Організація облікового процесу

Організація бухгалтерського обліку на підприємствах — це система методів, способів і заходів, які забезпечують оптимальне функціонування такого обліку та подальший його розвиток. Така організація полягає в цілеспрямованому впорядкуванні та вдосконаленні механізму, структури та процесів бухгалтерського обліку. Впорядкування системи бухгалтерського обліку означає організацію цієї системи, зокрема її функціонування в часі та просторі.

Організація бухгалтерського обліку потребує системного підходу. При цьому обов’язковим є дотримання таких принципів: цілісності, всебічності, системоутворювальних відносин, динаміч

ності, субординації та випереджувальних відносин, а також адаптивності, паралелізму, ритмічності, безперервності, прямопливності та пропорційності.

Основні об’єкти організації обліку наведено на рис.4.2.

Нині найпоширенішими методами організації бухгалтерського обліку є графічний і проектний. Водночас слід згадати й такі методи, як моделювання, аналітичний, спостереження, сітьовий, експертний, нормативно-правовий.

Рис. 4.2. Об’єкти організації бухгалтерського обліку

Форми організації бухгалтерського облікового процесу

Форма бухгалтерського обліку — це певна система взаємопов’язаних облікових реєстрів (хронологічних і системних) встановленої форми і змісту для здійснення обліку наявності та руху засобів, зміни правових відносин і процесів господарської діяльності, а також способів і технічних засобів записування операцій у реєстрах.

Ознаки форм бухгалтерського обліку:

— наявність певної системи реєстрів хронологічного та систематичного (аналітичного та синтетичного) обліку;

— форма і зміст облікових реєстрів (окремі аркуші, книги, машинограми з відповідними реквізитами) та їх розміщення;

— взаємозв’язок окремих реєстрів;

— способи та технічні засоби записування господарських операцій у відповідні реєстри (вручну, за допомогою технічних засобів тощо).

З часу виникнення бухгалтерського обліку існувало багато його форм, розвиток яких зумовлювався розвитком суспільства, тобто матеріального виробництва, продуктивних сил і виробничих відносин.

Форма бухгалтерського обліку має забезпечити:

— щоденний облік у хронологічному та систематичному порядку всіх здійснюваних господарських операцій;

— мінімізацію витрат на проведення бухгалтерського обліку;

— найбільш раціональний розподіл між обліковими працівниками комплексу облікових робіт;

— оперативний контроль за рухом і наявністю майна, розрахунками затрат, фінансовими результатами тощо;

— оперативне одержання відомостей про діяльність підприємства, його підрозділів та її результативність;

— широке використання технічних засобів;

— функції інформаційної системи.

За технічними ознаками розрізняють бухгалтерський облік ручний та машинний. До першої групи належать такі форми обліку: книжкова (у книгах), некнижкова (на окремих аркушах) та змішана (на аркушах і в книгах); до другої — табличноперфокарткова та таблично-автоматизована. Книжкова форма є найдавнішою.

Частина

БУХГАЛТЕРСЬКИЙ ФІНАНСОВИЙ ОБЛІК В УПРАВЛІННІ ПІДПРИЄМСТВОМ

РОЗДІЛ 5

2

ЗАГАЛЬНА ПОБУДОВА БУХГАЛТЕРСЬКОГО ФІНАНСОВОГО ОБЛІКУ 5.1. Структурна побудова бухгалтерського фінансового обліку в управлінні на основі загальноприйнятих принципів

На підставі загального визначення бухгалтерського фінансового обліку як упорядкованої та регламентованої інформаційної системи, що систематично відображує в часі (хронологічно) та просторі (системно) стан і зміни стану всіх господарських фактів (явищ і процесів) майнового та економіко-правового порядку в межах суб’єктів господарювання (рис. 5.1) у грошовому виразі, можна дати таке визначення фінансового обліку: бухгалтерський фінансовий облік — це такий облік, у якому за рівних умов господарювання, що надаються всім суб’єктам ринку, держава (муніципалітет) законодавчо встановлює єдині правила ведення обліку; єдині принципи побудови та організації оцінювання майнових об’єктів (ресурсів, цінностей), визначення права власності; методику обліку затрат і доходів, собівартості готової продукції (виробів, послуг та робіт), а також порядок визначення фінансових результатів і складання фінансової звітності.

Перший принцип. Бухгалтерський фінансовий облік як структуризована система будується в межах підприємства, що є господарюючою одиницею, наділене адміністративно-господарською самостійністю та володіє правом юридичної особи.

Другий принцип. У загальному вигляді будь-яке підприємство у ринкових умовах за своєю економіко-правовою фінансовою двоїстістю є сукупністю активів і пасивів за такою схемою рівняння:

Рис. 5.1. Економіко-правові засади фінансових відносин у суспільстві як основа побудови бухгалтерського фінансового обліку

Об’єкти (АКТИВИ) — це майно (тобто те, чому притаманна вартість), яким володіє юридична (підприємство) або фізична (громадянин) особа. До активів підприємства належать контрольовані підприємством (або громадянином) матеріальні чи нематеріальні ресурси, набуті в результаті попередніх операцій (дій), які можуть принести у майбутньому дохід чи іншу вигоду.

Рис. 5.2. Бухгалтерський фінансовий облік як економіко-правова структура фінансів підприємницької діяльності

Суб’єкти (ПАСИВИ) — це капітал (власність), зобов’язання підприємства, визначене у грошовій формі (вартості), різним фізичним та юридичним особам, засновникам або іншим кредиторам (незасновникам), банкам тощо. Це джерело утворення активів (майна) підприємства, які воно має у своєму розпорядженні. Отже, пасиви — це вираз права власності на активи (майно) підприємства відповідних кредиторів — юридичних або фізичних осіб.

Пасиви поділяють на капітал засновників (власний), капітал кредиторів (залучений, позичений, чужий) та капітал, який належить суспільству, але до сплати внеску перебуває у складі (володінні) підприємства.

Таким чином, другим принципом і вихідним елементом побудови бухгалтерського фінансового обліку є економіко-правова структура фінансів господарства за ознаками «АКТИВ» і «ПАСИВ», яка характеризує, звідки надійшли капітали (гроші) (ПАСИВ) і куди вони вкладені (інвестовані) (АКТИВ) або вибули (без вкладання внаслідок надзвичайних подій) (рис.5.1 і 5.2).

Наведене вище означає, що в будь-який момент діяльності за даними бухгалтерського обліку можна визначити суспільний (економіко-правовий) стан підприємства (тобто АКТИВИ мають дорівнювати ПАСИВАМ у своїй сумі) і за цими даними має бути надана можливість з’ясування зміни стану будь-якого об’єкта (активу) чи суб’єкта (пасиву) права власності за обліковий період (рис.5.3).

Рис. 5.3. Двоїста (балансова) інтерпретація стану майнових об’єктів (АКТИВІВ) і суб’єктів права власності (ПАСИВІВ) на будь-яку дату

Третім принципом побудови бухгалтерського фінансового обліку є вартісне вимірювання активів та пасивів за історичною собівартістю на момент оцінювання в національній валюті.

Четвертий принцип — принцип історичної собівартості. У бухгалтерському фінансовому обліку відображається історична (первісна) собівартість засобів, тобто оцінка активів здійс

нюється виходячи з фактичних витрат на їх придбання або виробництво. Відображення в обліку та звітності господарських засобів за їхньою собівартістю пояснюється тим, що: по-перше, оцінка засобів за ринковою вартістю супроводжується труднощами, її визначення має елемент суб’єктивності, тоді як собівартість є об’єктивною. По-друге, виходячи з принципу безперервності діяльності, підприємство не реалізуватиме засоби, які йому належать, а використовуватиме їх для забезпечення своєї поточної діяльності.

П’ятий принцип — принцип доказовості господарських фактів (явищ, процесів). В Україні принцип доказовості за чинним законодавством здійснюється у трьох формах та у три етапи.

Перший етап і форма — доказ господарського факту (явища, процесу) у формі первинного документа, який має відповідати чинному законодавству, тобто бути оформленим за відповідним законом (законами).

Другий етап і форма — доказ стану і зміни стану кожного господарського факту (явища, процесу) у часі та просторі (хронологічно та системно). Кожний об’єкт розглядається індивідуально, кожний суб’єкт права власності — персонально.

Здійснюється такий доказ у формі облікового реєстру (облікових реєстрів).

Третій етап і форма — доказ нового стану господарства та його фінансових результатів за певний час (господарський рік тощо). Здійснюється такий доказ у формі бухгалтерського балансу періоду та фінансової звітності.

Шостий принцип побудови бухгалтерського обліку — принцип безперервності (історизму). Принцип вимагає фіксування у спеціальному реєстрі всіх господарських фактів як процесів за історичний період у хронологічному порядку (див. рис.3.2).

Примітка. У щоденній практичній роботі великих і середніх підприємств колонку «Зміни економіко-правового стану (+) (–) Актив і Пасив» змінено на визначення записів на рахунках за ознаками «Дебет» і «Кредит».

Сьомий принцип бухгалтерського фінансового обліку — принцип індивідуалізації та персоніфікації господарських фактів (явищ, процесів) на рахунках. Рахунок як принцип характеризується відображенням за всіма характеристиками, які визначені законодавчо щодо кожного об’єкта індивідуально та кожного суб’єкта (правовласника) персонально (див. рис.

3.3).

Бухгалтерський фінансовий облік як економіко-правова система суспільних відносин у межах суб’єкта господарювання,

власника будується на основі теорії двоїстості — балансового методу.

Балансову інтерпретацію побудови стану об’єктів (майна — активів) та суб’єктів (правовласників — пасивів), змін стану

Рис. 5.4. Принципова побудова стану та змін стану господарських фактів за теорією двоїстості

Рис. 5.5. Балансова інтерпретація зміни стану об’єктів і суб’єктів у системі рахунків та рахункових записів

Восьмий принцип побудови бухгалтерського фінансового обліку — періодизація даних. Принцип вимагає встановлення періоду, за який мають бути визначені кінцеві результати щодо стану майна та власності за відповідними об’єктами (активами) та суб’єктами (пасивами — правовласниками). Таких періодів може бути чотири:

1) від нуля /початку до банкрутства, розподілу, об’єднання;

2) від нуля /початку до кінця календарного року;

3) від початку календарного періоду/року до кінця року, тобто від 1 січня до 31 грудня календарного року;

4) від початку календарного року до банкрутства, розподілу, об’єднання. Початком може бути також поділ підприємства на частки; кінцем періоду можуть бути злиття, об’єднання тощо.

Дані за період мають бути узагальнені в балансі періоду (рис.5.6).

БАЛАНС ПЕРІОДУ з ___ по ____ 200_ р.

Рис.5.6. Модель побудови балансу бухгалтерського фінансового обліку за період

Загальну логіко-структурну модель побудови бухгалтерського фінансового обліку за період наведено на рис.5.7.

БУХГАЛТЕРСЬКИЙ БАЛАНС ПЕРІОДУ з _____ до ______ 200__ р.

Рис.5.7. Загальна логіко-структурна модель побудови бухгалтерського обліку як процесу за період

Дев’ятий принцип — принцип стабільності (постійності).

Означає застосування обраної облікової політики протягом тривалого часу. Зміни обраних методів обліку та оцінювання мають бути обґрунтовані й докладно описані в поясненні (примітках) до фінансової звітності. Це стосується методів нарахування амортизації основних засобів нематеріальних активів, малоцінних предметів, створення резервів, методів обліку затрат виробництва, методів оцінювання майна тощо.

Принцип має бути закріплений наказом по підприємству про облікову політику.

Крім наведених вище у міжнародній практиці побудови бухгалтерського фінансового обліку витрат, доходів і результатів загальноприйнятими є й такі принципи.

Принцип нарахування означає момент визнання доходів і витрат. За цим принципом доходи і витрати відображаються в обліку в тому періоді, в якому вони були нараховані, тобто зроблені чи здійснені, незалежно від того, коли фактично було отримано чи сплачено гроші. Альтернативним є касовий метод, за яким доходи визначаються з моменту надходження грошей, а витрати — з моменту їх сплати.

Принцип продажу (реалізації). За цим принципом доходи від реалізації продукції, робіт, послуг обліковують, коли виконано договірні зобов’язання та надіслано рахунок клієнтові. Іншими словами, моментом реалізації та визначення доходу від реалізації є момент відвантаження продукції і переходу права власності на неї від постачальника до клієнта.

Принцип обачливості (обережності), консерватизму. За цим принципом доходи обліковуються, коли можливість отримання їх стає цілком визначеною подією, фактом, а витрати та втрати мають відображатися, коли їх здійснення є подією ймовірною, можливою. Принцип дає змогу запобігти завищенню оцінки активів і доходів, а також недооцінці зобов’язань і витрат. Згідно з цим принципом непередбачені потенційні збитки (сумнівна заборгованість клієнтів, знецінення активів тощо) мають бути відображені в результатах звітного періоду.

Принцип суттєвості означає, що в бухгалтерському обліку мають бути відображені всі важливі, суттєві події, господарські операції. Водночас незначні, несуттєві події та факти не повинні відображатися в обліку та звітності.

Принцип відповідності — це принцип розмежування доходів і витрат за періодами та узгодження (відповідності) доходів звітного періоду з витратами, завдяки яким одержано ці доходи. Об

лік доходів за даний звітний період здійснюється за принципом нарахування та реалізації. Витрати даного звітного періоду — це витрати, пов’язані з господарською діяльністю, яка зумовила отримання доходів у цьому періоді. Принцип має велике значення для правильного визначення фінансових результатів звітного періоду.