Одним із найважливіших аспектів управління і перспективного планування діяльністю підприємств є розроблення концепції їхнього стратегічного розвитку. Ця концепція грунтована на ефективному управлінні, спрямованому на підтримку конкурентоспроможності положення підприємства на ринку.
Управління ефективністю підприємства, реалізоване в концепціях «управління бізнес-процесами» (англійські терміни CPM і ВPM) охоплює весь спектр завдань у царині стратегічного й фінансового управління компанією, містить такі управлінські технології, як моделювання стратегії, карти збалансованих показників, процесно-орієнтоване планування і функціонально-вартісний аналіз, бюджетування й бізнес-планування, консолідована управлінська звітність і аналіз.
Концепція Corporate Performance Management (CPM) сформувалася в останні роки і відображає сучасний погляд на те, яким має бути «навігаційний комплекс» компанії, щоб задовольняти такі вимоги:
просто нові версії майстрів і конструкторів VS.NET краще і якісніше автоматизують роботу програміста. На додаток наведемо ще один простий приклад створення і застосування Web.Services, аби показати, що до віддалених обчислювальних ресурсів можна звертатися не тільки зі спеціального додатка, а й зі звичайного браузера. У середовищі Visual Studio.NET оберіть варіант створення нової програми типу Web.Services з ім’ям RateService. В автоматично створеному класі Service1 введіть код функції, наведеної на рис. 11.7.
• моментальне оцінювання поточного становища компанії та перспектив у досягненні обраних цілей;
• єдине і цілісне уявлення бізнесу компанії;
• своєчасність управлінської інформації (інформація має надаватися миттєво, а не тоді коли процеси, що потребують коригування, вже відбулися);
• простота оперування управлінською інформацією;
• пристосованість для колективної роботи.
У СРМ кілька компоненів пов’язані між собою, а саме: методологія оцінювання результативності, система ключових показників ефективності, інформаційно-аналітична система класу Business Intelligence (ВІ).
Особливістю СРМ є те, що всі ці компоненти інтегровані один з одним. Методологія визначає показники та способи їх обчислення, а розрахунок, аналіз і планування цих показників підтримуються інформаційно-аналітичною системою. Розглянемо детальніше компоненти СРМ.
Щоб зрозуміти, чи ефективним є управління компанією, треба кількісно оцінити ефективність бізнесу в плані досягнення фінансових і виробничих цілей. Існує кілька методик отримання такої кількісної оцінки. Найпопулярніші з них такі:
• Activity Based Costing
— метод розрахунку собівартості, виходячи з витрат на процеси, задіяні для отримання того чи іншого продукту або напряму діяльності. Він дозволяє оцінити прибутковість продуктів і підрозділів бізнесу набагато точніше за традиційні методи. Як подальший розвиток нерідко використовується разом із ABB (activity based budgeting) – процесо-орієнтованим бюджетуванням;
• Balanced Scorecard — система збалансованих показників (СЗП), що дозволяє оцінити рівень реалізації стратегії, опрівнювати нефінансові показники, декомпозувати стратегічні цілі за рівнями ієрархії управління, а також заздалегідь прогнозувати досяжність стратегічних цілей;
• Economic Value Added — економічна додана вартість. Дозволяє оцінити підвищення або зниження вартості продукції (послуг) компанії за певний період або у результаті певних рішень. Застосовується також для оцінювання внеску того чи іншого напряму діяльності компанії у зміну вартості всієї компанії, аналізу сценаріїв розвитку;
• Six Sigma (Сигма Шість) — система якості, спрямована на зменшення кількості дефектів у бізнес-процесах. Дозволяє оцінити якість продукції та виробництва. Широко застосовується для серійних виробництв (процесів). У компанії може використовуватися одна з методологій або їх комбінація (наприклад, ABC BSC). Деякими методологіями доцільно скористатися, якщо вони підходять під стратегічні завдання компанії. Крім того, використання єдиної методології оцінювання ефективності в різних підрозділах дозволяє отримувати сумірні оцінки ефективності цих підрозділів, а також оцінювати внесок кожного підрозділу в загальну оцінку ефективності підприємства. Іншими словами, компанія може мати єдину шкалу, за якою оцінюється результативність різних підрозділів.
Показники ефективності значною мірою визначаються методологією, однак незалежно від обраних методів вони мають відповідати певним принципам:
1. Необхідна достатність. Кількість показників має бути достатньою для отримання всієї принципово важливої інформації, необхідної для контролю бізнесу.
2. Якість краще кількості. Замість двох показників, які опосередковано характеризують процес, варто вибрати один, який безпосередньо його вимірює. Приклад: кількість обслугованих покупців і сума продажу лише опосередковано говорять про ефективність використання торгової площі. Замість цього можна використати, наприклад, маржинальний прибуток на квадратний метр торгової площі.
3. Єдина істина. Показники мають бути однозначно визначені для всіх користувачів і мати загальноприйняті однозначні найменування. Наприклад, визначення показника «кількість проданої продукції (у штуках)» має також ясно вказувати, чи враховуються повернення продукції, продажу співробітникам, рекламний продаж за 1 копійку тощо. Крім того, значення одного показника з різних джерел мають збігатися для всіх користувачів.
Необхідно одразу наголосити, що IT-системи мають вирішувати ті завдання, для яких вони розроблені і призначені. Так, системи, призначені для бухгалтерського, складського обліку погано пристосовані для завдань управління компанією, хоча й можуть забезпечувати деяку цінну інформацію. Замість цього, вони доцільні там, для чого призначалися: добре реєструють і здійснюють господарські операції (транзакції). Разом із тим планування й аналізу бізнесу існує програмне забезпечення, спеціально розроблене саме для цих цілей. Таке ПО відносять до класу ВІ, воно використовується спільно і обліковими системами, корпоративними програмними продуктами класу ERP, CSRP. Одне слово, ВІ-системи не займаються автоматизацією бізнеспроцесів. Їхнє завдання — планування, прогнозування діяльності підприємства та аналіз інформації, накопиченої в системах автоматизації бізнес-процесів (ERP, CSRP та інших). У сучасному розумінні «навігаційного комплексу» компанії ВІ-системи відіграють роль інструментарію для аналізу, планування і прогнозування.
На великих підприємствах спроби використання для цих цілей електронних таблиць Excel призводять до появи величезних, заплутаних файлів, непристосованих для спільної роботи кількох користувачів. Замість цього дедалі частіше використовують спеціальні управлінські інформаційно-аналітичні системи (ІАС), побудовані на програмному забезпеченні класу ВІ (наприклад, Business Objects). Як правило, такі системи базуються на сховищах даних і підтримують показники та методології BSC, АВС та інші, згадані раніше. Використання сховища даних допомагає уникнути «інформаційних островів», реалізувати принцип «єдиності істини», а також багаторазово прискорити формування звітності й спростити аналіз інформації.
Концепція Business Process Management (ВРМ) з’явилась у відповідь на зростання вимог бізнесу до швидкості змін макросередовища та прозорості контролю виконання бізнес-процесів, які часто неавтоматизовані взагалі або автоматизовані частково. Системи управління бізнес-процесами утворилися на перетині двох сегментів індустрії інформаційних технологій — автоматизації потоків робіт (workflow) з одного боку, та інтеграції корпоративних додатків (ЕА І
— Enterprise Application Integration) — з іншого.
При цьому потрібно пам’ятати, що дуже велика кількість показників ускладнює розуміння і роботу з інформацією. Оптимальна кількість — до 20 показників ефективності на одного користувача інформації.
ВРМ-системи підтримують спеціалізовані завдання управління наскрізними бізнес-процесами (моделювання, упровадження, оперативне управління й адміністрування, моніторинг і аналіз показників ефективності діяльності). Системи цього класу, оперуючи поняттям бізнес-процес, забезпечують не лише автоматизацію наскрізного ланцюжка процесу, що проходить через безліч підрозділів, а й збирання та аналіз всіх необхідних показників.
Перебудова системи управління на основі технології ВРМ дозволяє усунути функціональні перешкоди, що виникли через розрізненість корпоративних додатків, спрямовує діяльність компанії на досягнення її стратегічних цілей. Переваги такого підходу стають очевидними передусім, тим підприємствам, яким доводиться часто змінювати свої бізнес-процеси, що характерне для ринків з високим рівнем конкуренції і частою зміною асортименту товарів і послуг (наприклад, телекомунікації, банки, страхування тощо).
Після впровадження ВРМ-системи в корпоративній інформаційній інфраструктурі організуються функції моніторингу та контролю за виконанням бізнес-процесів, що надає керівникам змогу оперативно реагувати на зміни ключових показників діяльності.
ВРМ-система складається з такого набору модулів, які відповідають стадіям життєвого циклу бізнес-процесу:
— Проектування/коригування схеми бізнес-процесу. До складу ВРМсистеми входить графічне середовище моделювання бізнес-процесів, що забезпечує продуктивну спільну роботу аналітиків і розробників. Ключовим елементом групової роботи є візуальне середовище дослідження з можливістю тестового «прогону» процесу.
— Виконання. Готова схема завантажується в сервер процесів, який забезпечує старт бізнес-процесів. Дані, необхідні для реалізації процесів, зберігаються в централізованій базі даних системи — репозитарії процесів. При кожному новому запуску процесу з репозитарія автоматично зчитюється його поточні стани. Будь-які зміни, внесені до опису процесів та їхніх компонентів, одразу вступають у дію без перезавантаження системи.
— Моніторинг. Система накопичує інформацію про бізнес-процеси: періодичність ініціювання, час виконання, відсоток завантаженості працівників, і надає опис динаміки відповідних показників у графічній формі. Система має у своєму розпорядженні базовий набір звітів за показниками бізнес-процесів, на підставі яких конструюються ключові показники ефективності (Key Performanse Indicators, КРІ).
Отже, перевагами використання систем управління бізнес-процесами є:
— Здатність бізнесу до швидких змін. Бізнес-процеси компанії постійно підтримуються в актуальному стані. При зміні зовнішніх чи внутрішніх умов відповідні коригування оперативно вносяться до системи силами власних фахівців компанії.
— Досягнення прозорості процесів. Система забезпечує високий рівень доступності й достовірності даних про процес, що досягається використанням спеціалізованих аналітичних інструментів і безперервним збиранням усієї необхідної інформації. Такий підхід дає змогу завчасно виявляти можливі слабкі сторони процесу і долати проблеми до того, як вони почнуть впливати на бізнес компанії.
— Безперервне вдосконалення процесів. Значення ключових показників, які отримуються у перебігу виконання процесу, використовують для подальшої оптимізації бізнес-процесу, що дозволяє виконати кожен новий цикл бізнеспроцесу з наявними характеристиками. Таким чином, система постійно вдосконалює процес і забезпечуює максимальну віддачу від наявних ресурсів.
— Ліквідація розриву між бізнесом та IT. Система забезпечує продуктивну спільну роботу програмістів-аналітиків і бізнес-менеджерів компанії, що створює виняткові умови для їх співпраці.
— Масштабованість й інтегрованість рішення. При впровадженні системи створюється загальна корпоративна інформаційна інфраструктура, що базується на загальноприйнятих стандартах і методологіях, за рахунок чого досягається сумісність з наявнимпи корпоративними і зовнішніми додатками. Це є запорукою успіху за поширення підходів ВРМ на дедалі більшу кількість бізнес-процесів компанії.
— Підвищення ефективності бізнесу. Завдяки ВРМ-системі модель бізнес-процесу автоматично виконується. Багатокрокова автоматизація скорочує час виробничого циклу, дозволяє збільшити обсяг виконуваних робіт без залучення додаткових ресурсів.
Крім цього, слід наголосити, що ВРМ-система успішно розв’язує низку актуальних проблем у сфері інформаційних технологій, серед яких вирізняють такі:
— низька ефективність пакетів програм, зумовлена неможливістю швидкого внесення змін у корпоративні системи;
— складність інтеграції за умов успадкованої інформаційної інфраструктури (яка виникає при злитті та поглинанні підприємств);
— складність реалізації процесів традиційними засобами розроблення додатків.
Порівнюючи сучасні комплексні системи управління бізнес-процесами з їхніми попередниками (workflow і ЕАІ), провідні фахівці у сфері IT зазначають, що ці розробки наслідують всі переваги систем автоматизації документообігу й інтеграції додатків, додаючи до них низку принципово важливих функціональних і концептуальних можливостей. Від розробок workflow BРM-системи відрізняються тим, що наслідують відкриті стандарти і мають вищі показники продуктивності та масштабованості. Переваги таких систем порівняно із засобами категорії ЕАІ характеризуються подоланням розриву між вимогами бізнесу до підтримки процесів і тим, як це робиться в автоматизованій системі.
Підсумовуючи практичний досвід упровадження систем управління бізнеспроцесами, зауважимо, що використання їх недоцільне на підприємствах з недосконалою формалізацією бізнес-процесів, відсутністю реального процесного управління та недостатньо відпрацьованою й інтегрованою IT-інфраструктурою.
Отже, паралельно з удосконаленням бізнес-процесів підприємству необхідно розвивати свою ІТ-інфраструктуру. У цьому разі варто застосовувати сервісорієнтовану архітектуру (Service Oriented Architecture, SOA) з метою забезпечення гнучкості й адаптованості ІТ-інфраструктурі, яка підтримує змінні бізнеспроцеси підприємства.
