Усі господарські операції, що оформлені документами, відображають на рахунках бухгалтерського обліку. Такий запис господарських операцій називають обліковою реєстрацією, а таблиці певної форми, в яких роблять записи, — обліковими регістрами.
Облікові регістри — це таблиці встановлених форм і змісту, які призначені для відображення у них господарських операцій на рахунках бухгалтерського обліку.
У цілях контролю за наявністю і рухом по кожному об’єкту синтетичного і аналітичного обліку потрібна специфічна інформація. Це викликає необхідність застосування різних облікових регістрів. На форми облікових регістрів впливає також технологія обліку — ручна, комп’ютерна або комбінована.
Інформація облікових регістрів використовується для оперативного керівництва структурними одиницями і господарством у цілому, для їхнього аналізу, а також для складання періодичної і річної звітності. Одна з необхідних умов високої якості і оперативності облікової інформації є своєчасне і якісне відображення господарських операцій у регістрах бухгалтерського обліку.
За призначенням і характером запису облікові регістри поділяють на хронологічні, систематичні та комбіновані.
Облікові регістри, в яких господарські операції відображають в міру їх виконання, називаються хронологічними. Вони забезпечують контроль за збереженням документів, повнотою і правильністю записів у системі бухгалтерського обліку. До такого виду регістрів відносять реєстраційний журнал господарських операцій, в якому вказують номер запису, дату і суму. Інколи до нього включають також і кореспондуючі рахунки.
Систематичними називають облікові регістри, які призначені для групування господарських операцій на рахунках синтетичного і аналітичного обліку. Записи у них ведуться паралельно і використовують їх для взаємного контролю і аналізу господарськофінансової діяльності підприємства.
Комбінованими називають регістри, в яких виконують одночасно хронологічні і систематичні записи. Такими регістрами є, наприклад, журнали.
За обсягом змісту записів розрізняють регістри синтетичного, аналітичного і комбінованого обліку. Такий поділ базується на відмінності і призначенні синтетичного і аналітичного рахунків, різній мірі узагальнення на них облікової інформації.
Синтетичними є регістри, які відображають операції в узагальненому грошовому вимірі на синтетичнихрахунках. Дорегістрівтакоговиду належатьреєстраційний журнал, Головнакнигатажурнали.
Облікові регістри, що відображають інформацію на аналітичних рахунках, називають аналітичними. Записи в аналітичних регістрах здійснюють більш докладно, дають пояснювальний текст, який роз’яснює зміст операцій, а також, за необхідністю, використовують натуральні і трудові вимірники.
Комбіновані облікові регістри використовують для одночасного здійснення синтетичного і аналітичного обліку. Прикладом комбінованих регістрів можуть бути регістри рахунків розрахунків з постачальниками, покупцями, з бюджетом тощо.
За зовнішньою формою облікові регістри поділяються на книги, картки, вільні аркуші та комп’ютерні носії інформації.
Бухгалтерські книги являють собою розграфлені і зброшуровані аркуші. Вони частіше за все використовуються для ведення складського обліку, але їх недоліком є неможливість застосування засобів комп’ютеризації.
Картки — це окремі аркуші з відповідними реквізитами. З метою зберігання карток та контролю за їх наявністю вони в обов’язковому порядку реєструються.
Різновидом карток є вільні аркуші, які призначені для обліку певних операцій і мають специфічну форму.
Комп’ютерні носії інформації — це регістри синтетичного та аналітичного обліку, які формуються за допомогою комп’ютерних технологій.
За формою облікові регістри поділяють на односторонні, двосторонні, багатографні тощо. Розглянута класифікація регістрів бухгалтерського обліку наведена на рис. 1.4.
Рис. 1.4. Класифікація облікових регістрів
Для відображення господарських операцій у бухгалтерському обліку застосовують різні облікові регістри. Система регістрів, порядок і послідовність записів у них використання технічних засобів для оброблення інформації у сукупності складають форму бухгалтерського обліку.
Форми бухгалтерського обліку безперервно розвиваються і вдосконалюються відповідно до тих завдань, щоставлятьсяпередними.
Кожна форма бухгалтерського обліку передбачає відповідне групування господарських операцій, дотримання встановленої послідовності їх запису в регістрах синтетичного і аналітичного обліку, тобто має свою технологію облікового процесу.
Бухгалтерський облік історично пройшов значний шлях розвитку: від простих книжкових форм до комп’ютерних облікових регістрів, що створюються в умовах сучасних комп’ютерних технологій.
Підприємства різних форм власності з урахуванням специфіки їхньої діяльності та наявності технічних засобів оброблення інформації можуть застосовувати традиційні форми ведення обліку або форми з використанням комп’ютерних технологій.
На виконання програми реформування системи бухгалтерського обліку із застосуванням міжнародних стандартів Міністерством фінансів затверджені Методичні рекомендації по застосуванню регістрів бухгалтерського обліку (наказ Мінфіну України від 29.12.2000 № 356. Цими рекомендаціями передбачено узагальнення у регістрах обліку інформації про наявність та рух активів, капіталу, зобов’язань та фактів фінансовогосподарської діяльності методом подвійного запису. Облікові регістри побудовані за кореспонденцією рахунків бухгалтерського обліку, яка регламентована Інструкцією про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, зобов’язань і господарських операцій підприємств і організацій, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 30.11.99 № 291. Розглянуті рекомендації можуть бути використані підприємствами, організаціями та юридичними особами (крім банків і бюджетних установ), їхніми філіями, відділеннями, представництвами незалежно від форм власності, організаційноправових форм і видів діяльності.
Підприємства малого бізнесу можуть використовувати просту або спрощену форми бухгалтерського обліку, які визначені методичними рекомендаціям по застосуванню регістрів бухгалтерського обліку малими підприємствами, затвердженими наказом Міністерства фінансів України від 25.06.03 № 422.
Розвиток і впровадження в бухгалтерському обліку сучасної електронної техніки обумовили появу комп’ютерної форми обліку. Використання даної форми обліку базується на загальних методичних засадах ведення бухгалтерських операцій з поєднанням таких складових: інформаційне, організаційне, програмне та технічне забезпечення.
При кожній формі обліку зберігається поляризація записів інформації на рахунках синтетичного і аналітичного обліку відповідно до класифікації їх на дебетову і кредитову складові. Вона забезпечує одержання сальдо після відображення кожної господарської операції на відповідному рахунку. Тим самим комп’ютеризований бухгалтерський облік забезпечує одержання інформації про стан відповідного об’єкта відразу після взаємодій його із середовищем.
Поляризація записів на дебетову і кредитову складові та взаємозв’язок синтетичного рахунка з його аналітичними рахунками забезпечується такою математичною моделлю рахунків:
Д(д1, д2, д3,...дп), К(к1, к2, к3...кп), С(с1, с2, с3),
де Д — дебетова зона рахунка;
д1 , д2 , д3 ,...дn — поля кодів відповідних рахунків синтетичного та аналітичного обліку та кодів нормативних і фактичних строків оплати документів;
К — кредитова зона рахунків;
к 1, к2 , к3 ,...,кn — поля кодів синтетичних, аналітичних рахунків та кодів нормативних і фактичних строків оплати документів;
С — вартісна зона обліку;
с1 , с2 , с3 — поля сум вартісної зони, що пов’язані із специфікою господарської операції.
При взаємодії будьякого рахунка з іншим виникають інформаційні зв’язки, що відображаються подвійним записом за формулою, яка має структуру, де кожному з підмасивів присвоюється відповідний ідентифікатор, наприклад, 1 — сальдо рахунків; 2 — записи операцій за дебетом і кредитом рахунків; 3 — підсумкові дані рахунків звітного періоду:
О(о1, о2, о3, о4, о5,о6), Д(д1, д2, д3,...дп), К(к1, к2, к3...кп), С(с1, с2, с3),
де О — загальна зона запису;
о1 — поле підмасивів сальдо, записів операцій за дебетом і кредитом, оборотів за відповідними рахунками;
о2 — поле кодів структурних підрозділів підприємства;
о3 — поле кодів матеріальних касових звітів, банківських виписок, пачок документів за дебітом рахунків;
о4 — поле кодів звітів матеріально відповідальних осіб, касових звітів, банківських виписок тощо;
о5 — поле дат документів;
о6 — поле номерів документів.
Формалізація бухгалтерської інформації в комп’ютерній системі за наведеною формулою дозволяє програмним шляхом одержати електронні регістри синтетичного і аналітичного вартісного обліку показників для формування фінансової звітності підприємства.
