2.2. ОБЛІК НАЯВНОСТІ І РУХУ ГРОШОВИХ КОШТІВ У КАСІ

Касові операції підприємств усіх форм власності та господарювання ведуться відповідно до Положення про ведення касових операцій в національній валюті в Україні (затвердженого постановою Правління НБУ від 15.12.04 № 637).

Положення зобов’язує підприємства зберігати вільні грошові кошти в установах банків і дозволяє мати в своїй касі готівку в межах лімітів. Каса підприємства є приміщенням або місцем здійснення готівкових розрахунків, а також приймання, видачі, зберігання готівкових коштів, інших цінностей, касових документів.

Виконання касових операцій підприємствами між собою та фізичними особами, що пов’язані з прийманням та видачею готівкових коштів, передбачає проведення розрахунків через касу підприємства з відображенням їх у касовій книзі. Вона являє собою документ бухгалтерського обліку встановленої форми, що застосовується для обліку готівки в касі підприємства.

Підприємства, які відкрили поточні рахунки в установах банків, згідно з Положенням зберігають на цих рахунках свої кошти на договірних умовах і здійснюють розрахунки за своїми зобов’язаннями в безготівковій та готівковій формах у порядку, установленому нормативноправовими актами Нацбанку України. Сума готівкового розрахунку одного підприємства (підприємця) з одним або кількома платіжними документами обмежується відповідною постановою Правління Національного банку України. Обмеження означає, що платежі понад зазначену граничну суму здійснюється виключно в безготівковій формі.

Готівкові кошти, що надходять до каси підприємства, мають у повній сумі оприбутковуватися у день їх одержання.

З метою прискорення обігу готівкових коштів і своєчасного їх надходження до банків, в яких відкриті рахунки цих підприємств, установлюються ліміти каси та строки здавання готівкової виручки. В позаробочий час підприємства у своїх касах можуть мати готівку лише в межах, що не перевищують установлений ліміт каси.

Підприємство може використовувати готівкові кошти на такі цілі:

· для виплати сум, які належать до фонду оплати праці, а також пенсій, стипендій, дивідендів;

· для видачі під звіт, або на відрядження.

Залежно від обсягів та специфіки діяльності підприємством визначаються і встановлюються, за погодженням з відповідним банком, у якому відкрито рахунок підприємства, строк здавання готівки та розрахунок ліміту каси. Якщо підприємство має відокремлені підрозділи, то для кожного з них складається окремий розрахунок встановлення ліміту залишку готівки в касі. Визначений ліміт каси затверджується наказом підприємства, а для відокремлених підрозділів встановлюється і доводиться до їх відома внутрішнім наказом підприємства.

При складанні розрахунка підприємство може використовувати фактичні показники за три будьякі місяці з останніх дванадцяти, що передують місяцю встановлення (перегляду) ліміту, у яких був найбільший обсяг касових операцій.

Припустимо, що підприємство в квітні, травні та червні працювало 65 робочих днів. При цьому до каси підприємства надійшла виручка у сумі — 93000 грн., а виплачено готівкою — 72480 грн. Розрахунок ліміту залишку готівки в касі для даного випадку показано у зразку 2.1.

Ліміт каси визначається як різниця між показниками рядків 2 і 4 і в даному прикладі становить приблизно 300 грн (1430 – 1115 = 315). При цьому слід враховувати, що:

· не встановлюють ліміт каси для банків та підприємств;

· новостворені підприємства на перші три місяця роботи ліміт встановлюють відповідно до прогнозних розрахунків, а потім його переглядають за фактичними показниками діяльності; 

· якщо на підприємстві ліміт каси не встановлено, то він вважається нульовим.

Підприємства одержують готівку в касу з поточного рахунка за грошовим чеком (де вказана суть операції) у межах наявних коштів.

Одержана готівка має видаватися підприємством у той самий день. Невикористані суми повертаються банку не пізніше наступного робочого дня, або залишаються в касі в межах ліміту.

Видача готівки у підзвіт проводиться з кас підприємств за умови повного звіту конкретної підзвітної особи за раніше виданими у підзвіт сумами.

Підзвітні особи зобов’язані подати до бухгалтерії підприємства разом із невикористаним залишком готівки авансовий звіт про витрачання одержаних у касі сум у такі строки:

Розрахунки готівкою підприємств між собою та з фізичними особами проводяться із застосуванням прибуткових та видаткових касових ордерів, касових і товарних чеків розрахункових квитанцій, проїзних документів тощо, які підтверджували би факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, отримання або повернення коштів, а також рахунківфактур, договорів, угод, контрактів, актів закупівлі товарів тощо.

— скласти реєстр депонованих сум;

— у кінці відомості зазначити фактично виплачену суму та депоновану суму, звіривши їх із загальним підсумком;

— здійснити відповідний запис у касовій книзі згідно з виписаним бухгалтерією видатковим касовим ордером на фактично видану суму.

Депоновані суми, що підлягають здаванню в банк, оформляються шляхом складання одного загального касового ордера.

Видача готівки з каси для здавання її до установи банку теж оформляється видатковим касовим ордером.

Підприємство може здійснювати здавання готівкової виручки для зарахування на власний рахунок самостійно або через відповідні служби, яким згідно із законодавством України надане право на перевезення валютних цінностей та інкасацію. В останньому випадку підприємство укладає договір про інкасацію коштів з однією з узгоджених з НБУ служб інкасації:

— підрозділом інкасації територіального управління НБУ;

— службою інкасації комерційного банку, за умови наявності відповідної ліцензії;

— службою інкасації МВС.

Документом, що свідчить про здавання виручки до установи банку, є квитанція до прибуткового документа банку, що засвідчена печаткою (штампом) установи банку.

Підтверджуючим документом щодо здавання виручки інкасатором банку є копія супровідної відомості за підписом інкасатора, засвідчена печаткою (штампом) установи банку.

Приймання і видача готівки за касовими ордерами може проводитися тільки в день їх складання. Виправлення в цих документах не допускаються. Видача ордерів на руки особам, що вносять або одержують готівку, забороняється.

Прибуткові ордери та видаткові документи після здійснення операцій підписуються касиром, а на доданих документах ставиться штамп або напис «Оплачено» із зазначенням дати.

Прибуткові та видаткові касові ордери до передавання в касу реєструються бухгалтерією в журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових документів (ф. № КО3).

Прибуткові касові ордери мають свою порядкову нумерацію протягом року, починаючи з номера першого, а видаткові ордери — свою.

За наявності на підприємстві кількох касирів старший касир перед початком робочого дня видає іншим касирам авансом потрібну суму готівки для видаткових операцій під розпис у книзі обліку прийнятих та виданих касиром грошей (ф. № КО5). У кінці робочого дня касири складають звіт і здають готівку та касові документи старшому касиру під розпис у цій книзі.

Касові документи після складання касиром звіту та його оброблення в бухгалтерії комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, переплітаються в окремі папки та зберігаються протягом 36 місяців після закінчення календарного року матеріально відповідальною особою, на яку покладено зберігання документів в окремому сейфі або спеціальному приміщенні, що передається під охорону.

Зразок 2.4 ДОГОВІР

про повну індивідуальну матеріальну відповідальність

м. Київ                                                                                                                                 «25»  січня  200_ р

З метою забезпечення зберігання приміщення, обладнання, грошових коштів, а також інших матеріальних цінностей, отриманих від інших організацій (далі — «матеріальні цінності») ТОВ «Омега», в особі директора Павленка Миколи Петровича (далі — «Дирекція») з одного боку, та працівника Андрійченко Ольги Вікторівни (далі — «Працівник») — з другого, уклали цей Договір про таке:

1. Працівник, який безпосередньо пов’язаний з отриманням грошових коштів, а також із збереженням матеріальних цінностей, приймає на себе повну матеріальну відповідальність за невнесення до каси або на рахунки в установах банку виручки (повністю або частково), за збереження грошових коштів, а також інших матеріальних цінностей, отриманих від інших організацій.

Працівник зобов’язується:

· вносити у встановлені строки до каси або на рахунки в установах банку підприємства кошти, які підлягають обов’язковому здаванню;

· забезпечити збереженість матеріальних цінностей;

· дбайливо ставитись до переданих йому матеріальних цінностей та грошових коштів, вживати заходів щодо запобігання їх втрат та знищення;

· своєчасно доповідати Адміністрації про всі обставини, які загрожують зберіганню ввірених йому матеріальних цінностей;

· вести облік, складати та надавати у встановленому порядку звіти про рух та залишки ввірених йому матеріальних цінностей;

· брати участь в інвентаризації ввірених йому матеріальних цінностей.

2. Дирекція зобов’язується:

· створити Працівнику умови, необхідні для нормальної роботи та збереження ввірених йому матеріальних цінностей;

· ознайомити Працівника з чинним законодавством про матеріальну відповідальність;

· проводити в установленому порядку інвентаризацію матеріальних цінностей.

3. У разі незабезпечення з вини Працівника зберігання ввірених йому матеріальних цінностей, визначення розміру нанесеного збитку та його відшкодування здійснюються згідно з чинним законодавством.

4. Працівник не несе матеріальної відповідальності, якщо збиток спричинений не з його вини.

5. Договір набуває чинності з «__»_______ 200_ р.

6. Договір складений у двох примірниках, один з яких видається Працівнику, а другий зберігається в Адміністрації.

Дирекція______________                                                                            Працівник_____________

Для касира на підприємстві розроблюється посадова інструкція (зразок 2. 5), яка затверджується керівником. З інструкцією касир повинен бути ознайомлений під розпис у відповідному журналі.

Зразок 2.5

«ЗАТВЕРДЖУЮ» Директор _____________

«___» ______ 200_ р.

ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ КАСИРА

1. Загальні положення

1.1. Метою роботи касира є забезпечення правильного ведення касових операцій відповідно до чинного законодавства.

1.2. Касир підпорядкований головному бухгалтеру.

2. Завдання

2.1.Дотримуватисяправилорганізаціїкасовихопераційнапідприємстві.

2.2. Оперативно надавати необхідну інформацію керівництву для своєчасного прийняття управлінських рішень.

2.3. Контролювати правильність документального оформлення касових операцій.

2.4. Дотримуватися правил ведення касових операцій на підприємстві.

3. Обов’язки

3.1. Брати участь у проведенні інвентаризацій.

3.2. Виконувати вимоги Правил внутрішнього розпорядку на підприємстві.

3.3. Приймати і видавати готівку за касовими ордерами тільки в день складання цих документів.

3.4. Під час одержання прибуткових касових ордерів або видаткових документів касир зобов’язаний перев· наявність і справжність на документах підпису головного бухгалтера, а на видатковому документі — так· правильність оформлення документів, наявність усіх реквізитів та перелічених у документах додатків.

3.5. У разі недотримання хоча б однієї з перелічених у п. 3.4 вимог касир повертає документи до бухгалтерії для відповідного оформлення.

3.6. Прибуткові касові ордери або видаткові документи одразу ж після одержання або видачі за ними готівки підписуються касиром, а на доданих до них документах ставиться штамп або напис «Оплачено» із зазначенням дати (число, місяць, рік).

3.7. У кінці кожного робочого дня касир складає та подає звіт під розписку до бухгалтерії з прикладеними до нього прибутковими та видатковими касовими документами.

3.8. Касир відповідно до чинного законодавства України несе повну матеріальну відповідальність за збереження всіх прийнятих ним цінностей.

3.9. Касиру забороняється передовіряти виконання дорученої йому роботи іншим особам.

4. Права

4.1. Отримувати необхідні документи і роз’яснення керівництва для забезпечення достовірності касових операцій.

4.2. Своєчасно отримувати від інших служб якісно оформлені документи для здійснення операцій з руху готівки на підприємстві.

4.3. Вимагати від керівництва забезпечення необхідних умов схоронності коштів та грошових документів у приміщенні каси та під час перевезення коштів за межами підприємства.

5. Відповідальність

5.1. Несе повну матеріальну відповідальність за збереження коштів у приміщенні каси.

5.2. Несе відповідальність за своєчасне, правильне виконання покладених на нього функцій.

Контроль за веденням касових операції покладається на головного бухгалтера, або уповноважену керівником особу.

Для контролю за збереженням грошових коштів на підприємстві проводиться інвентаризація каси. За наказом керівника для проведення інвентаризації призначається комісія. Після закінчення інвентаризації вона складає акт у двох примірниках, який підписується членами інвентаризаційної комісії та матеріально відповідальною особою.

Облік наявності та руху грошових коштів у касі ведеться на рахунку 30 «Каса». Записи на цьому рахунку здійснюються на основі перевірених звітів касира (другий примірник касової книги) і доданих до них прибуткових і видаткових документів.

Рахунок 30 «Каса» ведеться за такими субрахунками:

· 301 «Каса в національній валюті»;

В Журналі та Відомості записи здійснюються на підставі первинних та зведених облікових документів у розрізі кореспондуючих рахунків з обов’язковим дотриманням хронологічної послідовності.

При відображенні операцій в іноземній валюті Журнал і Відомість заповнюються у валюті здійснення операцій з одночасним відображенням у гривнях.

Дані підсумкових оборотів звіряються з підсумковими даними касового звіту. Сальдо на кінець місяця у відомості повинне співпадати з залишком на кінець дня у касовому звіті за останній робочий день місяця. Зразок заповнення Журналу 1 та Відомості 1.1 представлений у зразках 2. 6 і 2. 7. Загальна схема обліку касових операцій представлена на рис. 2.1.

Зразок 2.6

ТОВ «Фенікс»                                                                           ЗАТВЕРДЖЕНО

(підприємство, організація)                                                                                                                                                                                                                                                       наказом Міністерства фінансів України від 29.12.2000 р. № 356

Крім готівки, в касі можуть зберігатися грошові документи і бланки суворої звітності.

До грошових документів належать акції, облігації, інші цінні папери, путівки в санаторії, поштові марки, марки держмита, проїзні квитки і т. п.

Для обліку бланків суворої звітності використовуються форми первинних типових документів, затверджені Наказом Міністерства статистики від 11.03.96 № 67, до яких належать:

— прибутково-видаткова накладна на бланки суворої звітності (форма № СЗ1);

— прибуткова-видаткова книга обліку бланків суворої звітності (форма № СЗ2);

— акт на списання використаних бланків суворої звітності (форма № СЗ3);