Система обліку та звітності R/3 складається з таких основних розділів: бухгалтерія, контролінг, фінансовий менеджмент. Завдяки взаємній інтеграції, а також інтеграції з модулями логістики й управління персоналом, цей додаток стає інструментом управління для всіх підрозділів підприємства. Інтерфейси до ланцюгів логістичних операцій, починаючи із заготівлі і аж до ринку збуту, дають можливість оптимізувати внутрішньозаводські процеси. Ефективність рішень підвищується завдяки включенню до системи спільних для всіх підприємств господарських процесів, які мають місце в угодах із замовниками, постачальниками чи банками. Прикладом цього є використання електронних засобів зв’язку (Electronic Commerce) для здійснення комерційних угод.
Поряд із наданням усіх бухгалтерських даних у цьому додатку на передній план висуваються завдання з підготовки організаційно-економічної інформації для прийняття стратегічних рішень. При цьому задовольняються потреби різних галузей і держав. Завдяки своїй багатомовності, гнучкому обробленню валют, адаптованим до національної специфіки функціям для розв’язання задач оподаткування, звітності та платіжних операцій, система задовольняє міжнародні вимоги, що може служгувати передумовою для створення єдиної міжнародної системи обліку та звітності з можливостями консолідації.
Згідно з установленим порядком у системі R/3 бухгалтерський облік може бути легко налаштований як на інструкції, чинні в німецькомовних державах (наприклад, принципи ведення бухгалтерського обліку — GOSB), так і на ін-
Бухгалтерська фіксація всіх господарських операцій здійснюється за принципом документування і дозволяє робити повну перевірку від балансу до окремого документа. Уже безпосередньо після проведення облікових операцій на екрані можуть відображатися рахунки, списки сум, оборотні відомості, а також проводитися аналіз балансу і звітів про прибутки і збитки.
Повне документування водночас є основою для всеосяжної й інтегрованої системи контролінгу.
Центральним елементом інтеграції господарських процесів у системі обліку та звітності є головна книга. Головна книга як центральний елемент інтеграції надає широкий спектр можливостей для зовнішнього обліку та звітності. За допомогою відкритого інтегрованого потоку даних і робіт, зручних для користувачів, суттєво спрощується процес пошуку правильного розв’язання фінансових та економічних задач, виконуються вимоги до сучасної системи обліку та звітності.
Відповідно до міжнародних правових вимог до бухгалтерії (IAS, GAAP, GOSB та ін.) проведення у головній книзі здійснюють за допомогою різних планів основних рахунків і в різних валютах. Це відбувається як у центральному технічно єдиному середовищі, так і в розподілених системах.
Основні поняття головної книги такі: балансова одиниця, бізнес-сфера, документ, план рахунків, основний рахунок.
Балансова одиниця
— це найменша організаційна одиниця зовнішнього обліку та звітності, тобто правова одиниця, яка зводить баланс. Балансова одиниця утворюється, як правило, з урахуванням податкових, правових, фінансовобухгалтерських вимог або з точки зору торгового права і в більшості випадків відповідає самостійній у правовому плані організації (підприємству, компанії).
Вона може відображати також несамостійне в правовому плані підприємство, якщо для нього необхідно складати окремі аналітичні звіти, наприклад у національній валюті.
Балансова одиниця є центральною організаційною структурою фінансової бухгалтерії, що управляє складанням балансу і звітності про прибутки та збитки.
Бізнес-сфера. За своїм змістом сфера може охоплювати будь-яку організаційну одиницю в рамках балансової одиниці (цех, відділення, сектор). Бізнессфера відповідає обмеженій сфері діяльності чи відповідальності на підприємстві, якій у фінансовій бухгалтерії можна присвоїти відповідний статус, та складання аналітичних звітів. На рис. 9.1 показано місце бізнес-сфери в організаційній структурі зовнішнього обліку та звітності.
Для виконання аналітичних звітів у бізнес-сфері наявні всі важливі позиції, такі, наприклад, як комплексний звіт про прибутки і збитки, основний капітал, дебіторські та кредиторські заборгованості, запаси матеріалів тощо.
Як організаційна структура бізнес-сфера є додатковим рівнем, що передбачає складні внутрішні аналітичні звіти.
Документ є носієм даних і виконує такі функції: джерела даних для складання балансу; транспортування даних для інших функцій, не пов’язаних безпосередньо з призначенням документа, наприклад, таких, як місце виникнення
струкції, чинні в англомовних державах (принципи GAAP), а також на законодавчі вимоги всіх економічно розвинених держав. Тож виконується важлива вимога щодо застосування системи в міжнародному масштабі.
Рис. 9.1. Організаційна структура зовнішнього обліку та звітності Єдина структура документа, однозначні правила бухгалтерського проведення і суворі перевірки форми та змісту гарантують, що кожен документ проведення потрапить у систему лише в коректному вигляді й у повній формі. Для оброблення за єдиними критеріями різноманітних господарських операцій система R/3 передбачає стандартизовану структуру первинних документів з єдиними правилами виконання бухгалтерського проводення і введення даних, а також велику кількість індивідуальних параметрів залежно від мети введення даних.
Кожна господарська операція має бути однозначно описана на підставі таких параметрів документа:
• виду документа (виду господарської операції, зберігання документа). Вид документа містить контрольні дані, які дають змогу управляти різними документами;
• коду проведення (виду введення даних). Код проведення визначає, чи є позиція документа проведенням за дебетом або проведенням за кредитом. Він встановлює, на який тип рахунка здійснюється проведення (бухгалтерський рахунок головної книги, особистий рахунок) і як виглядатиме екран для введення даних;
• номера документа. Кожен документ має відповідний номер, який присвоюється або системою (внутрішній номер), або користувачем (зовнішній номер). Визначення інтервалів діапазону номерів залежно від виду господарської операції (рахунка-фактури, авансового звіту) дозволяють правильно зберігати різні види документів;
• виду й форми будь-якого змісту проведення (умови платежу, додаткові проведення тощо).
Система передбачає всі можливості для управління документом. Якщо проведення документа вже виконано, то дані проведення можна переглядати, коригувати, сторнувати й архівувати на будь-якому рівні деталізації, від аналізу звіту до окремого документа. При цьому весь документ постійно розглядається як єдине ціле, тобто на жодній із фаз роботи взаємозв’язок його елементів не втрачається.
витрат, замовлення, проект; носія даних для оперативного оброблення допоміжних облікових операцій, наприклад, дата проведення, кількість нагадувань.
План рахунків. У системі R/3 план рахунків як структура для запису вартості чи потоків вартості, визначений в обліку і звітності, представлений трьома функціями:
1. Як оперативний план рахунків. Оперативний план рахунків охоплює рахунки, які використовуються щодня. Тож усі оперативні господарські операції можуть бути систематизовані в масштабах усього підприємства за єдиними критеріями. Фінансова бухгалтерія і облік витрат ведеться на однакових планах рахунків.
2. Як локальний план рахунків. Локальний план рахунків охоплює рахунки, необхідні для виконання правових вимог. Завдяки їм дані бухгалтерського обліку можуть бути представлені відповідно до специфічних для держави, заздалегідь заданих критеріїв правил ведення обліку. Позиції цього плану рахунків виводяться з оперативного плану рахунків.
3. Як план рахунків концерну (корпорації). План рахунків концерну містить усі рахунки, що діють у середині концерну. Завдяки йому дані бухгалтерського обліку можуть бути підготовлені та подані відповідно до вимог зовнішньої звітності концерну. Позиції цього плану рахунків виводяться з оперативного плану рахунків.
Можливість визначати різні плани рахунків дозволяє формувати гнучкі аналітичні звіти. Дані бухобліку при цьому можуть готуватися на великій кількості рівнів відповідно до ієрархії фірми. Щоденні проведення документів виконуються за номерами рахунків на базі оперативного плану рахунків. Так само можна зробити альтернативний аналіз для відповідної держави.
Щоб у процесі організації плану рахунків урахувати різні інтереси, системою передбачено два основні альтернативні методи для визначення переліку планів рахунків.
У централізованих організаціях визначається єдиний, як правило максимальний план основних рахунків на рівні концерну. Він є обов‘язковим для всіх фірм концерну.
У децентралізованих організаціях визначення плану основних рахунків здійснюється на рівні балансових одиниць. При цьому для кожної фірми може бути визначений специфічний план основних рахунків, наприклад для міжнародних організацій, для підприємств із яскраво вираженим розподілом за секторами бізнесу і для концернів, що охоплюють кілька галузей.
Отже, представлення плану рахунків на різних рівнях дає змогу формувати дані бухгалтерського обліку на численних рівнях згідно з ієрархією фірми.
Основний рахунок. Під основним рахунком у системі R/3 розуміють будьякий рахунок, за яким здійснюється проведення в головній книзі та який містить дані, що описують його функцію. Ці дані зберігаються в основному записі рахунка. Вони управляють створенням і проведенням господарської операції за рахунком, а також обробленням даних проведення.
Виокремлюють дві сфери основних даних основного рахунка — сферу плану основних рахунків і сферу, специфічну для балансової одиниці.
Перша сфера містить інформацію, дійсну для всього основного запису, наприклад номер основного рахунка, назва рахунка, рахунок результатів тощо. Крім того, тут містяться дані, які управляють створенням основного запису в балансовій одиниці, наприклад група рахунків, оформлення екрана.
Друга сфера містить дані, які управляють створенням господарських операцій на відповідному рахунку та здійснюють управління рахунком у відповідній балансовій одиниці (наприклад валюта, вид податку, перегляд окремих позицій, управління відкритими позиціями).
Обидві названі частини можна створювати й обробляти разом чи окремо залежно від організації підприємства.
Облік та звітність у системі R/3 в інтегрованому вигляді передбачає видачу численних аналітичних звітів для кожного додатка. У фінансовій бухгалтерії ними є класичні аналітичні таблиці рахунків і підсумкові звіти. В обліку витрат у користувачів є в розпорядженні аналітичні звіти за сферами відповідальності або напрямами витрат і місцями їх виникнення.
