Найефективніший спосіб управління витратами — регулювання їх на стадії виникнення. Отже, необхідно встановлювати нормативи на матеріали, працю й послуги, що споживаються у процесі здійснення виробничих операцій. Відхилення від цих нормативів повинні реєструватися для виявлення їх причин і осіб, відповідальних за їх виникнення.
Нормативні витрати на продукт обчислюють складанням переліку нормативних витрат на операції, необхідні для виробництва конкретного продукту. Існують два підходи до визначення нормативних витрат. За першим підходом, оцінка використання праці і матеріалів здійснюється за фактичними даними минулих періодів, за другим — норми встановлюються за допомогою технічного аналізу.
За технічного аналізу кожна операція вивчається докладно на основі точного обліку матеріалів , праці й обладнання, а також контрольного обстеження всіх її складових. При встановленні нормативів за першим методом, тобто за фактичними даними минулих періодів, існує небезпека перенесення в поточні нормативи минулих помилок і недоліків. Тому в межах даного підходу нормативи встановлюються на основі середніх результатів за минулі періоди. При цьому відомі перевитрати матеріалів чи праці не враховуються. Можна також зробити нормативи більш жорсткими шляхом довільного зниження кількості необхідних ресурсів. Недолік цього методу полягає в тому, що на відміну від методу технічного аналізу він не дозволяє зосередити увагу на пошуку найраціональнішого поєднання ресурсів виробництва та якості продукту. Проте нормативи, визначені на основі середніх фактичних даних минулих періодів, на практиці, в тому числі і на вітчизняних підприємствах, використовуються досить широко.
Крім встановлення нормативів по матеріалах і праці, необхідно обчислити нормативи накладних витрат. При цьому для цілей планування й управління важливо мати окремі ставки для постійних і змінних складових накладних витрат.
Виходячи з того, що найбільш ефективно управляти затратами там, де вони виникають, нормативи на працю, матеріали і змінні накладні витрати необхідно встановлювати на кожну конкретну виробничу операцію. Однак для оцінювання собівартості товарноматеріальних запасів слід установити нормативні значення собівартості виготовлюваної продукції. Нормативна виробнича собівартість продукції включає нормативні витрати на всі операції, необхідні для виготовлення даної продукції, плюс нормативні накладні витрати, нараховані на цю продукцію. Нормативи повинні постійно коригуватися, і якщо мають місце значні зміни технології виробництва або ціни вихідних матеріалів, то для повнішого відображення поточної ситуації в нормативи повинні бути внесені зміни.
При визначенні нормативних витрат виникає питання встановлення вимог до нормативів: повинні вони відображати результати діяльності в ідеальних умовах чи бути легко досяжними? Відповідно до цього розрізняють три типи нормативів:
- базисні нормативи;
- ідеальні нормативи;
- реально досяжні нормативи.
Базисними нормативними витратами вважаються постійні нормативи, які залишаються незмінними тривалий час. Головна перевага їх полягає в тому, що вони забезпечують стабільну базу для порівняння фактичних витрат протягом декількох періодів з одними і тими ж нормативами. Внаслідок цього можуть бути встановлені тенденції ефективності за весь час аналізу. Однак, коли змінюються методи виробництва, ціни або інші релевантні фактори, то такі нормативи перестають відображати поточні цільові витрати й стають некорисними. З цієї причини базисні нормативні витрати застосовуються рідко.
Ідеальні нормативи відображають діяльність в ідеальних умовах. Ідеальні нормативні витрати — це мінімальні витрати, можливі в умовах максимально ефективної діяльності. Такі нормативи являють собою швидше цілі, на які потрібно орієнтуватися, а не результати, яких необхідно добиватися у виробництві у нинішній час.
Реально досяжні нормативи відображають витрати, які будуть понесені в умовах ефективної діяльності. Досягти їх важко, але можливо . Такі нормативи легше виконати, ніж ідеальні, тому що при їх встановленні допустимі відхилення визначаються з урахуванням зіпсованості ресурсів, поломок устаткування, простоїв тощо. Незважаючи на те, що таких нормативів, хоч і важко, але все ж можливо досягти, якраз вони є найкращим варіантом, з яким доцільно порівнювати фактичні витрати.
