Posibniki.com.uaМенеджментУправління розвитком компанії11 ІНФОРМАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ РОЗВИТКУ КОМПАНІЇ


< Попередня  Змiст  Наступна >

11 ІНФОРМАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ РОЗВИТКУ КОМПАНІЇ


11.1. Управлінська інформація та її роль у забезпеченні розвитку компанії

11.2. Інформаційні потреби зарубіжних та вітчизняних компаній

11.3. ІТ-технології в інформаційному забезпеченні управління розвитком компанії

Ключові положення

Основні терміни та поняття

Запитання та завдання для самоконтролю

Вивчивши матеріал цього розділу, Ви будете ЗНАТИ:

9 сутність та джерела походження управлінської інформації;

9 когнітивні характеристики та особливості управління інформаційними потоками компанії;

9 завдання інформаційної підтримки управління розвитком компанії;

9 поняття економічної інформаційної системи та її завдання;

9 характеристики ERP-систем та їхні можливості в забезпеченні розвитку компанії; а також УМІТИ:

9 виявляти інформаційні потоки в компанії;

9 визначати інформаційні потреби компанії та давати їм аналітичну характеристику;

9 орієнтуватися в сучасних інформаційних системах, що їх застосовують на підприємствах задля підтримки функціонування та забезпечення розвитку.

11.1. УПРАВЛІНСЬКА ІНФОРМАЦІЯ ТА ЇЇ РОЛЬ У ЗАБЕЗПЕЧЕННІ РОЗВИТКУ КОМПАНІЇ

Список використаних джерел В умовах сучасного гіпердинамічного середовища господарювання одним зі способів забезпечення розвитку компанії стає якісне управління інформаційними ресурсами, що перш за все передбачає створення єдиного інформаційного середовища для підтримки процесу розвитку організації.

Успішні компанії задля реалізації свого розвитку визначають для себе стратегію у вигляді чітко сформульованих візії, місії та цілей, а також способів їх досягнення, які потім формалізують як набір (систему) вимірюваних показників із цільовими значеннями. Постійний моніторинг змін у значеннях показників та порівняння їх з цільовими значеннями дозволяє керівникам на ранніх етапах виявити проблеми, своєчасно усвідомити необхідність прийняття управлінських рішень, а пізніше — оцінити ефект від реалізованих рішень. Своєю чергою, для прийняття правильного управлінського рішення необхідна інформація з певними характеристиками та властивостями, що дасть змогу виявити причини розбіжностей між запланованими та реальними досягненнями.

Останнім часом завдяки бурхливому розвитку інформаційних технологій економічні організації та індивіди отримують дедалі більші обсяги інформації, що призводить до інформаційного пересичення. Однак при цьому виникає дилема: з одного боку, інформації забагато, з іншого — її бракує для прийняття обґрунтованих рішень. За таких умов ті, хто розробляє та приймають управлінські рішення, змушені давати відповіді на неоднозначні запитання, зокрема: яка інформація є корисною, а яка зайвою (надмірною)? яка інформація є достовірною, а яка — недостовірною? що вважати інформацією, що даними, а що знаннями? Така термінологічна невідповідність негативно позначається на усвідомленні проблем управління розвитком, концепцій та меж понять у сфері його інформаційного забезпечення. Тому передусім спробуємо розмежувати основні поняття цієї предметної сфери.

Як згадувалося у главі 6, зазвичай терміни «дані», «інформація», «знання» часто ототожнюють. У популярній та науковій літературі відсутні універсальні визначення цих понять, тому можна говорити лише

Сутність та джерела походження управлінської інформації про різні погляди на їх трактування. За влучним висловом Пітера Друкера, «найчастіше за інформацію приймають просто великий обсяг даних. Відмінність між великим обсягом даних та інформацією приблизно така сама, як між телефонним довідником, в якому мільйони прізвищ, і прізвищем, місцем роботи та адресою потрібної вам людини. Менеджмент зобов’язаний засвоїти два уроки: по-перше, необхідно усувати (виділено П. Друкером) дані, що не мають стосунку до необхідної теми; по-друге, дані треба організувати, проаналізувати, інтерпретувати і тільки потім використовувати для прийняття рішення про дії (виділено П. Друкером). Адже ми збираємо інформацію не для того, щоб накопичувати знання, а для того, щоб запроваджувати правильні дії» [1, с. 177—178].

Термін інформація походить від лат. informatio, що означає роз’яснення, інформування, виклад. З позиції матеріалістичної філософії інформація є віддзеркаленням реального світу за допомогою відомостей (повідомлень). Повідомлення — це форма подання інформації у вигляді мови, тексту, зображення, цифрових даних, графіків, таблиць тощо. У широкому сенсі інформація — це загальнонаукове поняття, що включає обмін відомостями між людьми, обмін сигналами між живою і неживою природою, людьми і пристроями. Інформація — відомості про об’єкти і явища навколишнього середовища, їх параметри, властивості і стан, що зменшують рівень невизначеності щодо них, надолужують неповноту знань.

У ХХ столітті інформація перетворюється на загальнонаукове поняття, яке трактується через відносини між людьми, людиною і автоматом, тваринами і рослинами тощо. Інформацію неможливо відокремити від процесу інформування, тому слід розглядати джерело інформації і споживачів інформації. Роль споживачів інформації окреслюється в такому визначенні: інформація — нові прийняті відомості, зрозумілі й оцінені кінцевим споживачем як корисні. Інформацією є відомості, що розширюють запас знань кінцевого споживача про навколишній світ.

Разом із інформацією в інформатиці часто вживають поняття «дані». Їхня відмінність полягає в тому, що дані можна розглядати як ознаки чи записані спостереження, які з певних причин не використовуються, а тільки зберігаються. Якщо з’являється можливість використовувати ці дані для зменшення невизначеності про що-небудь, дані перетворюються на інформацію. Тому інформацією є використовувані дані. • бухгалтерський облік та звітність;

• статистичний облік та звітність;

• оперативний облік та звітність;

• вибіркові облікові дані.

До необлікових джерел інформації доречно віднести такі: ? результати внутрішньовідомчих і позавідомчих ревізій, зовнішнього та внутрішнього аудиту;

У сучасній компанії основним способом забезпечення менеджерів інформацією для прийняття оптимальних управлінських рішень є управлінській облік. Управлінський облік — це впорядкована система виявлення, вимірювання, збирання, реєстрації, інтерпретації, узагальнення, підготовки та представлення важливої для прийняття рішень щодо діяльності компанії інформації та показників для її управлінської ланки (внутрішніх користувачів — менеджерів). Це процес у межах організації, яким управлінський апарат організації забезпечується інформацією для планування, власне управління і контролю за діяльністю організації.

Головним призначенням управлінського обліку є забезпечення оперативності рішень щодо діяльності компанії. На відміну від бухгалтерського обліку, який спирається на інформацію про минулі (вже здійснені) операції, а також на винятково задокументовану та офіційну інформацію, спотворену внаслідок специфіки нормативно-правового регулювання господарської діяльності підприємств і організацій, управлінський облік може оперувати прогнозами, неофіційними й експертними даними, іншими джерелами інформації, здатними впливати на рівень конкурентоспроможності компанії. Тому до управлінської інформації, що призначена для використання керівництвом, висувають інші вимоги, ніж до інформації, призначеної для зовнішніх користувачів.

Для цілей управлінського обліку використовується як бухгалтерська інформація, що підлягає чіткій документації та реєстрації, так і будь-яка інша інформація, що може бути корисною для прийняття рішень. Останню можна отримати з внутрішніх джерел організації або із зовнішніх (преса, соціологічні опитування тощо). При цьому вся інформація (незалежно від її походження) може бути кількісною (тобто мати чисельне вираження) та якісною (тобто являти собою судження, експертні оцінки).

Кількісну інформацію поділяються на облікову та необлікову. До облікових джерел інформації належать: ? результати перевірок податкової служби; ? матеріали постійно діючих виробничих нарад; ? протоколи зборів трудового колективу; ? матеріали ЗМІ; ? пояснювальні та доповідні записки, листування з відомчими, фінансовими та кредитними організаціями; ? матеріали, що надходять у результаті особистих контактів із виконавцями.

Для управлінського обліку необхідні нормативні матеріали, що містяться у виробничих паспортах, цінниках, прейскурантах, довідниках тощо, а також технічна інформація (паспорти машин і обладнання, креслення, специфікації тощо).

Джерела інформації управлінського обліку визначаються цілями використання такої інформації. В контексті забезпечення розвитку компанії основною слід визнати таку інформацію:

• витрати на виробництво та собівартість продукції (робіт, послуг);

• випуск та результат реалізації продукції (робіт, послуг);

• дані про рентабельність;

• клієнтська база та її характеристики (усталеність ділових контактів, географія, перспективність співпраці);

• ключові співробітники компанії та їхні інтереси;

• основні конкуренти, їхні переваги та вади.

Джерела отримання відповідних даних необхідно обирати з урахуванням усіх вимог щодо управлінської інформації. Основні характеристики управлінської інформації зводяться до таких ознак: повнота: інформація має містити мінімальні, але достатні для прийняття правильного управлінського рішення дані та відомості. Слід відрізняти повноту та надмірність інформації. Надмірна інформація (така, що повторюється, дублюється) негативно позначається на ефективності управління. Як свідчать дослідження, надмірною є приблизно третина всього обсягу інформації, призначеного для використання в управлінських підрозділах різного рівню; точність: визначається рівнем наближення параметра, що віддзеркалюється інформацією, до істинного значення цього параметра. Користувач має бути впевнений, що інформація не містить помилок і не є свідомо викривленою; оперативність: інформація має надаватися в терміни, що дають змогу швидко зорієнтуватися та вчасно прийняти ефектив

Визначальні характеристики управлінської інформації

не управлінське рішення. Оперативність інформації забезпечує її актуальність та своєчасність для потреб управління; порівнюваність: інформація, отримана в різний час і з різних джерел (підрозділів, осіб), має бути порівнюваною; доцільність: інформація має відповідати меті, для якої її підготовлено. Інформація має допомагати у вирішення конкретних управлінських проблем; об’єктивність (достовірність): інформація має бути неупередженою, відображати реальний стан справ. Достовірність залежить від джерела інформації, рівня його компетентності, суб’єктивізму в процесі збирання, оброблення та оформлення інформації; економічність: підготовка інформації не має бути дорожчою, за вигоди від її використання; адресність: інформація має відповідати вимогам конкретного користувача, рівню його підготовленості та місцю в ієрархії компанії; конфіденційність: як правило, управлінська інформація потребує певного захисту. Рівень конфіденційності інформації визначає рівень її доступності; корисність: інформація має задовольняти потреби її користувачів.

Комплексним показником якості управлінської інформації є її цінність, під якою розуміють споживчу значущість, що позначається у релевантності інформації (від англ. relevant — такий, що стосується справи) — здатності відповідати запитам, потребам, вимогам споживачів. При цьому цінність інформації може бути реалізованою тільки в межах певної інформаційної системи, як елемент цієї системи, пов’язаний з іншими її структурними елементами і блоками. Отже, цінність інформації можна визначати мірою наближення до мети або величиною заощаджених ресурсів. В управлінні цінність інформації визначають мірою впливу її на рівень досягнення поставленої мети.

Розроблення системи інформаційної підтримки управління розвитком компанії передбачає окреслення інформаційного простору як зони, в якій утворюються різноманітні інформаційні потоки, що забезпечують актуальною, повною і достовірною інформацією процес цілеспрямованих, незворотних, якісних за характером змін складу і зв’язків (тобто структури), а також функції (призначення) підІнформаційні потоки компанії: когнітивні характеристики та особливості управління приємства як системи задля подолання суперечностей, що виникають в його зовнішньому та внутрішньому середовищі, та забезпечення довгострокового успіху на ринку.

Традиційно формалізацію інформаційних потоків компанії здійснюють за критерієм джерел утворення інформації. Зовнішній інформаційний потік — це інформація, що надходить «до» та виходить «з» компанії.

Поділ інформаційних потоків на вхідні та вихідні, на наш погляд, є вельми умовним. Відповідно до принципів і стандартів корпоративного управління до вхідних інформаційних потоків зазвичай відносять інформацію про середовище, в якому функціонує та розвивається компанія. Ця інформація є доволі різноманітною, може включати фінансові та нефінансові, формальні та неформальні, кількісні та якісні показники. До вхідної інформації, що надходить із зовнішніх джерел, відносять законодавчі та нормативні акти, інформацію загальноекономічного та галузевого характеру, інформацію про діяльність партнерів і конкурентів підприємства, статистичну звітність.

Для формування інформаційного простору компанії важливим моментом є визначення змісту вихідних інформаційних потоків, які мають забезпечити всіх стейкходерів необхідними даними стосовно компанії для прийняття відповідних рішень щодо співпраці. Традиційно до таких інформаційних потоків належать стратегічні плани компанії, прогнозні та звітні показники діяльності за напрямами діяльності, географічними та продуктовими сегментами, документами про облікову політику компанії, фінансову звітність тощо.

Зовнішні потоки мають певні особливості. По-перше, їх практично неможливо контролювати. Невідомо, яка інформація (важлива чи неважлива, негативна чи позитивна, таємна чи відкрита) входить до та виходить з компанії. По-друге, зовнішній (особливо вихідний) потік інформації практично не піддається свідомому регулюванню. Єдиний спосіб управління таким потоком — створення «образу» компанії, її іміджу, зокрема й за допомогою засобів масової інформації.

Внутрішні інформаційні потоки — це шляхи передання інформації, що забезпечують існування компанії (взаємозв’язок усіх її компонентів), усередині якої відбувається їх рух. Існує два види внутрішніх інформаційних потоків (рис. 11.1):

295

1) горизонтальні — між рівними за службовим становищем та статусом працівниками або групами працівників (наприклад, між начальниками підрозділів); 2) вертикальні — між працівниками або групами працівників, що перебувають на різних рівнях ієрархії організації (між керівниками та підлеглими).

Рис. 11.1. Види інформаційних потоків у компанії за спрямуванням

Своєю чергою, вертикальні інформаційні потоки поділяють на спадні (від керівників до рядових працівників) та висхідні (від підлеглих до керівників).

Кожен вид інформаційних потоків має психологічні особливості [2].

Горизонтальні інформаційні потоки найчастіше мають неформальний характер. У комунікативному аспекті саме горизонтальні інформаційні потоки є найефективнішими. В них зберігається приблизно 90 % відомостей. Отже втрата інформації внаслідок передання цими потоками мінімальна, оскільки люди одного ієрархічного рівня психологічно більш сумісні, вони розв’язують однотипні завдання й стикаються зі схожими проблемами.

Спадні інформаційні потоки можуть бути формальними або неформальними. У практичній роботі менеджер має виходити з того, що кожна передавальна ланка «забирає» до 50 % інформації, що надходить. Комунікативна ефективність цих потоків визначається кількістю передавальних ланок: чим їх більше, тим більше інформації втрачається та спотворюється. Парадокс полягає в тому, що інформація, яка надходить «згори», не приховується й не спотворюється кимось спеціально чи свідомо: просто спрацьовують комунікативні бар’єри.

Неорганізовані, неефективно налагоджені спадні інформаційні потоки можуть призвести до низки проблем, зокрема: зменшити мотивацію рядових працівників до роботи; породити чутки (якими заповнюється інформаційний вакуум); викликати у підлеглих відчуття «гвинтика». Навпаки, повна, своєчасна і точна інформація, тобто добре налаштований та організова- ний інформаційний потік, підвищує продуктивність праці на 10—30 %!

Висхідні інформаційні потоки рідко бувають неформальними. Викривлення інформації в такому потоці може сягати 90 %! До того ж інформація, що його утворює, аналізується найменшою мірою. Якщо в компанії не організовано поток ідей знизу, можливості для розвитку такої компанії суттєво звужуються. Навпаки, добре організований процес надходження ідей від підлеглих суттєво поліпшує ефективність діяльності компанії. Для ефективної організації висхідних інформаційних потоків можна використовувати кілька способів:

• запровадити «систему відкритих дверей», яка передбачає готовність керівника будь-якого рангу вислуховувати пропозиції рядових працівників;

• запровадити систему «виведення управління за межі кабінету» або «управління шляхом обходу робочих місць».

При використанні цих двох способів ефективність висхідних інформаційних потоків підвищується на 40 %.


< Попередня  Змiст  Наступна >
Iншi роздiли:
11.3. ІТ-ТЕХНОЛОГІЇ В ІНФОРМАЦІЙНОМУ ЗАБЕЗПЕЧЕННІ УПРАВЛІННЯ РОЗВИТКОМ КОМПАНІЇ
ОСНОВНІ ТЕРМІНИ ТА ПОНЯТТЯ Інформація
КОНСАЛТИНГОВА ПІДТРИМКА РОЗВИТКУ КОМПАНІЇ
12.2. КОНСАЛТИНГ У ЗАБЕЗПЕЧЕННІ РОЗВИТКУ КОМПАНІЇ
12.3. МОДЕЛІ СПІВПРАЦІ З КЛІЄНТСЬКОЮ КОМПАНІЄЮ З МЕТОЮ ЇЇ РОЗВИТКУ
Дисциплiни

МаркетингАнглійська моваПравоЕтика та естетикаІсторіяБухгалтерський облікЕкономікаІнформатикаМенеджментПолітологіяСтатистикаФінанси

Бібліотека підручників та статтей Posibniki