У системі Галактики ERP засоби управління фінансовими ресурсами підприємства зосереджено в названому вище контурі, який включає три модулі: Управління бюджетом, Платіжний календар, Фінансовий аналіз. Він підтримує класичний управлінський цикл: планування фінансово-економічної діяль-
Розглянемо детальніше модулі цього контуру.
Модуль управління бюджетом, або бюджетування — це процес управління фінансовими ресурсами, що включає планування (складання) і моделювання бюджетів, їх узгодження і затвердження, формування фактичних показників бюджету, аналіз виконання та коригування бюджету.
На етапі планування (складання бюджету) планові дані різних статей бюджету формують у такі способи.
1. Формування статей на підставі статистичних й експертних даних. Статистичні дані можуть ґрунтуватися на інформації минулих періодів, інформації, що міститься поза системою Галактика ERP, на експертних оцінках, результатах спеціальних статистичних досліджень.
2. Формування планових даних на підставі даних минулого періоду з урахуванням динаміки зовнішнього чинника, що впливає на певну статтю чи групу статей. Як приклади зовнішніх чинників можуть слугувати індекс інфляції, індекси цін на послуги і товари, індекси, що враховують сезонні коливання попиту, тощо. У системі є можливість задати кілька варіантів динаміки значень (сценаріїв реалізації) того чи іншого чинника. При описі статті можна вказати один чи кілька зовнішніх чинників, що впливають саме на цю статтю.
3. Формування показників на підставі планових даних модуля Управління договорами, де міститься інформація про календарні плани платежів і відвантажень продукції за договорами. Ці дані можна використати для формування планових показників бюджету.
4. Формування планових даних розрахунковим способом. Визначені статті (наприклад прибуток, деякі податки, статті Бюджету руху коштів) можна розрахувати за допомогою формул і показників з інших статей бюджету.
На етапі планування в системі може існувати кілька варіантів бюджету, що відповідають різним сценаріям розвитку ситуацій, які впливають на бюджет. Наприклад, оптимістичний варіант бюджету може відповідати певному прогнозу курсу валюти, збільшенню обсягів продажу, песимістичний варіант бюджету відповідатиме падінню обсягів продажу, збільшенню витрат на придбання сировини тощо.
Етап узгодження і затвердження бюджетів являє собою ітераційну процедуру, яка дає можливість зберігати й порівнювати дані всіх ітерацій узгодження бюджетів.
Як приклад можна розглянути варіант узгодження бюджетів за різних обставин:
У підрозділах компанії сформували бюджети, а потім автоматично агрегували їх.
ності підприємства, оперативний фінансовий менеджмент і фінансовий аналіз. За допомогою відповідних заздалегідь визначених процедур система дає змогу планувати діяльність як усього підприємства, так і його окремих структурних підрозділів, причому одночасно на всіх горизонтах планування – стратегічному, тактичному й оперативному. Аналіз результатів діяльності підприємства, здійснюваний шляхом нормування, та порівняння планових і фактичних показників, забезпечує чітке й ефективне виконання бюджету, скорочує час реакції на виявлення і ліквідацією негативних чинників, підвищує керованість підприємств і його структурних підрозділів.
Отримали критичні показники (наприклад чистий грошовий дохід, прибуток) і вирішили вдатися до корегування (скажімо, зменшити) бюджети підрозділів.
Після коригування бюджетів підрозділів знову отримали критичні показники і довели скоригований варіант до підрозділів.
У підрозділах здійснили порівняння даних, які вони передали на верхній рівень, і скоригованих даних, що їм передали згори, після чого скоригували бюджет, щоб він задовольняв сформованим у фінансовому управлінні цифрам.
У підсумку після кількох ітерацій формується обов’язковий до виконання варіант бюджету.
Джерелом формування фактичних показників бюджетів можуть бути бухгалтерські дані системи Галактика ERP.
Для забезпечення передання цих даних у модуль Управління бюджетом необхідно налаштувати розрахунок фактичних показників бюджету через налаштування алгоритмів оброблення бухгалтерської інформації. Наприклад, фактичне значення статті «ПДВ до перерахування в бюджет» можна задати формулою: Сальдо на кінець місяця 64 рахуна = Сальдо на початок місяця 64 рахунка + + Обіги за Кредитом 64 рахунка – Обіг за Дебетом 64 рахунка.
Якщо рівень деталізації бухгалтерського обліку не задовольняє фінансову службу, в системі передбачена можливість рознесення оперативних (накладні, акти виконаних робіт тощо) і бухгалтерських (платіжні доручення, акти на одержання векселів тощо) документів за показниками бюджету.
Залежно від бізнес-процесів конкретного підприємства рознесення оперативних і бухгалтерських документів системи за показниками бюджету може здійснювати як співробітник фінансової служби, так і бухгалтер, який опрацьовує документ за допомогою механізму типових господарських операцій.
Для проведення аналізу виконання бюджету в системі Галактика ERP передбачено можливість порівняння планових і фактичних даних минулих чи поточного періодів, розрахунку відсоткового відхилення планових і фактичних даних за статтями, одержання звітності (план-факт) за різними аналітичними розрізами.
За результатами аналізу виконання бюджету можливе коригування його статей на наступні періоди з урахуванням фактичних даних. У модулі також є можливість зберігати всі бюджети до і після проведення коригувань і виконувати порівняння цих бюджетів.
Автоматизація бюджетування за допомогою системи Галактика ERP відкриває широкі можливості для користувачів, а саме:
1) автоматична побудова консолідованих бюджетів за будь-якою складною оргструктурою підприємства — від холдингової структури до структури відділів і підрозділів;
2) автоматизація процедури узгодження бюджетів і збереження даних на всіх етапах узгодження;
3) можливість формувати й аналізувати різні варіанти (сценарії) бюджетів.
4) гнучке налаштування аналітичних ознак статей і їх візуального подання їх у типових формах бюджетів;
5) формування планових показників бюджетів на основі оперативних планів у системі Галактика ERP (наприклад, формування бюджету на основі календарних планів-договорів);
6) формування фактичних показників бюджету в автоматичному режимі на підставі оперативних і бухгалтерських даних системи Галактика ERP;
7) можливість агрегувати бюджет за кількома варіантами оргструктури, наприклад, по оргструктурі юридичних осіб і по оргструктурі функціонального підпорядкування;
8) гнучке налаштування подання представлення форм бюджетів для кожного підрозділу;
9) розподіл значень статей одного бюджету за статтями іншого, що необхідно, наприклад, при розрахунку податків, із використанням моделей розподілів за центрами відповідальності;
10) розмежування доступу користувачів до різних варіантів і копій бюджетів за посередництва механізму областей видимості, стадій і масок бюджетного процесу.
Модуль Платіжний календар призначений для оперативного фінансового управління грошовими потоками підприємства і є дієвим інструментом контролю виконання фінансових зобов’язань і забезпечення абсолютної ліквідності платіжних засобів, мінімізації ризику неплатоспроможності.
Він забезпечує короткотермінове (до одного місяця) планування розрахунків із контрагентами на засадах використання коштів підприємства, векселів та інших видів цінних паперів, оптимізацію платіжного календаря за критеріями мінімізації штрафних санкцій, а також планування нагромадження коштів на банківських рахунках. Крім того, здійснює контроль балансу витрат і надходження коштів, оперативне відображення даних про планові та фактичні надходження за джерелами надходжень і напрямами витрат, складання оперативних звітів про рух грошових коштів. У модулі Платіжний календар можливе консолідоване подання даних за будь-якими обраними ознаками: статтями бюджету, контрагентами, підрозділами, діапазонами сум тощо.
Модуль Фінансовий аналіз. Основне завдання фінансового аналізу — оцінювання економічного (фінансового) становища підприємства і виявлення перспектив його подальшого розвитку. Функціональні засоби модуля Фінансовий аналіз зорієнтовані на підприємства всіх форм власності і враховують вимоги, пропоновані до фінансової звітності як національним законодавством, так і міжнародними стандартами. Інструментарієм модуля можна скористатися для аналізу документів внутрішньої звітності, що характеризують фінансові потоки і ресурси підприємства, у тому числі для аналізу доходів (витрат) перед балансуванням платіжного календаря. Фінансовий аналіз здійснюють на підставі даних балансу підприємства, а також на основі різних довідок і додатків після виконання функції імпорту звітів як із зовнішніх джерел, так і з інших модулів системи.
Аналіз фінансового становища можна здійснювати за кількома методиками, що дозволяє розраховувати значення тих самих показників за різними формулами, які описують співвідношення показників у попередньому та новому стандарті.
Модуль надає широкі можливості щодо всебічного аналізу значень будьяких показників з отриманням вихідних звітів щодо будь-якої сукупності центрів відповідальності, з урахуванням механізмів індексації, консолідації за заданими періодами тощо. Оцінювання фінансового становища підприємства здійснюють розрахунком коефіцієнтів незалежності, фінансової стійкості, рентабельності та ліквідності.
