Контур з бухгалтерського та податкового обліку призначений для комплексного розв’язання всіх облікових задач на підприємствах і в організаціях будь-якої форми власності та виду діяльності.
До основних функцій контура можна віднести такі:
— облік усіх видів матеріальних, нематеріальних і фінансових ресурсів підприємства;
— обслуговування руху коштів підприємства і його взаєморозрахунків з юридичними й фізичними особами;
— складання звітних документів різного призначення і змісту.
Контур з бухгалтерського обліку містить низку модулів (програмних рішень), перелік яких включає: типові господарські операції (ТГО), фінансоворозрахункові операції (ФРО), касу, векселі та кредити, основні засоби й нематеріальні активи (ОЗ, НМА), малоцінні та швидкозношувані предмети (МШП), ведення податкових розрахунків, клієнт – банк, спецодяг, консолідовану фінансову і бухгалтерську звітність, облік спецустаткування і спецоснастки.
Типова господарська операція (ТГО) — це сервісний засіб для автоматичного формування проведень за операційними документами. ТГО класифікуються за видами господарських документів (фінансово-розрахункові, збут, постачання, виробництво та ін.), до яких вони можуть застосовуватися. Користувач створює опис ТГО, який охоплює найменування господарської операції, кореспонденцію рахунків, формули для розрахунку сум обігів.
ТГО групують за видами операційних документів і використовують під час реєстрації операцій, які проводяться часто й однаково.
Під операційним документом слід розуміти документ, що підтверджує чи супроводжує рух матеріальних цінностей або грошових коштів (готівкових і безготівкових). Створюється введенням вхідних даних, які зберігаються в базі даних і обробляються як єдине ціле.
ТГО є потужним засобом автоматизації формування бухгалтерських проведень. Вони дають змогу встановлювати відповідність між типом оброблюваних документів, кореспонденцією рахунків і алгоритмами розрахунку сум оборотів.
Використання в ТГО розрахункових алгоритмів забезпечує доступ до реквізитів оброблюваного документа, а також до реквізитів документів, пов’язаних з ним у такому ланцюжку: документи-підстави ? супровідні документи (товарні та фінансові) ? проведення до документів ? звіти.
Програмна реалізація ТГО забезпечує рознесення сум господарського документа за рахунками бухгалтерського обліку вибором необхідної ТГО для оброблення цього документа, внаслідок чого формуються бухгалтерські проведення з урахуванням аналітичного обліку. Схему формування бухгалтерських проведень за допомогою ТГО наведено на рис. 8.49.
Рис. 8.49. Схема формування бухгалтерських проведень за допомогою ТГО
Програмні засоби, що реалізують фінансово-розрахункові операції, забезпечують контроль відповідності платежів, оформлених фінансовими документами, і сум, що вказані в документах-підставах, а також отримання балансу взаєморозрахунків з контрагентами за кожним документом-підставах в динамічному режимі. Передбачена можливість ведення обліку в національній грошовій одиниці та в іноземній валюті.
Система ФРО дозволяє здійснювати імпорт банківських виписок, прийнятих із банку засобами електронної системи платежів. На підставі їх аналізу програма формує вхідні та вихідні платіжні документи, здійснюючи контроль коректності сум, реквізитів банків і підприємств. Заново сформовані вихідні документи порівнюються з вихідними документами, що зберігаються в базі даних. Якщо їхні реквізити збігаються, то в документах, що зберігаються, автоматично встановлюється дата оплати, яка відповідає даті банківської виписки. Документи, для яких така відповідність не встановлена, а також вхідні документи, відредаговані користувачем, додаються в базу даних. Схему обліку фінансових операцій наведено на рис. 8.50.
Програмні засоби модуля Каса дають змогу здійснювати розрахунки наявними коштами з постачальниками й покупцями, з підзвітними особами (відря-
Рис. 8.50. Схема обліку фінансових операцій
Рис. 8.51. Реєстр касових ордерів про надходження коштів до каси
дження), виплату зарплати й виплат, виданих через касу, депонування зарплати. Програма Каса дозволяє вести облік касових операцій як з національною, так і з іноземною наявною валютою. На рис. 8.51 відображено реєстр касових ордерів з надходження коштів до каси.
Векселі та кредити. Цей програмний модуль дає змогу виконувати:
— облік розрахунків за допомогою векселів;
— облік банківських кредитів;
— облік придбання і продажу акцій та облігацій;
— формування звітів з фінансових вкладів і позик.
Операції з цінними паперами оформлюють у вигляді актів прийняття-передання. В акті відображають цінні папери, що передаються в рахунок погашення дебіторської або кредиторської заборгованості. За допомогою ТГО здійснюється формування бухгалтерських проведень, що забезпечують облік здійснених господарських операцій.
Основні засоби і нематеріальні активи (ОЗ і НМА) об’єднані в програмний модуль, який дає змогу вести картотеку ОЗ і НМА, облік кількох однотипних об’єктів за допомогою єдиної інвентарної картки, автоматизувати операції обліку надходження, внутрішнього переміщення, вибуття основних засобів, нарахування амортизації та розподіл її за рахунками витрат, ведення класифікації за видами, групами, ознаками використання, матеріально-відповідальними особами й підрозділами. Передбачається можливість здійснювати розрахунок амортизації як по всіх об’єктах, так і по групі вибраних об’єктів обліку, прогнозувати суми амортизаційних відрахувань на будь-який майбутній період часу з розподілом за місяцями й кварталами на основі даних попередніх періодів. Прогноз будується як з урахуванням прискореної амортизації, так і без неї. Модуль легко налаштувати на отримання різних статистичних і бухгалтерських звітів з урахуванням необхідного угрупування даних і визначених обмежень.
Функціональні можливості модуля ОЗ/НМА охоплюють широкий спектр дій з автоматизації облікових операцій, використання ТГО для автоматизованого ведення кореспонденції бухгалтерських рахунків, заповнення каталогів підрозділів, складів, груп і видів ОЗ, алгоритмів нарахування амортизації і переоцінки ОЗ, методів обліку тощо.
Роботу з модулем «Основні засоби» необхідно розпочинати з заповнення каталогів:
— методи обліку ОЗ;
— алгоритми нарахування амортизації;
— матеріально-відповідальні особи (МВО);
— підрозділи й склади;
— ознаки використання ОЗ.
Необхідно також перевірити, а при необхідності й доповнити каталоги груп ОЗ, видів ОЗ і норм амортизації.
В модулі («=Н=» ? «Настройка модуля») встановити необхідні для роботи значення налаштованих параметрів, які впливають на режим роботи модуля нарахування амортизації й формування звітів з основних засобів.
Після виконання підготовчих дій слід зробити необхідні налаштування аналітичного обліку та ввести вхідне сальдо на рахунки бухгалтерського обліку ОЗ. Потім створюємо інвентарні карточки ОЗ станом на перше число місяця вводу в експлуатацію модуля ОЗ.
Якщо на підприємстві є об’єкти обліку, знос яких визначається залежно від пробігу (автомобільний транспорт), видобування, виробітку та ін., необхідно сформувати відповідні групи спеціалізованого устаткування. Завершальним
Розглянемо більш детально окремі вищеназвані каталоги з обліку ОЗ.
Каталог методів обліку ОЗ/НМА призначений для зберігання налаштувань, які відповідають різним методам обліку ОЗ і дозволяють вести паралельний облік ОЗ. Необхідність паралельного обліку виникає тоді, коли облік ОЗ необхідно вести відповідно до національного законодавства, наприклад окремий податковий і бухгалтерський облік, який характеризується валютою обліку, планом рахунків, точністю округлення вартісних показників тощо.
У вікні «Перелік методів обліку» відображаються використовувані на підприємстві методи. За допомогою клавіша F4 можна змінити налаштування поточного метода, а клавіша F7
— створити налаштування нового методу обліку.
Налаштування методу обліку починається із вводу його найменування і при необхідності за допомогою прапорця «Основна настройка» вказується, що метод є основним і він буде активізуватися програмою при зверненні до модуля.
Наступним кроком заповнюються поля:
1. Алгоритм нарахування амортизації вибирається із однойменного каталогу (визивається клавішем F3). Вибраний алгоритм буде розміщений за умовчанням у відповідному полі інвентарної картки при її створенні.
Наприклад, розрахунок амортизації на спеціальне устаткування здійснюється за формулою: де µ Z — сума зносу на µ-й місяць, грн; i S — первинна вартість і-го автотранспорту, грн; µ i P — пробіг і-го автотранспорту в µ-му місяці, км; i N — норма зносу і-го автотранспорту в відсотках на 1000 облікованих одиниць пробігу (виробітку тощо).
2. План рахунків вибирається із однойменного каталогу.
3. ТГО нарахування амортизації вибирається із однойменного каталогу. Обрана ТГО буде розміщена за умовчанням у відповідному полі інвентарної картки.
4. Період нарахування амортизації вибирається за допомогою клавіші F3, значеннями якого можуть бути: кожного місяця, один раз на квартал, на півріччя і на рік. Для методів один раз на квартал, на півроку та на рік можна встановити прапорець «Дозволити нарахування амортизації в будь-який місяць періоду» і забезпечити при цьому всі перевірки, що залежать від періоду.
5. Валюта методу обліку вибирається із каталогу валют і показує, в якій грошовій одиниці буде вестися облік. Якщо значення поля не обране, то облік ведеться в національній грошовій одиниці (НГО).
Аналогічним чином вибираються механізми обліку вартості об’єктів, коефіцієнтів індексації зносу ОЗ, правила округлення чисел у групованих інвентарних картках.
Схему обліку операцій з основними засобами подано на рис. 8.52.
етапом підготовки до повноцінної роботи є налаштування ТГО для формування проводок з бухгалтерського обліку.
Облік нематеріальних активів виконується аналогічно наведеній на рис. 8.52 схемі для ОЗ, з тією різницею, що переоцінку НМА не проводять.
Рис. 8.52. Схема обліку операцій з основними засобами
Малоцінні та швидкозношувані предмети (МШП). За допомогою цього модуля здійснюють облік наявності та руху МШП, нарахування зносу та списання МШП. У системі ведуться електронні картки обліку МШП, картки матеріально відповідальних осіб (МВО), які отримали МШП, первинні документи (накладні) на видачу в експлуатацію МШП, повернення з експлуатації на склад,
Модуль фактичні витрати. За допомогою цього модуля щомісяця здійснюють розподіл непрямих витрат між замовленнями, виробами чи послугами та закриття відповідних рахунків, розрахунок зведених витрат на виробництво на основі прямих витрат і проведеного розподілу непрямих витрат, калькуляцію фактичних витрат і формування відпускних цін на продукцію.
Цей програмний модуль тісно пов’язаний з обліком прямих і непрямих витрат на виробництво за елементами і статтями калькуляції, з обліком випущеної продукції, з базою розподілу непрямих витрат та оцінки послуг допоміжного виробництва.
Модуль ведення податкових розрахунків призначений для автоматизованого формування документів, їх реєстрації й оплати податків в організаціях корпоративного рівня, де є велика кількість відособлених структурних підрозділів і філій. Документи формуються у розрізі філій, бюджетів і податків. Модуль дозволяє:
— формувати акти реєстрації нарахованих податків, розрахованих поза системою «Галактика ERP»;
— формувати акти звіряння розрахунків з податковою інспекцією в розрізі філій, податків, бюджетів із групуванням за типами нарахувань і оплат;
— блокувати документи, підтверджувані актом звіряння;
— за результатами акта звіряння формувати сальдо, що враховується при подальших розрахунках.
Такі можливості досягаються завдяки використанню спеціального класифікатора «Структура податкових розрахунків підприємства», який є таблицею нарахувань, що акумулює платежі у відповідному розрізі (бюджет, податки, податкові органи, типи платежів і нарахувань). Структура взаємодій формується один раз — на початку експлуатації модуля, а потім коригується чи доповнюється при зміні схем розрахунків.
Важливою особливістю модуля є взаємозв’язок між структурними підрозділами і податковими платежами. Такий підхід спрощує заповнення платіжних документів у випадку великої кількості підрозділів (наприклад, більш як 250).
Розмежування прав доступу до документів використовують для поділу податків на нараховані та сплачені, а також блокування оплачених документів (платіжних доручень, авізо, актів реєстрації).
Модуль Клієнт
— банк призначений для обміну платіжними документами з комплексом апаратно-програмних засобів банку і виконує частину функцій модуля «Обмін бізнес-документами». Гнучка система налаштувань дозволяє витягувати із системи «Галактика ERP» платіжні документи і конвертувати їх в оброблювані банком формати. Сформовані в такий спосіб файли відправляються в банк електронними системами передання даних; своєю чергою, файли, що надходять з банку, додаються в систему «Галактика ERP».
При експорті й імпорті документів використовують чотири формати файлів: текстовий (TXT), текстовий з роздільниками, DBF і XML. При цьому можливий запис кожного з документів в окремий файл чи складання реєстру документів в одному файлі. Файли формуються системою з урахуванням заданої користува-
внутрішнє переміщення, акти на списання і переоцінку МШП. Модуль забезпечує формування оборотних відомостей з МШП, відомостей нарахування зносу, інвентаризаційних відомостей тощо.
Налаштування структури і форматів файлів виконують у кожному конкретному випадку за узгодженням з банком, з яким здійснюється обмін платіжними документами. Налаштування зберігаються в базі даних системи «Галактика ERP», тому подальше виконання однотипних операцій зводиться до натискання кількох клавіш. На рис. 8.53 відображено фрагмент налаштування імпорту документів у системі клієнт-банк.
Рис. 8.53 Налаштування модуля для імпорту документів у системі банк-клієнт
Модуль Спецодяг призначений для обліку наявності і видачі спеціального та форменого одягу (СФО). Програма є складовою модуля Облік спецоснастки і працює тільки разом з ним. На відміну від модуля Облік спецоснастки, що не фіксує відмінностей усередині категорії предметів, модуль Спецодяг оснащений фільтром, тому можна працювати тільки з предметами СФО. У модулі також передбачено можливість розмежування спеціального та форменого одягу.
Основними завданнями модуля Спецодяг є:
— поповнення запасів спецодягу (закупівля у сторонніх постачальників чи власне виробництво і переведення у категорію СФО);
— ведення норм речового постачання (передбачається облік не тільки за термінами служби, а й за нормами видачі, а також за розмірами);
— ведення номенклатурних і персональних (особових) карток обліку спецодягу;
— облік наявності спецодягу на складах;
— реєстрація в персональних облікових картках видачі спецодягу співробітникам підприємства відповідно до норм, установлених для їхніх категорій;
— формування вимог на видачу спецодягу працівнику відповідно до встановлених для нього норм і наявних у нього предметів;
чем послідовності форматів і полів. Текстові файли формуються на підставі складеного користувачем шаблону.
— контроль термінів використання спецодягу з урахуванням зміни його вартості шляхом нарахування зносу і списання;
— надання необхідної інформації при розрахунку з працівниками як з підзвітними особами та формування необхідної звітності. Особову картку обліку спецодягу наведено на рис. 8.54.
Рис. 8.54. Особова картка обліку спецодягу
Модуль Консолідована фінансова і бухгалтерська звітність забезпечує можливість ведення консолідованої (спільної) бази даних корпорації й одержання консолідованої звітності за будь-яким видом господарської діяльності.
Загальна (консолідована) база даних створюється різними способами, а саме:
— при веденні обліку у філіях на одному комп’ютері чи в єдиній обчислювальній мережі;
— при передаванні даних електронною поштою. У цьому разі потрібно об’єднання їх за допомогою модуля Реплікація даних.
У модулі Консолідація є можливості встановлювати потрібний план рахунків і вид консолідованих звітів, для кожного виду визначається набір філій, що включаються у звіт, для обраного виду звіту визначаються операції філій (відбирати для роботи тільки зовнішні, тільки внутрішні, усі: зовнішні та внутрішні операції).
Модуль забезпечує отримання узагальнених звітів щодо руху коштів корпорації, відображених на рахунках аналітичного обліку, та контроль сальдо на початок і кінець звітного місяця.
Модуль Облік спецустаткування і спецоснастки призначений для автоматизації обліку спеціальних предметів, що належать до категорії спецустаткування, спецоснастки і спецодягу, формування й отримання відповідної бухгалтерської звітності. У даному випадку під спеціальними предметами мають на
Для цілей обліку наявності та видачі спецодягу в системі «Галактика ERP» передбачено спеціальний модуль — Спецодяг. Він є функціональною надбудовою модуля Облік спецустаткування і спецоснастки й призначений для спільної з ним роботи.
Модуль Облік спецустаткування і спецоснастки дає можливість здійснювати:
— своєчасне і повне оприбуткування відповідних матеріальних цінностей;
— контроль збереження за матеріально відповідальними особами і в місцях їхньої експлуатації;
— контроль дотримання нормативних термінів служби для правильного включення амортизації у витрати виробництва;
— своєчасне і правильне оформлення непридатних (зношених) предметів, віднесених до цієї категорії.
Первинні документи з обліку матеріальних цінностей, сформовані в модулі, слугують для відображення операцій руху (надходження, внутрішнього переміщення, передання в експлуатацію, списання) предметів і відповідають уніфікованим формам первинної облікової документації. Відмінна риса модуля — можливість ведення особистих карток (ОК) обліку предметів спецоснастки, видаваних персонально співробітнику. Формування їх здійснюється на основі особових рахунків працівників підприємства, що зберігаються в модулі Заробітна плата.
У системі передбачений тісний взаємозв’язок між модулями Облік спецустаткування і спецоснастки та Складський облік. По-перше, одним із джерел поповнення запасів цих об’єктів є переведення їх з категорії матеріальних цінностей у категорію спецоснастки. Можлива також зворотна операція. По-друге, кожен об’єкт спецоснастки може бути позв’язаний із МЦ у каталозі матцінностей. Однакове позначення відповідних позицій МЦ і спецоснастки сприяє уникненню плутанини в товарній номенклатурі. Установка наскрізної номенклатури здійснюється наданням однакових найменувань і номенклатурних номерів для спецоснастки і МЦ. Модуль Складський облік забезпечує контроль залишків МЦ і формування видаткових складських ордерів. Завдяки цьому внеможливлює поява цінностей просто «незвідки», без зміни видаткової частини в модулі Складський облік. Після переведення матцінностей у категорію спецоснастки всі операції з їх переміщення виконуються тільки в модулі Облік спецоснастки.
Дані про операції, проведені в модулі Облік спецустаткування і спецоснастки, надходять у модуль Госпоперації, де на їх основі формуються бухгалтерські проводки. Завершальною частиною оброблення даних є зведення балансу і формування бухгалтерської звітності. Ці дії здійснюють в рамках модуля Бухгалтерська звітність на підставі даних, отриманих з модуля Госпоперації.
Модуль бухгалтерської звітності забезпечує закриття тимчасових рахунків (рис. 8.55), формування Головної книги та складання балансу. Модуль містить вбудовану мову проектування звітних форм, що дає змогу скоригувати будь-яку наявну чи створити нову форму звіту. Така необхідність періодично виникає у
увазі засоби праці, котрі, як і основні засоби, багаторазово беруть участь у виробничому процесі і включаються у витрати на виробництво продукції (виконання робіт, надання послуг) частинами мірою зносу, але при цьому до основних засобів не належать.
Рис. 8.55. Схема закриття тимчасових рахунків
Технологія створення нової звітної форми передбачає такі кроки:
— новій формі необхідно присвоїти найменування, яке в подальшому буде з’являтися в переліку звітів для друку, що обиратимуться;
— за допомогою вбудованого текстового редактора створюється шаблон форми звіту, який містить шапку, боковик, колонки, підписи;
— на кожній сторінці шаблона в місцях, де мають розташовуватися розрахункові дані, розставляються найменування розрахункових полів, а нижче записуються самі розрахункові формули.
Як змінні у формулах використовують імена системних функцій, таких як сальдо та обіги за рахунками. Структура імен використовуваних функцій точно формалізована і має відповідний синтаксис. Наприклад, вид змінної (П — проведення, О — обіги, С — сальдо); вид обігу (Д — дебет, К — кредит), період розрахунку (К — квартал, П — попередній місяць, ММ — номер місяця) тощо.
Приклад запису імен функцій:
СММ03К02_01 — сальдо на початок 03 місяця за кредитом рахунка 02, субрахунок 01.
Ця мова наближена до бухгалтерської термінології, підтримує арифметичні операції, операції порівняння (дорівнює, більше, менше та ін), логічні операції («И», «ИЛИ», «НЕ») і дає змогу користувачам оперативно адаптувати свої звіти до швидкозмінних зовнішніх вимог.
