ПІДГОТОВКА НАКАЗІВ З ОСОБОВОГО СКЛАДУ ТА УКЛАДАННЯ ТРУДОВИХ ДОГОВОРІВ

8.1.Ілюстративно-методичний матеріал до виконання практичних завдань.

8.2.Практичні завдання, кейси.

8.3.Питання для обговорення, тестові питання.

Опрацювавши матеріал даного розділу, ви ЗНАТИМЕТЕ: призначення та правила оформлення заяв про працевлаштування, звільнення і надання відпустки працівникам; призначення та порядок підготовки наказів з особового складу; типові форми наказів з особового складу, затверджені Наказом Держкомстату України від 5.12.2008 р. № 489 та введені у дію з 1 січня 2009 р.; призначення трудового договору (контракту) між працівником і власником підприємства (організації, установи); різницю між строковим договором на визначений термін та договором на невизначений термін; призначення контракту як особливої форми трудового договору між працівником та власником підприємства (організації, установи); типові форми контрактів з працівниками; правила розірвання трудового договору (контракту) між працівником і власником підприємства (організації, установи), а також УМІТИМЕТЕ: писати заяви про прийом, переведення, звільнення та надання відпустки; готувати проекти наказів про найняття, переведення, звільнення, надання відпустки, об’яву догани або заохочення працівникові; оформлювати типові форми наказів з особового складу; готувати проект трудового договору (контракту) між працівником та власником підприємства (організації, установи).

Терміни і поняття

Заява.

Накази з особового складу.

Констатуюча частина наказу з особового складу.

Розпорядча частина наказу з особового складу.

Наказ про прийняття на роботу.

Наказ про переведення працівника на іншу роботу (посаду).

Наказ про звільнення.

Накази про заохочення та стягнення.

Наказ про надання відпустки працівникові.

Типові форми наказів з особового складу.

Книга реєстрації наказів з особового складу.

Трудовий договір.

8.1. Ілюстративно-методичний матеріал до виконання практичних завдань

Контракт.

Таблиця 8.1

КАТЕГОРІАЛЬНИЙ АПАРАТ ДО РОЗДІЛУ

Терміни	Трактування / визначення
Заява	Це — письмове звернення громадянина до керівництва підприємства (організації, установи), в якому викладено певне прохання. Власноруч працівником пишуться заяви про прийом на роботу, переведення в інший структурний підрозділ за власним проханням, звільнення з роботи за власним бажанням, надання відпустки, виплату матеріальної допомоги та ін.
Накази з особового складу	Це — розпорядчі документи, які видає керівник підприємства (організації, установи) на правах єдиноначальності, з приводу прийняття працівників на роботу, переведення на іншу посаду, звільнення з посади, надання відпусток, відправлення у відрядження, оголошення доган і накладання стягнень, оголошення подяк та заохочень тощо
Констатуюча частина наказу	Констатуюча частина наказу містить вступ (вказується причина видання наказу), доведення (переказуються головні факти), висновок (зазначається мета видання наказу). У тексті наказів з особового складу вона може бути відсутня
Розпорядча частина наказу	Розпорядча частина наказу починається словом «НАКАЗУЮ». Вона може мати один або декілька пунктів. При цьому у кожному пункті наказу зазначається, що потрібно здійснити, термін виконання, а також вказуються відповідальні за виконання наказу. Кожний пункт розпорядчої частини наказу з особового складу починається дієсловом: «ПРИЗНАЧИТИ», «ЗВІЛЬНИТИ», «ПЕРЕВЕСТИ», «НАДАТИ», «ОГОЛОСИТИ ПОДЯКУ», «ОГОЛОСИТИ ДОГАНУ» та ін. В останньому пункті у разі необхідності зазначається особа, на яку покладається контроль за виконанням наказу
Наказ про прийом на роботу	У наказі про прийняття на роботу вказується прізвище, ім’я, по батькові працівника, посада (робоче місце, спеціальність, кваліфікація, розряд), місце роботи (цех, ділянка, відділ), умови оплати праці, день початку трудової діяльності. Додатково у наказі наводяться певні умови, на яких працівник приймається на роботу (наприклад, тривалість випробувального терміну, графік роботи, термін працевлаштування та ін.). Зразок оформлення наказу про прийняття працівника на роботу наведено нижче
Наказ про переведення	Накази про переведення працівників у межах організації (підприємства, установи), як правило, оформлюються на підставі рішення адміністрації, проте можуть видаватись і за особистою заявою працівника. Серед причин переведення працівника на іншу роботу (посаду) можуть бути наступні: у зв’язку з виробничою необхідністю, у зв’язку з неможливістю виконувати попередню роботу за станом здоров’я (на підставі наданих медичних довідок), у зв’язку з вагітністю жінки, для заміни тимчасово відсутнього працівника тощо. У разі, коли ініціатором переведення є керівництво організації, у наказі у констатуючій частині обов’язково зазначається мотивація переведення. Після підписання керівником такого наказу працівник має бути обов’язково з ним ознайомлений і написати у наказі: «З наказом ознайомлений, з переведенням на посаду (робоче місце) у такий-то структурний підрозділ погоджуюсь»
Наказ про надання відпустки	Наказ про надання відпустки видається на підставі Кодексу законів про працю України та Закону України «Про відпустки» від 15 листопада 1996 р. № 504/96-ВР і затверджених по кожному структурному підрозділу графіків щорічних відпусток або заяви працівника про надання відповідного виду відпустки
Наказ про звільнення	При розірванні трудового договору з ініціативи працівника оформлюється наказ про звільнення, де зазначаються: прізвище, ім’я, по батькові працівника, посада, структурний підрозділ (місце роботи); дата і причина (підстава) розірвання трудового договору; стаття Кодексу законів про працю України, відповідно до якої відбувається звільнення працівника; пільги та компенсації, передбачені чинним законодавством, підстава видання наказу. Наказ про звільнення працівника повинен видаватись у день звільнення працівника

Закінчення табл. 8.1

Терміни	Трактування / визначення
Наказ про заохочення та стягнення	Накази про заохочення та стягнення готуються фахівцями відділу кадрів служби управління персоналом на підставі подання службової записки, доповідної записки керівника структурного підрозділу на ім’я вищого керівника або власника організації. За особливі трудові заслуги згідно зі ст. 146 КЗпП України працівники представляються у вищі органи до нагородження орденами, медалями, почесними грамотами, нагрудними значками і до присвоєння почесних звань і звання кращого працівника за даною професією. Накази про заохочення оголошуються в урочистій обстановці та заносяться відділом кадрів до трудових книжок працівників. За порушення трудової дисципліни чинним законодавством (ст. 147 КЗпП) передбачено два види заходів: догана або звільнення. Дисциплінарне стягнення відповідно до ст. 148 КЗпП України застосовується власником чи уповноваженим ним органом безпосередньо за виявленням проступку, але не пізніше одного місяця з дня його виявлення, не враховуючи часу звільнення працівника від роботи у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю або перебування його у відпустці. Дисциплінарне стягнення не може бути накладене пізніше шести місяців з дня вчинення проступку
Типові форми наказів з особового складу	В організації кадрового діловодства відділом кадрів служби управління персоналом підприємств (організацій, установ) з великою чисельністю працюючих можуть застосовуватися типові форми наказів з особового складу, затверджені Наказом Державного комітету статистики України від 5 грудня 2008 р. № 489 і введені у дію з 1 січня 2009 р. До типових форм наказів з особового складу належать: Наказ (розпорядження) про прийом на роботу /форма № П-1/ (додаток 6); Наказ (розпорядження) про надання відпустки /форма № П-3/ (додаток 7); Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту) /форма № П-4/ (додаток 8)
Книга реєстрації наказів з особового складу	Усі накази з особового складу реєструються у Книзі реєстрації наказів за формою, затвердженою Міністерством праці та соціальної політики України, лист від 19 жовтня 2005 р. № 09-487. Книга реєстрації наказів з особового складу є документом суворої звітності і постійного зберігання. Вона повинна бути пронумерована, прошнурована, скріплена підписом керівника та сургучною печаткою організації. Вилучення аркушів з книги реєстрації наказів та виправлення не допускаються. Книга реєстрації наказів ведеться працівником відділу кадрів служби управління персоналом, який готує і веде облік наказів з особового складу. Всі записи у книзі повинні відповідати наявності оригіналів наказів з особового складу
Трудовий договір	Відповідно до ст. 21 КЗпП України трудовий договір є угодою між працівником і власником підприємства (організації, установи) або уповноваженим ним органом чи фізичною особою, за якою працівник зобов’язується виконувати роботу, визначену цією угодою, з дотриманням установлених правил внутрішнього трудового розпорядку, а власник або уповноважений ним орган чи фізична особа зобов’язується виплачувати працівникові заробітну плату та забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю,

колективним договором і угодою сторін

Контракт

Згідно зі ст. 21 КЗпП України контракт є особливою формою трудового договору, в якому строк його дії, права, обов’язки і відповідальність сторін (зокрема матеріальна), умови матеріального забезпечення й організації праці працівника, умови розірвання договору, у тому числі дострокового, можуть встановлюватися угодою сторін

Рис. 8.1. Вимоги до оформлення заяв працівників

Зразок оформлення заяви про прийняття на роботу

Директору ТОВ «Меридіан»

До наказу (підпис) І. К. Сафроненко

Сафроненко І. К.

14.09.2012 р.

Климак Олександри Павлівни, що мешкає за адресою : м. Київ, вул. Довженка, буд. 5, кв. 17, дом. тел.: 456-29-15, моб. тел.: 0974561700

Заява

Прошу прийняти мене на посаду бухгалтера до фінансового відділу центрального офісу товариства.

До заяви додаю:

1.

Трудову книжку.

2.

Копію диплома про вищу освіту.

3.

Автобіографію.

4.

Особовий листок з обліку кадрів. 10.09.2012 р. (підпис Климак О. П.)

Зразок оформлення заяви про надання відпустки

Надати відпустку з 02.02. 2012 р до 22.02. 2012 р. (підпис) С. П. Калугин

Голові правління ЗАТ «Техпрогрес»

Калугину С. П. секретаря

30.01.2012 р.

Деркач Марини Михайлівни

Заява

Прошу надати мені навчальну відпустку з 02.02. 2012 р. до 22.02 2012 р. для складання зимової екзаменаційної сесії у Київському національному економічному університеті. До заяви додаю виклик на екзаменаційну сесію до КНЕУ.

30.01.2012 р. (підпис Деркач М. М.)

Рис. 8.2. Вимоги до оформлення наказів з особового складу службою персоналу

Рис. 8.3. Вимоги до оформлення наказу про прийняття працівника на роботу службою управління персоналом

Зразок оформлення наказу про прийняття на роботу

ВІДКРИТЕ АКЦІОНЕРНЕ ТОВАРИСТВО «СЛАВІЯ»

НАКАЗ 30.08.2013 р. м. Київ № 67-к

Про прийняття на роботу

ПРИЙНЯТИ:

ПЛЮЩ ТАТЬЯНУ МИХАЙЛІВНУ на посаду провідного економіста з праці відділу організації праці та заробітної плати 1 вересня 2013 р. з окладом за штатним розписом.

Підстава: заява Плющ Т. М., погоджена з начальником відділу організації праці та заробітної плати

Голова правління _______________________ А. Ф. Прохаров (підпис)

Проект наказу вносить:

Проект наказу погоджено:

Начальник відділу кадрів ____________ Свістельник В. В. (підпис)

Головний бухгалтер ________________ Л. М. Карпенко (підпис)

Юрисконсульт _______________ Т. В. Захарченко (підпис)

З наказом ознайомлена (підпис) Плющ Т. М.

Рис. 8.4. Вимоги до переведення працівника на іншу роботу та оформлення наказу про переведення службою персоналу

Зразок оформлення наказу про переведення працівника

КОМПАНІЯ «ТЕЛЕКОМ-СЕРВІС»

НАКАЗ 01.11.2013 р. м. Шостка № 37-к

Про переведення на іншу роботу

ГАПОНЮКА СЕРГІЯ ІВАНОВИЧА, інженера відділу реклами, за його згодою перевести постійно інженером відділу програмного забезпечення з 2 листопада 2013 р. з посадовим окладом за штатним розписом.

Підстава: заява Гапонюка С.І., погоджена з начальником відділу реклами та з начальником відділу програмного забезпечення.

Директор компанії

С. А. Шаргородський

Проект наказу вносить:

Проект наказу погоджено:

Начальник служби персоналу ________ А. М. Пархоменко

Головний бухгалтер ____ І. П. Сергієнко

Юрисконсульт ________ В. П. Іваненко

З наказом ознайомлений, з переведенням погоджуюсь (підпис) Гапонюк С. І.

Рис. 8.5. Вимоги до надання відпустки працівникам та оформлення наказу про надання відпустки службою управління персоналом

Рис. 8.6. Види відпусток, передбачених Законом України «Про відпустки»

Зразок оформлення наказу про надання відпустки

ЗАКРИТЕ АКЦІОНЕРНЕ ТОВАРИСТВО «ТЕХПРОГРЕС»

НАКАЗ

25.05.2012 р. м. Київ № 45-к

Про надання відпустки

НАДАТИ:

ПЕТРЕНКО МАРИНІ ОЛЕКСАНДРІВНІ, начальнику планово-економічного відділу щорічну основну відпустку з 28 травня 2012 р. по 20 червня

2012 р. на 24 календарні дні за період роботи з 4 липня 2012 р. по 4 липня

2012 р.

Підстава: графік відпусток

Голова правління _____________________ С.П. Калугін (підпис)

Проект наказу вносить:

Проект наказу погоджено:

Начальник служби управління персоналом _______________ І. К. Матвійчук (підпис)

Головний бухгалтер _____________ Л. М. Пахомова (підпис)

Юрисконсульт _________________ Т. В. Лапіна (підпис)

До справи № -------(посада, підпис, ініціали та прізвище виконавця) (дата)Звільнення працівника у разі розірвання трудового договору має відбуватись у чіткій відповідності з чинним законодавством. За ст. 36 Кодексу законів про працю України підставами припинення трудового договору є наступні:

— угода сторін;

— закінчення строку трудового договору, крім випадків, коли трудові відносини фактично тривають і жодна зі сторін не поставила вимогу про їх припинення;

— призов чи вступ працівника на військову службу, направлення на альтернативну (невійськову) службу;

— розірвання трудового договору з ініціативи працівника, з ініціативи власника або уповноваженого ним органу або на вимогу профспілкового чи іншого уповноваженого на представництво трудовим колективом органу;

— переведення працівника за його згодою на інше підприємство, в установу, організацію або перехід на виборну посаду;

— відмова працівника від переведення на роботу в іншу місцевість разом з підприємством, установою, організацією, а також відмова від продовження роботи у зв’язку зі зміною істотних умов праці;

— набрання законної сили вироком суду, яким працівника засуджено (крім випадків звільнення від відбування покарання з випробуванням) до позбавлення волі або до іншого покарання, яке виключає можливість продовження даної роботи;

— підстави, передбачені контрактом При розірванні трудового договору з ініціативи працівника оформлюється наказ про звільнення, де зазначаються: прізвище, ім’я, по батькові працівника, посада, структурний підрозділ (місце роботи), дата і причина (підстава) розірвання трудового договору, стаття Кодексу законів про працю України, відповідно до якої відбувається звільнення працівника, пільги та компенсації, передбачені чинним законодавством, підстава видання наказу Працівник має право розірвати трудовий договір, укладений на невизначений строк, попередивши про це власника чи уповноважений ним орган письмово за два тижні . У разі, коли заява працівника про звільнення з роботи за власним бажанням зумовлена неможливістю продовжувати роботу (переїзд на нове місце проживання; переведення чоловіка або дружини на роботу в іншу місцевість; вступ до навчального закладу; неможливість проживання у даній місцевості, підтверджена медичним висновком; вагітність; догляд за дитиною до досягнення нею 14-річного віку або дитиною-інвалідом; догляд за хворим членом сім’ї відповідно до медичного висновку чи інвалідом І групи; вихід на пенсію; прийняття на роботу за конкурсом, а також з інших поважних причин), власник або уповноважений ним орган повинен розірвати трудовий договір у строк, про який просить працівник Наказ про звільнення працівника повинен видаватись у день звільнення працівника. Якщо працівник після закінчення строку попередження про звільнення не залишив роботи і не вимагає розірвання трудового договору, власник або уповноважений ним орган не вправі звільнити його за поданою раніше заявою, крім випадків, коли на його місце запрошено іншого працівника, якому відповідно до законодавства не може бути відмовлено в укладенні трудового договору

Вимоги щодо звільнення працівників та оформлення наказів про звільнення працівників

Рис. 8.7. Вимоги щодо звільнення працівників та оформлення наказів про звільнення працівників службою управління персоналом

Рис. 8.8. Підстави розірвання трудових правовідносин з працівником з ініціативи власника чи уповноваженого ним органу

Рис. 8.9. Додаткові підстави розірвання трудового договору з ініціативи власника або уповноваженого ним органу з працівниками

Зразок оформлення наказу про звільнення працівників на підставі відповідних статей КЗпП

До працівників підприємств (установ, організацій) можуть застосовуватися заохочення, передбачені чинним трудовим законодавством, колективним договором, правилами внутрішнього трудового розпорядку.

За особливі трудові заслуги відповідно до ст. 146 КЗпП України працівники представляються у вищі органи до нагородження орденами, медалями, почесними грамотами, нагрудними значками і до присвоєння почесних звань і звання кращого працівника за даною професією. Накази про заохочення оголошуються в урочистій обстановці та заносяться відділом кадрів до трудових книжок працівників

Накази про заохочення та стягненняготуються фахівцями відділу кадрів служби управління персоналом на підставі подання службової записки, доповідної записки керівника структурного підрозділу на ім’я вищого керівника або власника організації.

Стягнення оформлюється наказом (розпорядженням) власника і повідомляється працівникові під розписку. Проект наказу готує відділ кадрів служби управління персоналом

За порушення трудової дисципліни чинним законодавством (ст. 147 КЗпП) передбачено два види заходів: догана або звільнення. Дисциплінарне стягнення за ст. 148 КЗпП України застосовується власником чи уповноваженим ним органом безпосередньо за виявленням проступку, але не пізніше одного місяця з дня його виявлення, не враховуючи часу звільнення працівника від роботи у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю або перебування його у відпустці. Дисциплінарне стягнення не може бути накладене пізніше шести місяців з дня вчинення проступку

До застосування дисциплінарного стягнення порушник трудової дисципліни повинен надати письмове пояснення власникові або уповноваженому ним органу. За кожне порушення трудової дисципліни до працівника може бути застосовано лише одне дисциплінарне стягнення

При обранні виду стягнення власник чи уповноважений ним орган має враховувати ступінь тяжкості вчиненого проступку і заподіяну ним шкоду, обставини, за яких вчинено проступок, і попередню роботу працівника. Протягом строку дії дисциплінарного стягнення до працівника не застосовуються заходи заохочення

Відповідно до ст. 151 КЗпП України, якщо протягом року з дня накладення дисциплінарного стягнення на працівника не накладається нове дисциплінарне стягнення, то він вважається таким, що не мав дисциплінарного стягнення. Якщо працівник не допустив нового порушення трудової дисципліни та до того ж проявив себе як сумлінний працівник, то стягнення може бути зняте до закінчення одного року

Підстави для оголошення працівникам заохочення або догани та вимоги щодо оформлення відповідних наказів

Рис. 8.10. Підстави об’яви працівникам заохочення або догани та вимоги щодо оформлення відповідних наказів службою управління персоналом

Зразок оформлення наказу про заохочення

ЗАКРИТЕ АКЦІОНЕРНЕ ТОВАРИСТВО «ТЕХПРОГРЕС»

НАКАЗ 20.01.2012 р. м. Київ № 11-к

Про заохочення

НАГОРОДИТИ:

МАТВІЄНКО ОЛЬГУ ВОЛОДИМИРІВНУ, економіста плановоекономічного відділу, за багаторічну сумлінну працю, вагомий внесок у розвиток товариства та з нагоди 15-річчя створення товариства «Техпрогрес» Почесною грамотою.

Підстави:подання начальника планово-економічного відділу Петренко М. О.

Голова правління _______________________ С. П. Калугін (підпис)

Зразок оформлення наказу про дисциплінарне стягнення

Рис. 8.11. Вимоги до укладання трудового договору з працевлаштування

Рис. 8.12. Вимоги до оформлення контракту з працевлаштування