Завдання 1
Ознайомтеся з класифікацією кадрової документації, наведеної у табл. 7.2. Наведіть приклади відомих Вам документів за кожною з названих груп документів.
Завдання 2
Ознайомтеся з напрямами роботи служби персоналу (відділу кадрів) у веденні кадрового діловодства, показаними на рис. 7.2 та переліком справ та документів з кадрового діловодства (рис. 7.3). Проаналізуйте документацію, яку ведуть працівники служб персоналу в організації, де Ви працюєте або проходите практику. Оцініть ефективність роботи служби персоналу у сфері кадрового діловодства.
Завдання 3
Вивчіть групу документів, які ведуть працівники служби персоналу (рис. 7.4), й етапи типової технологічної схеми підготовки та ведення кадрової документації (рис. 7.5). Визначте, які з названих на рис 7.4 документів готуються на першому, другому та третьому етапах технологічної схеми оформлення кадрової документації.
Завдання 4
Ознайомтеся з аналітичною інформацією з особового складу, яку готують працівники служби управління персоналом для вищого керівництва організації (рис. 7.6). Наведіть приклади, коли і з якою метою керівництво організації може використовувати надану інформацію. Які управлінські рішення можуть прийматися на підставі цих даних?
Завдання 5
Ознайомтеся з обґрунтуванням необхідності впровадження та напрямами автоматизації ведення кадрового діловодства (рис. 7.7). Зазначте, яке програмне забезпечення з автоматизації ведення кадрового діловодства використовується в організації де Ви працюєте або проходите практику. Проаналізуйте ефективність використання даного програмного забезпечення у роботі служби персоналу.
Завдання 6. Кейс
Дослідіть, використовуючи друковані та електронні засоби масової інформації, пропозиції в галузі програмного забезпечення з автоматизації та механізації кадрового діловодства. Наведіть приклади програм із зазначенням їх функціональних можливостей. Проаналізуйте їх переваги і визначте недоліки. Назвіть, які з них Ви вважаєте найефективнішими, на сучасному ринку комп’ютерних технологій з автоматизації та механізації кадрового діловодства, а також з точки зору співвідношення «ціна-якість» і чому.
7.3. Питання для обговорення, тестові питання
Питання для обговорення
1. Сформулюйте завдання служби управління персоналом (відділу кадрів) у веденні кадрового діловодства.
2. Наведіть класифікацію кадрової документації.
3. Визначте вимоги до оформлення та ведення кадрової документації.
4. Наведіть перелік та поясніть призначення організаційно-розпорядчих і інформаційнодовідкових документів, з якими працюють фахівці служби управління персоналом (відділу кадрів).
5. Охарактеризуйте комплекс особистих та облікових документів.
6. Наведіть типову технологічну схему підготовки та ведення документації з особового складу організації.
7. Обґрунтуйте необхідність і напрями автоматизації ведення кадрового діловодства.
Тестові питання І. Визначте, які з наведених нижче документів класифікуються за ознакою «за функціональним призначенням»:
1.1. Організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, особисті, особові, облікові.
1.2. Індивідуальні, групові, типові, трафаретизовані.
1.3. Конфіденційні, неконфіденційні. ІІ. Визначте, які з наведених нижче документів класифікуються за ознакою «за формою створення»:
2.1. Організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, особисті, особові, облікові.
2.2. Індивідуальні, групові, типові, трафаретизовані.
2.3. Конфіденційні, неконфіденційні.
ІІІ. Встановіть, які з названих документів класифікуються за ознакою «за рівнем доступу»:
3.1. Письмові, друковані.
3.2. Індивідуальні, групові, типові, трафаретизовані.
3.3. Конфіденційні, неконфіденційні. IV. Визначте, які з наведених нижче документів класифікуються за ознакою «за стадією створення»:
4.1. Індивідуальні, групові, типові, трафаретизовані.
4.2. Конфіденційні, неконфіденційні.
4.3. Оригінали, копії. V. Визначте, які з наведених документів класифікуються за ознакою «за шляхом надходження»:
5.1. Індивідуальні, групові, типові, трафаретизовані.
5.2. Конфіденційні, неконфіденційні.
5.3. Внутрішні, зовнішні. VI. Визначте, які з наведених нижче документів класифікуються за ознакою «за терміном зберігання»:
6.1. Індивідуальні, групові, типові, трафаретизовані.
6.2. Постійного, тривалого, тимчасового зберігання.
6.3. Конфіденційні, неконфіденційні. VII. Установіть, які із зазначених документів класифікуються за ознакою «за походженням»:
7.1. Організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, особисті, особові, облікові.
7.2. Індивідуальні, групові, типові, трафаретизовані.
7.3. Офіційні, особисті. VIII. Визначте, які з наведених нижче документів класифікуються за ознакою «за способом фіксації»:
8.1. Письмові, друковані.
8.2. Індивідуальні, групові, типові, трафаретизовані.
8.3. Конфіденційні, неконфіденційні. IX. Визначте, які з наведених видів діяльності не належать до кадрового діловодства:
9.1. Підготовка наказів з особового складу щодо прийому, переведення, звільнення працівників, надання відпусток, проходження атестації, об’яви заохочень, доган та ін.
9.2. Оформлення та ведення трудових книжок працівників і вкладишів до них.
9.3. Оформлення податкової звітності. X. Установіть, які з наведених нижче видів діяльності не належать до кадрового діловодства:
10.1. Оформлення та ведення особових справ працівників.
10.2. Оформлення договорів про закупку комплектуючого обладнання.
10.3. Розробка та перегляд штатного розпису, штатно-посадової книги (штатного формуляра), алфавітної книги. XI. Визначте, які з наведених нижче видів діяльності не належать до кадрового діловодства:
11.1. Ведення книги наказів з особового складу.
11.2. Складання звітності до Державного комітету статистики та Державної служби зайнятості.
11.3. Оформлення скарг щодо несвоєчасного надходження продукції від постачальників. XII. Визначте, які з названих видів діяльності не належать до кадрового діловодства:
12.1. Оформлення документів для пенсійного забезпечення працівників.
12.2. Ведення фінансової звітності підприємства.
12.3. Ведення журналів обліку прийому на роботу, звільнення з роботи і переведення працівників на іншу роботу, журналів обліку трудових книжок та бланків трудових книжок, журналів реєстрації проходження інструктажу з охорони праці та техніки безпеки. XIII. Установіть, які з наведених нижче видів документів відносяться до особистих документів працівника:
13.1. Договір з працевлаштування, положення, інструкції, правила внутрішнього трудового розпорядку.
13.2. Паспорт, трудова книжка, військовий квиток, свідоцтво або атестат про середню освіту, диплом про професійну освіту, посвідчення, перепустка, посвідчення про відрядження, довідки, що підтверджують місце роботи, посаду, заробітну плату, рекомендаційні й атестаційні листи.
13.3. Доповідні та пояснювальні записки, довідки, акти, протоколи, звіти. XIV. Визначте, які із зазначених видів документів належать до організаційно-розпорядчої документації:
14.1. Доповідні та пояснювальні записки, довідки, акти, протоколи, звіти.
14.2. Паспорт, трудова книжка, військовий квиток, свідоцтво або атестат про середню освіту, диплом про професійну освіту, посвідчення, перепустка, посвідчення про відрядження, довідки, що підтверджують місце роботи, посаду, заробітну плату, рекомендаційні та атестаційні листи.
14.3. Договір з працевлаштування, положення, посадові інструкції, правила внутрішнього трудового розпорядку, інструкція з техніки безпеки, накази, постанови, рішення, вказівки, розпорядження адміністрації. XV. Визначте, які з наведених нижче видів документів належать до організаційнорозпорядчої документації:
15.1. Доповідні і пояснювальні записки, довідки, акти, протоколи, звіти.
15.2. Паспорт, трудова книжка, військовий квиток, свідоцтво або атестат про середню освіту, диплом про професійну освіту, посвідчення, перепустка, посвідчення про відрядження, довідки, що підтверджують місце роботи, посаду, заробітну плату, рекомендаційні та атестаційні листи.
15.3. Договір з працевлаштування, положення, посадові інструкції, правила внутрішнього трудового розпорядку, інструкція з техніки безпеки, накази, постанови, рішення, вказівки, розпорядження адміністрації. XVI. Визначте, які з наведених видів документів є довідково-інформаційною документацією:
16.1. Паспорт, трудова книжка, військовий квиток, свідоцтво або атестат про середню освіту, диплом про професійну освіту, посвідчення, перепустка, посвідчення про відрядження, довідки, що підтверджують місце роботи, посаду, заробітну плату, рекомендаційні та атестаційні листи.
16.2. Доповідні та пояснювальні записки, довідки, акти, протоколи, звіти.
16.3. Договір з працевлаштування, положення, посадові інструкції, правила внутрішнього трудового розпорядку, інструкція з техніки безпеки, накази, постанови, рішення, вказівки, розпорядження адміністрації. XVII. Установіть, які з наведених нижче видів документів відносяться до облікової кадрової документації:
17.1. Паспорт, трудова книжка, військовий квиток, свідоцтво або атестат про середню освіту, диплом про професійну освіту, посвідчення, перепустка, посвідчення про відрядження, довідки, що підтверджують місце роботи, посаду, заробітну плату, рекомендаційні та атестаційні листи.
17.2. Договір з працевлаштування, положення, посадові інструкції, правила внутрішнього трудового розпорядку, інструкція з техніки безпеки, накази, постанови, рішення, вказівки, розпорядження адміністрації.
17.3. Особовий листок, особова картка, особова справа, спеціалізовані картки персонального обліку різних категорій працівників, журнали реєстрації, книги обліку.
РОЗДІЛ 8
