1.1. Сутність і зміст управлінського обліку
Розробка та реалізація ринкових принципів і впровадження нових механізмів ринкової системи в Україні спричинили необхідність перегляду підходів до формування інформаційної системи, на основі якої приймаються управлінські рішення.
Ускладнення та різноманітність бізнеспроцесів кожного конкретного підприємства, зростання конкуренції на ринку потребують прийняття більш оперативних і зважених рішень, які неможливо приймати на основі загальної, жорсткої та законодавчо регламентованої системи обліку і звітності, що не враховує індивідуальні особливості підприємства і конкретних бізнеспроцесів. Усе це викликає потребу у створенні такої інформаційної системи, яка відповідала б вимогам управління.
В економічно розвинутих країнах така система відома як управлінський облік. У Законі України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» дається визначення управлінського обліку як синоніма внутрішньогосподарського обліку, тобто системи обробки і підготовки інформації про діяльність підприємства для внутрішніх користувачів у процесі управління підприємством.
Однак однозначності у сприйнятті сутності управлінського обліку немає. Зазвичай управлінський облік визначають лише як складову бухгалтерського обліку й ідентифікують його з обліком витрат виробництва та калькулюванням собівартості продукції. Таке визначення відповідало сутності ранніх етапів розвитку управлінського обліку. Однак сучасний управлінський облік виходить за межі бухгалтерського обліку оскільки включає не тільки елементи останнього, але й елементи оперативного обліку, планування, нормування, аналізу і прогнозування, а тому суттєво відрізняється від обліку витрат за своїми цілями та функціями.
Облік витрат пов’язаний з калькулюванням собівартості з метою оцінювання товарноматеріальних запасів і здійснюється з метою задоволення потреби у формуванні звітності для зовнішніх користувачів та визначення прибутку (в тому числі для цілей оподаткування), тоді як управлінський облік призначений для прийняття управлінських рішень, планування, здійснення контролю й оцінювання показників функціонування підприємства та його підрозділів.
Таким чином, управлінський облік можна визначити як процес підготовки інформації, яка використовується управлінською ланкою для планування, контролю та оцінки всередині підприємства. Іншими словами, управлінський облік — це підсистема обліку, пов’язана із забезпеченням менеджменту підприємства інформацією для використання у плануванні, контрольних діях і в прийнятті управлінських рішень.
В основу системи управлінського обліку покладено інформаційну систему, яка використовує вхідну інформацію та відповідні процеси з метою одержання результатів, що відповідають точно визначеним цілям управління. Операційну модель інформаційної системи управлінського обліку подано на рис. 1.1.
Інформаційна база управлінського обліку використовується всіма функціями управління, в тому числі функціями планування, контролю та оцінки з метою прийняття управлінських рішень.
Планування — це детальне формулювання дій, спрямованих на досягнення конкретного результату. Управлінський облік вносить певний вклад у планування через застосування бюджетів (кошторисів), стандартів (нормативів), а також аналізу відхилень з метою як довгострокового, так і короткострокового планування.
Процес контролю також неможливий без використання інформації управлінського обліку. По закінченні звітного періоду на основі облікової інформації складаються звіти про виконання бюджету (плану) кожним центром відповідальності, у якому здійснюється порівняльний аналіз запланованих та фактично досягнутих результатів. При цьому виявляються небажані розбіжності між фактичними і плановими показниками, визначаються їх причини з метою недопущення їх впливу у майбутньому. Звіти, підготовлені на основі інформації управлінського обліку, з одного боку, дозволяють об’єктивно оцінити діяльність центрів відповідальності, а з іншого — інформують керівництво про те, на яких ділянках не вдалося досягти планових показників. Бюджети та звіти про їх виконання, які готуються на основі інформації управлінського обліку, дають можливість оцінити діяльність менеджменту підприємства.
Таким чином, управлінський облік пов’язує обліковий процес з процесом управління, а його основними завданнями є за безпечення інформацією менеджерів різних рівнів управління.
До інформації управлінського обліку, яка створюється і готується для використання менеджментом усередині організації (підприємства), ставляться інші вимоги, які відрізняються від інформації, призначеної для зовнішніх користувачів. Зокрема, така інформація повинна задовольняти наступні вимоги:
- своєчасність — необхідна інформація повинна попереджати будьякі управлінські рішення. Відповідно порядок та частота надання цієї інформації мають відповідати характеру й періодичності розв’язуваних менеджментом завдань;
- диференційованість — одержана керівником інформація повинна бути необхідною і разом з тим достатньою. Це, з одного боку, дозволить скоротити загальні інформаційні потоки, а з іншого — не вноситиме плутанину за рахунок наявності та переробки непотрібної інформації;
- доступність форми та змісту — необхідна інформація повинна викладатись у доступній формі, придатній для сприйняття менеджерами різних рівнів компетентності та освіти , а не у вигляді жорстко регламентованих звітних форм, як це прийнято в системі фінансового обліку;
- компактність — звітні форми, в яких надається управлінська інформація, повинні бути максимально спрощені, але разом з тим дозволяти контроль не тільки підсумкових показників, але і їх окремих складових;
- варіантність — інформація повинна бути гнучкою щодо вибору найкращого варіанта дій з декількох альтернатив.
Існує певна ієрархія інформації, рівні якої співвідносяться з різними рівнями управління організацією (підприємства) (див.: рис. 1.2).
Стратегічна інформація використовується головним чином вищим керівництвом для визначення стратегічних цілей організації, а також політики, необхідної для їх досягнення. Вона пов’язана з діяльністю організації протягом довготермінового періоду з урахуванням впливу зовнішнього середовища.
Тактична інформація перетворює стратегічну ціль, плани та рішення в дії середньої керівної ланки. Часовий діапазон їх впливу значно коротший, ніж на стратегічному рівні і становить переважно один рік, а точність має бути вищою.
Оперативна інформація використовується нижчим рівнем керівників та службовців для здійснення тактичних цілей, спрямованих на досягнення стратегічних планів.
На практиці відмінності між стратегічною, тактичною й оперативною інформацією можуть бути дещо розмиті, як і відмінності між користувачами кожного типу інформації, у зв’язку з тим, що часто зустрічаються ситуації, коли одні й ті ж особи можуть використовувати всі три типи інформації відповідно до управлінських цілей, які вони переслідують.
