В статье исследуются проблемы документального оформления расчетов с потребителями коммунальных услуг предприятий теплоснабжения. В результате исследования предлагаются способы усовершенствования форм первичной документации путем введения дополнительных реквизитов, а также внедрение штрихового кодирования в форму платежного документа. In article are investigated problems of documentary registration of calculations with consumers of municipal services of the enterprises of a heat supply. As a result of research ways of improvement of forms of the primary documentation are offered by introduction of additional essential elements, and also introduction of shaped coding in the form of the payment document.
Ключові слова: житлово-комунальні послуги, споживачі, послуги теплопостачання, обробка даних, розрахункова книжка, платіжна квитанція © А. В. Озеран,
242
В умовах ринкових відносин гостро постає питання ефективного власника, що, у свою чергу, посилює вимоги до системи управління. Організація роботи з документами являє собою важливу частину процесу управління, який включає у себе отримання інформації, її переробку, аналіз і контроль. Тому нагальною є проблема документального забезпечення з метою ефективного функціонування системи внутрішньогосподарського обліку і здійснення контролю за якістю прийнятих рішень.
Метою даної статті є вивчення особливостей документального оформлення розрахунків зі споживачами комунальних послуг на підприємствах теплопостачання, зокрема, змісту і побудови первинних документів, окреслення дискусійних і проблемних питань та визначення заходів з удосконалення організації первинного обліку розрахунків зі споживачами на підприємствах комунальної галузі.
Питання організації первинного обліку знайшли відображення у працях таких вчених: М.
Т. Білухи, Т.
А. Бутинець, Ф. Ф. Бутинця, С. В. Івахненкова, В. П. Завгороднього, З. В. Кирьянової, М. В. Кужельного, В. Г. Лінника, С. В. Свірко, В. В. Сопка та ін. Дослідженнями документального оформлення господарських операцій у різних галузях економіки займаються багато вчених, однак проблема організації первинного обліку розрахунків зі споживачами послуг підприємств комунальної галузі є недостатньо висвітленою, але надзвичайно актуальною.
Відповідно до Закону України «Про житлово-комунальні послуги» [3], споживач — це фізична чи юридична особа, яка отримує або має намір отримати житлово-комунальну послугу. Для налагодження чіткої роботи зі споживачами послуг теплопостачання їх доцільно класифікувати за певними ознаками (рис. 1).
Слід відмітити, що найбільшим споживачем житлово-комунальних послуг є населення. Вивчення практики десятків підприємств теплопостачання показало, що на сьогодні, за відсутності галузевих інструкцій і рекомендацій щодо порядку ведення роботи зі споживачами, немає єдиних підходів до організації роботи з ними і відповідного документального оформлення розрахунків за спожиті послуги. Дослідженням встановлено, що для документального оформлення розрахунків зі споживачами за надані їм послуги теплопостачання підприємства застосовують велику кількість різноманітних документів (табл. 1), аналіз яких свідчить, що вони різняться не тільки за змістом, а й за структурою, форматом та іншими ознаками, що визначають форму документа.
1
Рис. 1 Класифікація споживачів послуг теплопостачання
1
Джерело: власна розробка
Таблиця 1.
ПЕРЕЛІК ПЕРВИННИХ ДОКУМЕНТІВ З ОФОРМЛЕННЯ
РОЗРАХУНКІВ ЗІ СПОЖИВАЧАМИ
| Назва первинного документу |
Призначення і зміст |
Ким розробляється |
| Договір на надання житловокомунальних послуг |
Юридичний документ, що регулює відносини між виконавцем і споживачем послуг. Обов’язок укладання договору покладено як на споживача так і на виконавця послуг [3] |
Розробляється підприємством самостійно на основі типового договору, п. 3 ст. 20 Закону України про ЖКП [3] |
| Платіжна квитанція |
Розрахунково — платіжний документ, що виписується виконавцем послуг на ім’я споживача. У платіжній квитанції зазначаються найменування, адреси і розрахункові реквізити постачальника і платника, а також розрахунок вартості, пред’явленої платнику для оплати: інформацію про види спожитих послуг, їх натуральні (за нормою або фактичним споживання згідно показників лічильників) та вартісні вимірники (чинний тариф з ПДВ) |
Форма платіжної квитанції розробляється підприємством самостійно |
| Розрахункова книжка |
Призначення аналогічне до рахунку, але оформляється (заповнюється) споживачем. У платіжному документі мають бути передбачені графи для зазначення поточних та попередніх показань засобів обліку споживання комунальних послуг, різниці цих показань або затверджених норм, ціни/ тарифу на даний вид комунальних послуг і суми, яка належить до сплати за надану послугу [3] |
Розробляється підприємством самостійно, на основі форми розрахункової книжки, яка була затверджена Міністерством ЖКГ УРСР і Міністерства енергетики і електрифікації УРСР 31.08.1976 р. |
| Довідка про суми субсидій |
Для документального оформлення наданих субсидій |
Розробляється підприємством самостійно |
| Довідка про склад сім’ї |
Для документального забезпечення нарахування плати за нормою |
Розробляється відповідними установами |
| Письмова заява та документи, що підтверджують право на пільги |
Для документального підтвердження права на пільги споживача (відповідно до законодавства) та обґрунтування зменшення плати за послуги |
Формується споживачем у довільній формі, ксерокопії документів |
| Акт — претензія |
Для документального оформлення порушення виконавцем умов договору, в якому зазначаються строки, види порушень кількісних і якісних показників послуг |
Розробляється підприємством самостійно |
| Договір про реструктуризацію боргу |
Призначений для реструктуризації заборгованості споживача |
Розробляється підприємством самостійно |
Як зазначає у своїй монографії Т. А. Бутинець [1], на підприємствах окремої галузі промисловості, в торгівлі та громадському харчуванні, у комунальному господарстві тощо застосовуються типові галузеві форми документів. У ході вивчення форм первинних документів, якими оформляються розрахунки зі споживачами комунальних послуг, нами з’ясовано, що на рівні галузі затверджено лише типову форма договору, який укладається між виконавцем і споживачем послуг. Таким чином, можна зробити висновок про відсутність розроблених і затверджених галузевих типових уніфікованих форм первинної документації для оформлення зазначених операцій.
Проте розробити єдиний первинний документ, що призначений для розрахунку і оплати, здавалось би однорідних операцій, характерних для комунальної галузі — розрахунків з населенням, виявилось не можливим. Тому для підприємств комунальної галузі доцільним є розробка єдиних форм первинних документів, рекомендованих як зразки. Підприємство, у свою чергу, враховуючи специфіку функціонування, особливості організації документального забезпечення розробляє найоптимальніші форми первинних документів, які повинні включатися до альбому форм первинних документів підприємства. Втім, як показує практика, такий альбом комунальні підприємства, зокрема теплопостачання зазвичай не розробляють.
Зауважимо, що на стадії документального оформлення розрахунків зі споживачами практично неможливо досягнути однієї із вимог уніфікації первинної документації — зменшення кількості облікових документів. Насамперед, тому що з кожним абонентом — споживачем необхідно укласти договір, і кожний споживач повинен отримати рахунок. Таким чином, розробляючи зразки типових галузевих форм, необхідно акцентувати увагу на уніфікації окремих складових первинного документу. Наприклад, передбачити різні графи для зазначення натуральних показників наданих послуг залежно від наявності у споживача засобів обліку (лічильників) та вартісних показників — залежно від встановленого тарифу на даний вид послуг (одноставковий, двоставковий, сезонний).
Враховуючи організацію технології обробки даних на підприємствах теплопостачання комунальної галузі первинні документи, крім обов’язкових, визначених нормами чинного законодавства [2, 4], повинні містити додаткові реквізити, встановлені Правилами надання послуг з централізованого опалення, постачання холодної та гарячої води і водовідведення (далі — Прави-
Відповідно до пункту 20 Правил платіжним документом за спожиті комунальні послуги виступає розрахункова книжка або платіжна квитанція [5], порівняльну характеристику яких наведено у табл. 2. При цьому вибір форми платіжного документа (розрахункової книжки чи платіжної квитанції), відображення у ньому обов’язкових та додаткових реквізитів має визначальне значення при організації первинного обліку розрахунків з населенням і впливає на забезпечення облікового процесу достовірною інформацію про стан дебіторської заборгованості споживачів.
Таблиця 2
ПОРІВНЯЛЬНА ХАРАКТЕРИСТИКА ФОРМ ПЕРВИННИХ
ДОКУМЕНТІВ РОЗРАХУНКІВ ЗІ СПОЖИВАЧАМИ ПІДПРИЄМСТВ
ТЕПЛОПОСТАЧАННЯ
| Критерій оцінки |
Розрахункова книжка |
Платіжна квитанція |
| Періодичність заповнення |
за бажанням споживача |
Регулярно (як правило, щомісячно, якщо інше не визначено умовами договору) |
|
|
|
Оперативність внесення змін за бажанням споживача відразу після отримання інформації
| Якість заповнення показників та реквізитів |
Відповідно до рівня обізнаності споживача, заповнюється вручну |
Відповідно до встановлених вимог, друкується за допомогою комп’ютерної техніки |
| Порядок нарахування пільг і субсидій |
Можливі відхилення і неточності |
Здійснюється відповідно до законодавства, мінімізує помилки і неточності |
| Додаткові затрати робочого часу на оформлення та доставку |
Не потребує |
Потребує |
| Вплив на рівень оплати послуг |
Не значний, залежить від особистої дисциплінованості споживача |
Значний, дисциплінує та систематизує оплату |
ла): значення поточних та попередніх показань засобів обліку води і теплової енергії, різниці цих показань або затверджених нормативів (норм) споживання, тарифу на даний вид послуг і суми, яка належить до сплати за надану послугу [5], а також банківські реквізити підприємства, особовий рахунок споживача, прізвище та ініціали, його адресу та різні інформаційні повідомлення.
Вважаємо, що на підприємствах теплопостачання для оформлення розрахунків населення за спожиті послуги доцільніше використовувати саме платіжні квитанції.
Платіжна квитанція складається з двох частин: квитанції і повідомлення (корінця). Квитанція після оплати залишається у споживача, а повідомлення (корінець) з установ банку надходить на підприємство і є підставою для занесення та перевірки інформації в базі даних щодо повноти оплати послуг. Оскільки специфікою діяльності комунального підприємства є те, що факт виставлення рахунку споживачу виступає одночасно і розрахунком вартості послуг відповідно до натуральних та вартісних вимірників, і пропозицією до оплати. Отже, платіжна квитанція — це первинний документ, який є підставою для визнання доходу від реалізації наданих комунальних послуг і виникнення дебіторської заборгованості.
Необхідно відмітити, що одним із важливих завдань керівництва є раціоналізація технології процесів обліку та контролю, підвищення якості інформації, механізація, автоматизація, забезпечення ефективного використання результатів інформації, раціональна організація праці та постійне удосконалення з урахуванням досягнень науки і практики.
Прогресивним і ефективним, на нашу думку, є досвід запровадження на комунальних підприємствах м. Києва і м. Охтирки штрихового кодування інформації.
Штрихове кодування є одним із найсучасніших засобів формалізації інформації. Воно ґрунтується на принципі двоїстої системи обчислення і використанні методу оптичного читання. Штрихове кодування — це спосіб побудови коду за допомогою чергування широких і вузьких, темних і світлих смужок. В Україні штрихове кодування вже впроваджується у сфері торгівлі. У міжнародній практиці штрихові коди використовуються в обліку, митному контролі, системах пенсійного забезпечення, охорони здоров’я, працевлаштування, соціального страхування тощо. Перевагою застосування штрихового кодування є можливість автоматизованої обробки облікової інформації, зазначеної у рахунку.
На основі проведеного дослідження встановлено:
1. Документальне оформлення розрахунків зі споживачами потребує удосконалення, нормативного та організаційного забезпечення відповідно до функціонування галузі у ринкових умовах.
2. При розрахунках споживачів — населення за послуги теплопостачання більш доцільнішою формою є платіжна квитанція,
3. З метою раціоналізації первинного обліку розрахунків зі споживачами на підприємствах теплопостачання слід запроваджувати прогресивні засоби відображення та обробки інформації — штрихове кодування.
Таким чином, документальне оформлення розрахунків зі споживачами потребує цілеспрямованої діяльності керівництва підприємства та працівників структурних підрозділів, що сприятиме підвищенню ефективності функціонування підприємства і забезпечення управлінського персоналу достатньою і достовірною інформацію для прийняття ефективних управлінських рішень.
Література
1. Бутинець Т. А. Документування господарських операцій: теорія, методологія, комп’ютеризація. Наукове видання. — Житомир: ЖІТІ, 1999. — 412 с.
2. Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996, зі змінами.
3. Закон України «Про житлово-комунальні послуги» від 24.06.2004 р. № 1875-IV.
4. Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку № 88 від 24. 05.1995 р.
5. Правила надання послуг з централізованого опалення, постачання холодної та гарячої води і водовідведення, Постанова КМУ від 21.07.05 р. № 630.
Стаття надійшла до редакції 19 квітня 2006 р.
оскільки це сприяє своєчасності нарахування доходу і визнання дебіторської заборгованості та підвищенню рівня оплати наданих послуг. При цьому у платіжній квитанції необхідно передбачити оптимальну кількість реквізитів.
КНЕУ імені Вадима Гетьмана І. І. Бродська, асист. кафедри обліку і аудиту
Луцького національного технічного університету
