Posibniki.com.uaМенеджментУправління розвитком компанії14.2. ІНІЦІАЦІЯ ТА ФОРМАЛІЗАЦІЯ ПРОЕКТУ РОЗВИТКУ


< Попередня  Змiст  Наступна >

14.2. ІНІЦІАЦІЯ ТА ФОРМАЛІЗАЦІЯ ПРОЕКТУ РОЗВИТКУ


Початком проекту розвитку можна вважати його ініціацію, яка є першим етапом життєвого циклу проекту. Процес ініціації проектів розвитку в компанії може бути як неформалізованим, так і жорстко регламентованим. У компаніях, де застосовують проектну методологію щодо реалізації стратегічних змін, у рамках етапу ініціації проекту розвитку мають виконуватися такі процеси:

• формалізація ідеї, її первинне опрацювання;

• проведення експертного оцінювання ідеї;

• розроблення й узгодження ключових елементів ідеї;

• визначення відповідального за розроблення ідеї та призначення керівника проекту;

• підготовка проектної ідеї й авторизація проекту розвитку;

• формування попереднього списку учасників та команди проекту.

Результатами цього етапу проекту має стати формалізована й розроблена ідея якісних перетворень в компанії, із визначенням орієнтовних цілей проекту; експертиза та порівняльний аналіз альтернативних проектних ідей; призначений керівник та команда проекту. На рис. 14.3 наведено приклад ініціювання проекту розвитку проектного інституту в форматі кросфунціональної діаграми. Етап ініціації має три стадії: підготовка (формалізація ідеї проекту), оцінювання ідеї, прийняття рішення (щодо відкриття чи відхилення) стосовно проекту розвитку.

У компаніях, де запроваджено стратегічне управління, ініціація проектів розвитку відбувається за прийнятим стратегічним планом, в якому передбачено як терміни виконання завдань, так і необхідні ресурси. Але найпоширенішим явищем у вітчизняній економіці є ініціація проекту розвитку через необхідність розв’язання певної проблеми або появи можливостей. За таких обставин проект може бути ініційований як власниками чи керівником компанії, так і обґрунтований менеджментом нижчих ієрархічних ланок. Небезпеку такого варіанта ініціації проекту становить проблема отримання належного ресурсного забезпечення через непередбачуваність виникнення проектних ідеї, обмежених джерел фінансової підтримки. Найбільш небезпечними для компанії є ситуації, коли очільники

396

396 компанії ініціюють проект без відповідного аналізу та підготовки. Їхня зацікавленість в реалізації проекту виявляється в постійному контролі, втручанні в реалізацію, створенні особливих умов виконання проектних завдань усупереч принципам проектного менеджменту.

Наступним кроком опрацювання ідеї проекту є його формалізація ? підготовка в письмовій формі документа (резюме), в якому викладено ідею проекту розвитку, узагальнено й формалізовано інформацію для аналітики та прийняття рішень. Резюме проекту містить дані, за якими проектну ідею можуть проаналізувати, оцінити фахівці, визначити обмеження за ресурсами, термінами реалізації та бюджетом, а також вимоги щодо його експертизи. Серед обов’язкових елементів формалізації проекту такі: попередня назва проекту; попередня мета проекту; взаємозв’язок із розвитком компанії, опис результатів проекту (продукту проекту, очікуваних змін, можливостей, перспектив); попередня характеристика ресурсів, необхідних для реалізації проекту; майбутні учасники проекту ? замовник, головний виконавець, керівник проекту; можливі терміни виконання проекту (початок і завершення) та бюджет; можливі ризики проекту, обмеження та припустимі відхилення.

Формалізація є своєрідним фільтром, який дає можливість відбраковувати випадкові, непідготовлені ідеї, стає бар’єром на шляху нереальних проектів. Принципи формалізації проектів розвитку унаочнює рис. 14.4.

Після формалізації проекту проводять експертизу, яку можуть виконувати внутрішні підрозділи або зовнішні фахівці. Як правило, до групи експертів включають спеціалістів, компетентних у предметній царині проекту, а також тих, кого планують залучити до підготовки статуту проекту та плану його реалізації.

Серед характеристик проекту, що їх оцінюють експерти, як правило, є такі: ? актуальність проектної ідеї (необхідність і своєчасність дослідження та розв’язання проблеми, соціальна та іміджева значущість, технічна необхідність); ? фінансова ефективність (чиста додана вартість, термін окупності, індекс рентабельності тощо); ? умови реалізації (термін, бюджет, організаційна готовність, зовнішні ризики);

Експертиза проектів розвитку ? взаємозв’язок зі стратегією компанії, відповідність затвердженим планам компанії; ? перспективи продукту проекту та комерційна привабливість; ? технічна підготовленість, технологічна здійсненність проекту; ? особиста думка замовника; ? наявність досвіду реалізації аналогічних проектів.

Рис. 14.4. Принципи формалізації проектів розвитку

Рис. 14.4. Принципи формалізації проектів розвитку

Позитивне рішення щодо реалізації проекту зазвичай супроводжується наказом про запуск проекту та призначенням керівника проекту. Позитивне рішення щодо реалізації проекту розвитку ухвалюють на етапі ініціалізації, але його розроблення та підготовка до реалізації потребують чималих зусиль, значного комплексу робіт у межах планування проекту. Формальне й детальне планування має розпочинатися після прийняття рішення про

Аналізуючи негативні тенденції та ризики запуску проектних ідеї, зазначимо, що основні проблеми етапу ініціації проекту полягають у дефіциті ресурсів для ініціації проекту; відсутності мотивації й недостатньому залученні всіх стейкхолдерів до обговорення проектної ідеї; можливості перетворення проектної ідеї на джерело конфлікту інтересів учасників проекту, менеджерів і працівників компанії; некомпетентності, суб’єктивізм при прийнятті рішень, політичному впливі внутрішніх замовників та ініціаторів проекту.

Серед чинників успіху ініціації проектних ідей у компаніях фахівці та практики називають корпоративну культуру, що сприяє розвитку ініціативи персоналу; рівень бюрократизації прийняття рішень, наявність управлінської інфраструктури (департамент розвитку, офіс управління проектами), що має підтримувати процеси формалізації, оцінювання та відбору пропозицій з розвитку, інноваційне заохочення персоналу; готовність до ризику в разі змін; інформаційну та комунікаційну відкритість керівництва компанії тощо.

Одним із найвагоміших чинників небезпеки етапу ініціювання проектів розвитку є визначення джерел фінансування витрат на його підготовку та формалізацію. За відсутності на підприємстві бюджету розвитку виникає необхідність визначення джерел фінансування заходів, пов’язаних із підготовкою, проведенням експертизи та прийняттям рішень щодо запуску проекту. Практика функціонування відомих компаній демонструє нам приклади, коли в бюджетах підрозділів чи компаній передбачено статті на ініціацію нових проектів або сформовані спеціальні фонди. В авторитарних компаніях фінансування цього напряму діяльності може здійснюватися з фонду Генерального директора.


< Попередня  Змiст  Наступна >
Iншi роздiли:
14.4. РЕАЛІЗАЦІЯ ТА ЗАВЕРШЕННЯ ПРОЕКТУ РОЗВИТКУ
14.5. ОБҐРУНТУВАННЯ ЕФЕКТИВНОСТІ ПРОЕКТІВ РОЗВИТКУ КОМПАНІЇ
КЛЮЧОВІ ПОЛОЖЕННЯ
ОСНОВНІ ТЕРМІНИ ТА ПОНЯТТЯ
15.1. ОБҐРУНТУВАННЯ, РОЗРОБЛЕННЯ ТА ВПРОВАДЖЕННЯ ПРОЕКТІВ ОРГАНІЗАЦІЙНОГО РОЗВИТКУ
Дисциплiни

МаркетингАнглійська моваПравоЕтика та естетикаІсторіяБухгалтерський облікЕкономікаІнформатикаМенеджментПолітологіяСтатистикаФінанси

Бібліотека підручників та статтей Posibniki