь визначеними показниками, встановленими керівництвом. У цьому значенні калькуляція (облік) витрат — надто важливий інструмент контролю. Зокрема, виробничі підприємства ведуть облік витрат не тільки для вимірювання прибутку і складання зовнішніх фінансових звітів, але й для того, щоб надати корисну інформацію, необхідну менеджерам для прийняття рішень. При цьому, щоб задовольнити вимоги фінансового обліку, не завжди слід точно відстежувати, як витрати розподіляються між окремими видами продукції. Тут важливо визначити, яка частина витрат має бути віднесена на реалізовану продукцію, а яка — на запаси. Точність же розподілу по видах продукції тут не така важлива. Тобто розподіл можна здійснити з певною мірою наближеності.

Однак для прийняття рішень необхідна більш точна інформація про витрати по видах продукції. За рахунок точнішого вимірювання ресурсів, які припадають на кожний вид продукції або об’єкт витрат, організація може також виявити внутрішні джерела прибутків. Якщо система обліку не забезпечує достатньо точного обліку споживання ресурсів по видах продукції, облікова собівартість буде викривлена, і виникне небезпека, що менеджери відмовляться від випуску прибуткових видів продукції чи продовжуватимуть випускати ті види , які насправді прибутку не приносять . Так, загальною вимогою на ринках спеціалізованих продуктів та послуг є встановлення конкурентної цінової пропозиції. Практично неможливо правильно встановити ціну , не знаючи витрат на виробництво одиниці продукції чи послуг.

Окрім різних рівнів точності, інформація про витрати відрізняється і за цілями, для яких вона необхідна. Зокрема для задоволення вимог фінансових звітів для зовнішніх користувачів бухгалтерські правила і нормативні документи в більшості країн приписують, щоб товарноматеріальні запаси оцінювалися за виробничими витратами. Відповідно, щоб задовольнити такі вимоги, по видах продукції розподіляються лише виробничі витрати. Але для прийняття рішень далеко не всі види витрат можуть бути значущими. Наприклад, розмір амортизаційних відрахувань на основні засоби підприємства не залежить від рішення припинити випуск якогось продукту, тобто є нерелевантними витратами. Таким чином, ці витрати будуть ураховані при оцінці запасів , але для прийняття рішень про припинення випуску враховані не будуть.

Інформація про собівартість одиниці продукції є важливою і в інших випадках. Наприклад, рішення щодо розробки та впровадження нових видів продукції й послуг приймаються з урахуванням очікуваної собівартості одиниці продукції. Рішення стосовно виробництва або купівлі продукту (послуги), прийняття чи відхилення спеціальних замовлень, або рішення стосовно того, продовжувати виробництво продукту (послуги), чи відмовитися від нього, також потребують інформації про собівартість одиниці продукції.

З огляду на виняткову важливість інформації про собівартість одиниці продукції, істотне значення має її точність і правильність. Викривлення собівартості одиниці продукції є неприйнятним.

Точні витрати на продукт є життєво необхідними не тільки для аналізу прибутковості, але й для прийняття таких стратегічних рішень, як проектування продукту, ціноутворення і структуру випуску . Це означає, що визначення собівартості продукту залежить від того, яка управлінська ціль обслуговується.

Визначення собівартості продукту ілюструє фундаментальний принцип управління витратами: «різні витрати — для різних цілей». Наприклад, якщо необхідно провести аналіз стратегічної прибутковості, то менеджеру підприємства потрібна інформація про всі доходи і витрати, пов’язані з продуктом. У цьому випадку визначається собівартість продукту за ланцюжком діяльності, тому що вона врахує всі витрати, необхідні для оцінки стратегічної прибутковості, зокрема витрати за видами діяльності, починаючи з проектування продукту до обслуговування клієнтів.

Якщо ж управлінською ціллю є аналіз короткострокової або тактичної прибутковості, витрати на проектування й розробку можуть бути нерелевантними, особливо для існуючих продуктів. Рішення, наприклад, про прийняття або відхилення замовлення на існуючий продукт залежатиме від ціни, запропонованої потенційним клієнтом, і витрат на виробництво, маркетинг, дистриб’ юцію та обслуговування спеціального замовлення. Отже, лише операційні види діяльності всередині ланцюжка цінності були б важливими (тобто без витрат на проектування і розробку). Віднесення витрат на ці види діяльності до продукту визначає операційну собівартість продукту.

Якщо, нарешті, управлінською ціллю є фінансова звітність, то необхідно визначити традиційну собівартість продукту, до якої згідно з правилами і вимогами фінансової звітності відносяться лише витрати виробництва. Калькуляція собівартості продукту для складання зовнішньої фінансової звітності — одна з центральних цілей системи управління витратами. Для інших цілей можна використовувати й інші визначення собівартості продукту.